Unternehmensführung

Outsourcing

Definition und Grundlagen

Der Begriff Outsourcing bezeichnet die Vergabe bislang unternehmensintern erbrachter Leistungen an unternehmensexterne Partner. Der Terminus stammt aus dem Amerikanischen und steht für „outside resource using“. Outsourcing ist damit das Ergebnis einer zugunsten der Option „buy“ ausgefallenen Make-or-Buy-Entscheidung, bei der die betreffende Leistung zuvor im Unternehmen erstellt wurde.

Bei dieser Frage geht es darum, ob eine Leistung im eigenen Unternehmen zu erbringen ist (make) oder ein Leistungsangebot externer Unternehmen genutzt werden soll (buy).

Häufig beschränkt man sich beim Outsourcing auf die Auslagerung von Aktivitäten, die nicht unmittelbar zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören. So haben viele Firmen periphere Funktionen wie die Rechtsabteilung, Kantine oder den Fuhrpark aufgegeben und beziehen die entsprechenden Leistungen von Fremdfirmen.

Mit dem Outsourcing werden in erster Linie die Ziele Kostenreduktion und Umschichtung von fixen zu variablen Kosten verfolgt. Außerdem sind variable Kosten für die Vergütung der nach außen vergebenen Leistungen in Krisenzeiten leichter abbaubar als Fixkosten in Form von Löhnen und Gehältern für Mitarbeiter.

Outsourcing-Prozess

Im Rahmen des Outsourcing-Prozesses sind verschiedene Schritte zu durchlaufen. Idealtypisch werden folgende 5 Schritte unterschieden:

1. Schritt: Ist-Analyse

Bei der Ist-Analyse werden die Prozesse der Wertschöpfungskette im Unternehmen untersucht, um darauf aufbauend für das Outsourcing geeignete Funktionen zu identifizieren. Hierzu ist jede einzelne Stufe der Wertschöpfungskette daraufhin zu analysieren, ob die dort erbrachten Leistungen auslagerungsfähig sind. Hierzu bedarf es zunächst der Ermittlung der für die Erbringung der jeweiligen Leistung notwendigen Kompetenzen.

Anschließend wird geprüft, ob diese im Unternehmen in ausreichendem Maße vorhanden sind. Wenn nicht, dann bietet sich eine Auslagerung an. Wenn ja, so ist in einem zweiten Schritt zu analysieren, ob diese Kompetenzen zum Aufbau bzw. Halten von Konkurrenzvorteilen beitragen und somit zu den Kernkompetenzen gehören.

2. Schritt: Make-or-Buy-Entscheidung

Hat man jene Leistungen identifiziert, bei denen eine Auslagerung ohne Gefährdung der Kernkompetenzen des Unternehmens möglich erscheint, so folgt im zweiten Schritt die eigentliche Entscheidung für oder gegen das Outsourcing.

Dabei sollte man sich nicht auf eine rein kostenrechnerische Beurteilung der beiden Alternativen Eigenerstellung sowie Outsourcing beschränken, da dabei qualitative, sich nicht unmittelbar in Kostengrößen niederschlagende Faktoren unberücksichtigt bleiben. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang eine Nutzwertanalyse, die Kosten und Nutzen dieses Vorhabens gegenüberstellt und auch die Berücksichtigung von nicht unmittelbar monetär erfassbaren Größen erlaubt.

3. Schritt: Anforderungsprofils und Kontaktaufnahme mit möglichen Partnern

Ist die Entscheidung zugunsten des Outsourcing gefallen, so schließt sich die Phase der Kontaktaufnahme mit möglichen externen Leistungsanbietern auf der Basis eines zuvor spezifizierten Anforderungsprofils an. Die Erstellung solch eines Profils ist von besonderer Bedeutung, um die Qualität der ausgelagerten Leistung zu gewährleisten und Missverständnisse über die zu erfüllenden Aufgaben zu vermeiden.

4. Schritt: Auswahl des Partnerunternehmens

In dieser Phase werden die Leistungen der Anbieter mit dem Anforderungsprofil abgeglichen und ein oder mehrere Partnerunternehmen ausgewählt. Ausschlaggebend sind dabei vor allem Leistungsfähigkeit, Verfügbarkeit und Kosten der Anbieter. Bei der Entscheidung zwischen verschiedenen Unternehmen erweist sich ein Scoring-Verfahren als hilfreich, um neben quantitativen (Kosten-)Aspekten auch die Qualität der Leistung und der Zusammenarbeit betreffende Kriterien berücksichtigen zu können.

5. Schritt: Implementierung und Controlling

Im Rahmen der Vertragsgestaltung ist auf eine detaillierte Spezifikation der zu erbringenden Leistung und der entsprechenden Gegenleistung in monetärer Form zu achten. Darüber hinaus spielen spätestens in dieser Phase juristische Aspekte eine Rolle.
Abgeschlossen wird der Prozess schließlich durch die Implementierung und das Controlling der Outsourcing-Aktivitäten. Im Rahmen der Implementierung empfiehlt es sich, mit Checklisten zu arbeiten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte Beachtung finden.

Problematik beim Outsourcing

Das Outsourcing ist in der Praxis mit einer Reihe von Problemen verbunden, die manche Unternehmen von diesem Schritt abhalten oder sie zu einer Reintegration der ausgelagerten Leistungen ins Unternehmen veranlassen.

Abhängigkeit vom Dienstleistungsunternehmen

Hierzu zählt zunächst die Abhängigkeit vom Dienstleistungsunternehmen. Wenn die Leistung der Fremdfirma nachlässt oder sie nicht pünktlich liefert, kann dies zu einer erheblichen Störung der Leistungserstellung beim Unternehmen führen.

Kosten

Zudem verursacht das Outsourcing erhebliche Kosten. Dazu zählen beispielsweise Anbahnungskosten, etwa für Information, Kontaktaufnahme und Vertragsverhandlungen, Logistikkosten, Kosten für die Kommunikation und Abstimmung mit dem Fremdunternehmen oder die Qualitätskontrolle der erbrachten Leistung.

Datenschutz- und Geheimhaltungsprobleme

Hinzu kommen Datenschutz- und Geheimhaltungsprobleme. Für die Leistungserstellung benötigt der externe Dienstleister in der Regel unternehmensinterne Informationen. Der damit verbundene Einblick in die Geschäftsabläufe erweist sich vor allem dann als problematisch, wenn das Fremdunternehmen auch Konkurrenten beliefert.

Widerstand bei Arbeitnehmern

Outsourcing kann des Weiteren auch zu Widerstand bei den Arbeitnehmern führen. Unter Umständen geht mit der Auslagerung von Aktivitäten ein Identitätsverlust der Mitarbeiter einher. Wenn die verbleibenden Aufgaben die Arbeitnehmer nicht mehr ausreichend motivieren, wird die Fremdvergabe als Entwertung der bisherigen Tätigkeit empfunden und führt zu Unzufriedenheit und fehlender Identifizierung der Mitarbeiter mit ihrer Tätigkeit und der Unternehmung.

Vor dem Hintergrund der Gefährdung der eigenen Kompetenzen verschließen sich viele erfolgreiche Firmen dem Outsourcing der zuletzt genannten Funktionen. Neben der Qualitätssicherung verfolgen sie damit das Ziel, dauerhafte, nicht von Konkurrenten imitierbare Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Denn diese können nur aus dem Unternehmen selbst kommen, nie aus externen Ressourcen, die auch Mitbewerbern zugänglich sind.

Quelle: Hermann Simon – Das große Handbuch der Strategiekonzepte, ISBN: 3593364107


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