Schluss mit dem ewigen Aufschieben

Symptome des Aufschiebens

Wenn man Menschen, die aufschieben, beobachtet oder sie selbst beschreiben lässt, wie sie in konkreten Situationen mit prioritären Vorhaben umgehen, erhält man ein Röntgenbild des Aufschiebens. Es zeigt die folgenden Kernmerkmale:

Plötzlicher Wechsel zu anderen Tätigkeiten

Als Aufschiebe-Profi sind Sie dauernd unter Strom. Sie klagen meistens zu Recht über das Gefühl, viel um die Ohren zu haben. Sie sind eher aktiv und rennen herum. Wenn Sie an einer Sache dran sind, beschäftigen Sie sich oft zu lange hintereinander damit und arbeiten mit überlangen Arbeitseinheiten (mehr als 90 Minuten ohne Pause). Besonders kennzeichnend ist Ihr abrupter Wechsel von einer Aufgabe mit hoher Priorität zu einer anderen mit geringerer, den Sie oft ohne vorherige Planung, völlig unvermittelt, vornehmen.

Fixierung auf Arbeitsergebnisse

Wer aufschiebt, vernachlässigt die konkreten Arbeitsschritte. Sobald es bei der Erledigung einer wichtigen Sache schwierig wird, denken Sie weniger an die Art der aufgetretenen Probleme, die abzustellen wären, sondern vermehrt an das Ergebnis, das Sie gefährdet sehen.

Statt größere Genauigkeit aufzuwenden, steigern Sie in solchen Situationen Ihr Arbeitstempo. Schließlich wenden Sie sich Aufgaben mit geringerer Priorität zu, die aber ein schnelles Ergebnis versprechen.

Angst vor Missachtung

Vorhaben, die möglicherweise eine Bewertung durch andere nach sich ziehen, werden Sie besonders häufig aufschieben. Die weniger wichtigen Dinge, auf die Sie ausweichen, sind wahrscheinlich nicht mit diesem Risiko behaftet. Wenn Sie beispielsweise an einem Vortrag arbeiten, den Sie demnächst halten sollen, so brechen Sie die Arbeit am Redetext ab und räumen erst einmal Ihr Büro auf.

Unrealistische Ansichten

Als jemand, der aufschiebt, haben Sie unrealistische Ansichten darüber, wie prioritäre Aufgaben erledigt werden müssten. Sie glauben, dass Sie inspiriert sein müssten und nur in der richtigen Stimmung anfangen könnten, dass Augen zu und durch der angemessene Umgang mit Schwierigkeiten sei, und Sie sind überzeugt von der segensreichen Wirkung von Marathon-Arbeitssitzungen. Forderungen nach Ordnung und Pünktlichkeit beantworten Sie mit Feindseligkeit; Deadlines und Fristen lehnen Sie ab.

Diese Kernmerkmale paaren sich mit Impulsivität, Unachtsamkeit und Pessimismus. Ihre Impulsivität veranlasst Sie dazu, jedem ablenkenden Reiz, der aus ihrem Inneren oder aus der Umgebung kommt, nachzugeben. Die Neigung zu impulsiven Handlungen verstärkt sich, wenn prioritäre schwierige Aufgaben zu erledigen sind, und Sie sich in der Klemme zwischen selbstauferlegten Einschränkungen und dem ungeduldigen Verlangen nach Befreiung von Spannungen befinden.

Gründe für das Aufschieben

Angst

Wenn Sie Angst haben, kann es sein, dass Sie wichtige Dinge aufschieben, beispielsweise um eine Gehaltserhöhung zu bitten. Sie ersparen sich damit die Angst vor dem Chef, der Verhandlung und Ihren Gefühlen, falls Ihr Wunsch abgelehnt werden sollte. Aber als Folge Ihres Aufschiebens können Sie wiederum mit Angst konfrontiert sein, dann nämlich, wenn Sie wissen, dass Ihr jetziges Gehalt nicht ausreicht, um davon die gestiegene Miete und die Raten für Ihr neues Auto zu bezahlen.

Häufig erzeugt ernsthaftes Aufschieben eine ganze Fülle von Ängsten. Sie können sich vor negativen Folgen im Privatleben ebenso fürchten wie im beruflichen Bereich. Sie können bei Ihren Freunden anecken und bei Beförderungen übergangen werden, wenn Sie durch Ihr Trödeln unangenehm aufgefallen sind. Sie können abgemahnt werden, wenn Sie als latecomer permanent zu spät zur Arbeit erscheinen.

Perfektionismus

Perfektionisten wollen nicht ihr Bestes geben, sondern das Beste aller Zeiten. Sie setzten ihren Wert mit dem eines Arbeitsergebnisses, zum Beispiel der Güte des Marketingkonzepts, gleich. Ihre Maßstäbe sind unrealistisch – schließlich ist nichts auf der Welt perfekt.

Überall im Weltall dominiert das Chaos; Ordnung, gar perfekte Ordnung, ist die Ausnahme. Sich um perfekte statt um sehr gute oder hervorragende Ergebnisse zu bemühen, legt den Keim für eine dauernde Unzufriedenheit und endlose Überarbeitungen. Im Zuge dieser langwierigen Beschäftigung mit immer derselben Aufgabe mit immer den gleichen überhöhten Ansprüchen entsteht natürlich Versagensangst, da die hyperkritische Wahrnehmung von perfektionistischen Menschen ihnen immer wieder nur zeigt, dass sie eben nicht vollkommen waren, egal, wie gut sie ihre Sache auch gemacht haben. Das nennen sie dann Versagen. Die Angst davor führt zu einer exzessiven Kontrolle auch noch der kleinsten Details.

Das Aufschieben ist eine zwangsläufige Folge dieser Haltung, mit dem Vorteil, dass es Perfektionisten schützt: vor Erfolg einerseits, der sie bedroht, weil er noch mehr perfektionistische Anforderungen mit sich bringt. Andererseits aber auch vor dem Verzicht auf die unrealistischen Maßstäbe, denn das Aufschieben lässt perfekte Ergebnisse nach wie vor als möglich erscheinen.

Scham

Sie können Entscheidungen und Vorhaben auch deshalb aufschieben, weil ein Scheitern mit dem Risiko von Beschämung verknüpft ist. Allerdings können Sie sich – je nachdem, wie perfektionistisch Sie sind – auch für Ihr Aufschieben schämen. Das ist aber eventuell leichter zu ertragen als die Beschämung nach einem richtigen Flop. Scham kann sich auf zwei Ebenen zeigen:

1. Sie können fürchten, sich durch eine Handlung bloßzustellen
2. Sie können sich vor dem fürchten, was sich dabei Ihnen selbst oder den anderen zeigen könnte.

Selbstwertstörungen

Nur eine kleine Gruppe von Aufschiebern hat ein aufgeblähtes Selbstwertgefühl. Sie treten großspurig auf und betonen, wie gut sie sind und welche Erfolge sie in der Vergangenheit erzielt haben. Es ist die Art von Menschen, die Ihnen auf einer Party ungefragt erzählen, wie wichtig sie sind und welch gute Verbindungen sie haben, die sie Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Wenn Sie darauf einmal zurückkommen wollen, melden sich diese Leute nie. Ein aufgeblasenes Selbstkonzept ist in steter Gefahr, dass ihm einmal die Luft ausgeht (oder herausgelassen wird), deswegen empfiehlt sich Aufschieben.

In der Regel weisen typische Aufschieber jedoch ein niedriges Selbstwertgefühl auf. Sie glauben, dass es durch besondere Leistungen und Ergebnisse kompensiert werden kann. So kommt es, dass sie häufig Perfektionisten sind und völlig überhöhte Ansprüche an sich stellen. Mit diesen beiden Einstellungen werden durchschnittliche Arbeitsergebnisse, langwierige Kleinarbeit, Durststrecken und unspektakuläre Ergebnisse per se zu einer Bedrohung des Selbstwertgefühls, da sie mit völligem Versagen und Scheitern gleichgesetzt werden.

Menschen mit einem niedrigen Selbstwertgefühl sind darüber hinaus oft sehr einseitig, fixiert auf ihre Arbeit oder einen anderen Bereich ihres Lebens. Die Gefahr, dass sie wegen Schwierigkeiten an einer Stelle in tiefe Ängste verfallen oder in depressive Entwertung abstürzen, ist dann geringer, wenn sie in mehreren Dimensionen aktiv sind, Interessen verfolgen und Energie investieren.

Strategien zur Effizienzsteigerung

Tun Sie es sofort

Es ist allzu oft üblich, Papiere, die sich auf dem Schreibtisch angesammelt haben, zu sortieren und einen Stapel für die zu erledigenden und einen für die Dinge zu bilden, die noch warten können. Falls Sie auch zu den Staplern gehören, sind Sie damit wahrlich nicht allein.

Viele Menschen machen das regelmäßig so. Die erste Durchsicht der Papiere bezeichnen sie als das Lesen, um mit den Themen vertraut zu werden. Die zweite ist ihr Aktions-Lesen, sofern sie das Papier nicht schon beiseite gelegt haben, um es später zu erledigen. Und dies passiert auf allen Hierarchieebenen, selbst bei einem zweifachen Doktortitel.
Indem sich diese Menschen das Prinzip Tun Sie’s sofort zu Eigen machen und es praktizieren, wird ihnen der prompte Nutzen augenblicklich klar: Tun Sie’s sofort, und Sie erledigen es nur einmal.

Es bringt nichts, alles auf Ihrem Schreibtisch sinnlos mehrfach durchzusehen, bevor Sie handeln. Wenn Sie einen Beschwerdebrief eines Kunden lesen, wissen Sie bereits beim ersten Mal, was zu tun ist. Den Brief zweimal zu lesen, verdoppelt nur Ihre Lesezeit, und er ist immer noch nicht beantwortet. Reagieren Sie gleich auf den Brief – sofort. Sie sparen Zeit, der Kunde wird zufriedener sein und Sie erledigen eine Aufgabe, die Sie anderenfalls davon abhält, wichtigere Dinge zu tun.

Natürlich ist es nicht immer Möglich oder wünschenswert, alles sofort zu tun. Klare Prioritäten spielen eine wichtige Rolle, wenn man produktiv arbeiten und Ergebnisse erzielen will.

Chaosbeseitigung

Unordnung ist das Chaos, dem Sie jeden Tag gegenüberstehen, wenn Sie Ihr Büro betreten. Es ist Ihr Mantel, der über der Lehne des Besucherstuhls baumelt, weil Sie ihn am Morgen nicht an den Garderobenständer gehängt haben. Es ist das halbe Dutzend Berichte, das sich in der Ecke Ihres Aktenschranks türmt und unter den Resten Ihres gestrigen Frühstücksbrots dahinvegetiert. Es sind die herumliegenden Zeitschriften, die zu lesen Sie noch nicht geschafft haben. Es ist der Berg der aus- und eingehenden Post, der sich über Ihren Schreibtisch verteilt.

Was wir am Arbeitsplatz am wenigsten brauchen, ist ein total chaotisches Durcheinander. Wir schimpfen vielleicht jeden Tag mit unseren Kindern, dass sie ihr Zimmer aufräumen sollen, und gehen dann in ein unordentliches Büro und merken noch nicht einmal, dass etwas nicht stimmt. Aber der Wirrwarr im Büro und auf dem Schreibtisch hält uns davon ab, unsere Arbeit effektiv zu tun.

Der Wirrwarr spiegelt die Art wider, wie Menschen ihre Arbeit und ihr Leben angehen. Er erzählt etwas über diese Menschen – sie sind vielleicht auch im Kopf ungeordnet. Viele Menschen rechtfertigen Unordnung, indem sie sagen, dass das Chaos ihren Gedanken Nahrung gibt und ihre Kreativität fördert. Andere glauben, dass kreative und künstlerische Menschen eben einfach so sind.

Wenn Sie effektiv arbeiten wollen, muss Ihr Werkzeug funktionsfähig und geordnet sein. Es ist einfach leichter, in einer sauberen und ordentlichen Umgebung zu agieren.

Prioritätensetzung

Sie werden Ihre Effektivität und Effizienz erhöhen, wenn Sie geschickter an den richtigen Dingen arbeiten. Entscheidend für die persönliche Produktivität ist, viele Arbeiten routinemäßig hintereinander zu erledigen. Es kommt darauf an, für die relativ unwichtigen Dinge so wenig Zeit wie möglich zu verwenden, sodass man für die wichtigen Aufgaben ein Maximum an Zeit zur Verfügung hat. Natürlich müssen Sie zunächst bestimmen, was bedeutsam ist – was Sie zuerst in Angriff nehmen sollten -, und anschließend Methoden finden, diese Arbeiten effizienter und effektiver zu erledigen.

Zu diesem Zweck sollten Sie sich als Erstes anschauen, wie Sie gegenwärtig Ihre Zeit verwenden. Fragen Sie sich dann: Käme mehr dabei heraus, wenn ich stattdessen etwas anderes täte? und Wie könnte ich das wirklich Wichtige und Schwierige häufiger und effizienter in Angriff nehmen?.

Eindämmung der Informationsflut

Die täglich auf uns einströmenden Informationen können uns so überschütten, dass wir blind werden für das, worauf wir uns eigentlich konzentrieren sollten. In dem heutigen Informationszeitalter müssen wir unterscheiden lernen, welche Informationen wir benötigen und welche nicht.

Die moderne Technik eröffnet immer neue Möglichkeiten, uns aus allen möglichen Quellen mit Arbeit und Informationen zu überhäufen. Vorbei sind die Zeiten, wo im Büro nur das Telefon läutete und die Post einmal am Tag zugestellt wurde. Nun müssen wir auf Faxe, E-Mails, Handys und Pager reagieren, und Postboten, Kurierfahrer und Fahrradkuriere gehen in unseren Büros ein und aus.

Die beste Methode, der Informationsflut Herr zu werden, ist es zu verhindern, dass belanglose Informationen und Aufgaben überhaupt erst bis zu uns vordringen. Die am wenigsten effektive Methode zur Kontrolle des Informationsflusses ist das nachgeschaltete Filtern. Alle Informationen landen ungefiltert bei Ihnen und werden erst danach von Ihnen durchsortiert. Besser wäre es, wenn die Informationen schon gefiltert bei Ihnen ankämen, und noch besser, wenn Ihre Mitarbeiter dies tun würden!

Die ideale Lösung ist allerdings, alle Informationsquellen sorgfältig zu prüfen und die unwesentlichen Informationen gleich von vornherein auszuschalten, indem Sie sich von Verteilern streichen lassen, das Abonnement abbestellen und so weiter.

Planung

Planen dient dem Zweck, Klarheit zu schaffen, das heißt zu wissen, was man täglich und langfristig tun soll. Zu viele Menschen planen sehr wenig, besonders wenn es um ihre eigene Arbeit geht. Der persönliche Terminkalender, Planer oder Organizer schlug bei seiner Einführung auf dem Markt in den achtziger Jahren unter anderem deshalb so ein, weil die Menschen in ihm ein Werkzeug und endlich die Chance sahen, sich zu organisieren, Dinge im Voraus zu planen und sich über die getane Arbeit auf dem Laufenden zu halten.

Manche Menschen denken fälschlicherweise, dass ihre geistigen Aktivitäten auf der Fahrt zur Arbeit oder beim Duschen einem Planen für die Arbeit entsprächen. Sie mögen zwar über die Arbeit nachdenken, planen kann man es aber kaum nennen. Stattdessen ist es eine ineffiziente Form des Denkens, die wenig oder gar nichts klärt.

Manche Menschen glauben auch, dass Planen an und für sich pure Zeitverschwendung sei und nicht viel bringe. Wenn Sie ineffektiv planen und das, was Sie geplant haben, nicht tun, ist Planen tatsächlich für die Katz. Ein aufgestellter Plan ist nur gut, wenn er in die Tat umgesetzt wird – und nur dann ist Planen sinnvoll. Wenn Sie spüren, dass Sie bei der Arbeit unter Druck sind, dass Sie zu viel zu tun und zu wenig Zeit dafür haben, dass Sie außer Kontrolle geraten sind oder einfach die wichtigsten Dinge nicht auf die Reihe bekommen, liegt es oft an einer schlechten oder fehlenden Planung.

Planen dient dem Zweck, eine klare Vorstellung von dem zu bekommen, was man tun muss. Die Planung kann nur dann als effektiv angesehen werden, wenn sie ein klares Bild vermittelt.

Ausdauer

Mit hartnäckig ist wirklich unbeirrbares Nichtlockerlassen gemeint. Meistens werden Dinge erledigt, Ziele erreicht, weil der Betreffende nicht lockerlässt und den Erfolg geradezu herbeizwingt. Calvin Coolidge, der 30. Präsident der Vereinigten Staaten, hat einmal gesagt: Nichts in der Welt kann Hartnäckigkeit ersetzen: weder Talent, denn nichts ist weiter verbreitet als das Scheitern talentierter Menschen, noch Genie – jeder kennt den Begriff vom verkannten Genie. Auch Bildung ist kein Schutz vor dem Versagen. Allein Hartnäckigkeit und Beharrlichkeit sind omnipotent.

Ausdauer und Entschlossenheit führen zum Ziel. Sie wissen sicherlich aus Erfahrung, dass das stimmt. Dinge geschehen, weil Sie beharrlich bleiben, bis sie eintreten. Der Zusammenhang zwischen Planung und Ausdauer lässt sich treffend mit einem Zitat von Napoleon Hill aus seinem Buch Denke nach und werde reich beschreiben. Er meinte:
Die Mehrzahl der Menschen versagt nur deshalb, weil es ihnen an der Ausdauer fehlt, misslungene Pläne durch immer neue und bessere Pläne zu ersetzen.

Man muss wissen, was man möchte, planen, wie man es bekommt, und entsprechend handeln. Ziehen Sie einen Plan bis zum angestrebten Ergebnis durch oder entwickeln Sie neue Pläne, um das Ziel zu erreichen. Lassen Sie nicht locker. Wie gut Ihnen das gelingt, hängt davon ab, wie gut Sie organisiert sind.

Quelle: Hans-Werner Rückert – Schluss mit dem ewigen Aufschieben, ISBN: 3593381443

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