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Lernen Sie erfolgreich zu verhandeln

Planung und Vorbereitung einer Verhandlung

Die Systematik beginnt bereits einige Zeit vor der Verhandlung mit der Planung und Vorbereitung sowie der Bewusstwerdung verbaler und nonverbaler rhetorischer Instrumente, die in einer Verhandlung zum Einsatz kommen.

Sie beinhaltet ebenfalls das Erkennen und den Umgang mit negativen und positiven Faktoren, die das Verhandlungsgeschehen beeinflussen können.

Mit der Beachtung all dieser Aspekte entsteht eine umfassende Gesamtsystematik. Und fast jeder Mensch fühlt sich eingebettet in einer festen Struktur wohler als in einem planlosen Durcheinander.

Die 5 Phasen des Verhandlungsverlaufs

Ergänzt durch den schematischen Verhandlungsverlauf ergibt sich eine Art Dramaturgie, welche die Struktur der Verhandlung selbst bestimmt.

Nach der Begrüßung und Anfangsphase verläuft die Verhandlung in fünf weiteren Phasen:

  1. Herausstellen der Gemeinsamkeiten
  2. Skizzierung der eigenen Interessen
  3. Konkretisierung der Interessen und Argumentation
  4. Interessen des Verhandlungspartners
  5. Verhandlung um Durchsetzung der Ziele

Die Verhandlung verläuft dabei ähnlich wie ein Theaterstück, wobei sich die Akteure während aller Phasen Freiräume erhalten müssen, um situativ geschickte Akzente setzen zu können, die dann das weitere Geschehen beeinflussen.

Phase 1: Herausstellen der Gemeinsamkeiten

In der ersten Phase wird das Gespräch eingeleitet. Hier werden zunächst alle unstrittigen Punkte vorgetragen, um eine gemeinsame Ausgangsbasis für die Verhandlung herzustellen. Der Fokus liegt hier eindeutig auf Gemeinsamkeiten und übereinstimmenden Ansichten.

Phase 2: Skizzierung der eigenen Interessen

Der zweite Schritt ist eine erste Skizzierung der eigenen Vorschläge zur Sache, wobei insbesondere die Vorteile für den Partner deutlich herauszustellen sind.

Wichtig ist hierbei, die zweite Phase selbst einzuleiten und sie nicht dem Partner zu überlassen, weil dadurch die Führung der Verhandlung auf Ihrer Seite liegt.

Phase 3: Konkretisierung der Interessen und Argumentation

Erst mit der dritten Phase setzt die eigentliche Verhandlung ein. Hierbei geht es darum, die zuvor skizzierten Vorschläge zu konkretisieren und mit überzeugenden Argumenten zu untermauern.

Diese Phase ist etwas heikel, weil einmal ausgesprochene Vorschläge und Forderungen, die sich ggf. später als ungünstig erweisen könnten, kaum mehr rückgängig gemacht werden können.

Nennen Sie an dieser Stelle bspw. einen Angebotspreis, der jedoch – wie sich herausstellt – unter den Erwartungen des Partners liegt, lässt sich der genannte Preis im Nachhinein sicher nicht mehr erhöhen. Auch sollte bedacht werden, dass alle hier genannten Angebote natürlich noch zur Verhandlung stehen.

Die dritte Phase eignet sich besonders für den Einsatz des bereitgelegten Anschauungsmaterials (Tabellen, Statistiken usw.).

Phase 4: Interessen des Verhandlungspartners

In der vierten Phase ist der Partner an der Reihe, seinerseits Vorschläge zu unterbreiten.

Hierbei erhält ein versierter Zuhörer und Beobachter die Gelegenheit, sein Gegenüber hinsichtlich seiner Zielsetzung zu analysieren. Oft lässt sich erkennen, an welchen Stellen die Spielräume besonderes groß und wo sie begrenzt sind.

Lassen Sie Ihren Partner seine Standpunkte unbedingt vollständig erklären, schneiden Sie ihm auf keinen Fall das Wort ab!

Phase 5: Verhandlung um Durchsetzung der Ziele

Mit der fünften Phase beginnt das eigentliche Verhandeln um die Durchsetzung der Ziele.

Die Vorschläge des Gegenübers sollten dabei niemals sofort oder generalisierend abgelehnt werden.

Oftmals enthält die konträre Argumentation unseres Verhandlungspartners – wenigstens in Nuancen – bereits Elemente, die unseren eigenen Ansichten recht nahe kommen. An solchen Stellen ist es immer ratsam, die eigene Argumentation auf den Vorschlägen des Partners aufbauen.

Entsprechende Bezugspunkte finden sich in fast allen Gesprächen, zumal sich die Standpunkte nur selten ganz grundsätzlich widersprechen. Häufig ist es nur die Ausprägung einzelner Detailfragen, über die unterschiedliche Ansichten bestehen.

Und auch bei größeren Differenzen gibt es in den allermeisten Fällen zwangsläufig doch auch wieder Berührungspunkte. Immer sollten die tatsächlichen Ursachen eines Widerstandes ergründet werden, weil wir dann die Gegenargumente besser verstehen und nachvollziehen können. Auf dieser Basis besteht dann oft die Möglichkeit, die Gegenargumente entweder abzuschwächen, zu entkräften oder ganz zu widerlegen.

Wenn wir unserem Partner aktiv zuhören, werden wir schnell die echten Beweggründe für seine Art der Darstellung eines Sachverhalts erkennen. Dann lässt sich meistens auch ein tragbarer Konsens finden, ohne dass die eigenen Interessen dabei in den Hintergrund treten.

Tipps für erfolgreiches Verhandeln

Die bezeichneten Phasen stellen natürlich lediglich eine äußere Struktur dar. Nur selten wird sich, was auch zu einfach wäre, durch ein reines Abarbeiten der Phasen ein optimaler Konsens ergeben. – Eine Verhandlung erstreckt sich oft über Stunden, manchmal über mehrere Tage oder sogar über noch längere Zeiträume. Und natürlich entwickeln sich beim Aufeinandertreffen unterschiedlicher Standpunkte Konfrontationen und Kontroversen. Dafür einige Tipps:

Weniger selbst reden: Oft ist es ratsam, weniger selbst zu reden, mehr zuzuhören und Fragen zu stellen, um damit das Geschehen in eine
bestimmte Richtung zu lenken.

Einwände vorwegnehmen: Nehmen Sie Einwände vorweg, bevor Ihr Gegenüber die Schwachpunkte aufdeckt. Wer sein Gegenüber aufmerksam beobachtet, kann
meistens schon anhand von Mimik und Gestik erkennen, dass dem Partner ein Einwand schon auf der Zunge liegt.

Gemeinsamkeiten betonen: Betonen Sie zwischendrin immer wieder Gemeinsamkeiten. Wenn Sie einen Schritt weitergekommen sind, halten Sie den Teilerfolg in
einem Zwischenresümee fest.

Rückzugsmöglichkeiten bieten: Nageln Sie Ihr Gegenüber jedoch nicht auf bestimmte Äußerungen fest, lassen Sie ihm immer taktvolle Rückzugsmöglichkeiten.

Zugeständnisse machen: Mehrere kleine Zugeständnisse sind eine gute Strategie, um einen entscheidenden Vorstoß einzuleiten.

Pulver nicht verschießen: Beginnen Sie nicht sofort mit dem stärksten Argument, jedoch auch nicht mit einem sehr schwachen. Achten Sie darauf, dass Sie
Ihr Pulver nicht zu früh verschießen, behalten Sie Reserven.

Nicht auf Angriffe reagieren: Wenn Sie angegriffen werden, leiten Sie niemals (aus Rache) einen Gegenangriff ein. Der Angriff des Gegenübers geht ins Leere,
wenn Sie ihn nicht mit einem Gegenangriff vergelten.

Eigenes Verhalten Kontrollieren: Kontrollieren Sie vor allem das eigene Verhalten, nicht das Verhalten des Partners.

Führungsrolle einnehmen: Reagieren Sie nicht nur auf die Aktionen Ihres Gegenübers, behalten Sie die Führungsrolle, indem Sie agieren.

Quelle: Stéphane Etrillard – Verlauf einer Verhandlung, Management Institute SECS, 27.03.2005


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