ExpansionWie Sie die richtigen Büroräume für Ihre Mitarbeiter finden

Ein gut ausgestatteter Meeting-Raum. Bildquelle: © cdu445 (CC0-Lizenz)/

Ein gut ausgestatteter Meeting-Raum. Bildquelle: © cdu445 (CC0-Lizenz)/

Anfangs mag es noch funktionieren, da liegt das eigene Büro im heimischen Wohnzimmer, umgeben von dem Sofa und in garantiert staufreier Lage. Alternativ finden sich die Büroräume von Start-ups nicht selten im Keller oder in der Garage. Wächst jedoch die Produktpalette, kommen weitere Aufträge hinzu oder stehen gar erste größere Verhandlungen mit Geschäftspartnern an, reicht die praktische, doch nicht eben repräsentable Bürolage nicht mehr aus. Jetzt muss ein echtes Büro angemietet werden. Doch gibt es hierbei etwas zu beachten? Dieser Artikel beschäftigt sich mit den rechtlichen Vorschriften und erklärt, welche Erfordernisse schon zu Beginn berücksichtigt werden sollten, damit später auch Angestellte im Büro arbeiten dürfen.

Die rechtlichen Vorgaben durch den Arbeitsschutz

Sofern sich Start-ups ein Büro für den reinen Eigenbedarf suchen, brauchen nicht allzu viele Vorschriften eingehalten werden. In diesem Fall genügt es beinahe, wenn der Vermieter der Immobilie damit einverstanden ist, dass die Räume ausschließlich beruflich genutzt werden. Allerdings trifft dieser Fall nicht auf jedes Unternehmen zu. Wer Verkaufsräume bereitstellt, kann dies nicht in reinen Wohngebieten versuchen. Auch für produzierende Unternehmen gelten gesetzliche Vorschriften, insbesondere, wenn die Produktion mit Geräuschen oder Gerüchen in Verbindung steht.

Komplizierter wird es, sobald die Büroräume auf Dauer nicht nur für die Inhaber, sondern ebenso für Angestellte genutzt werden. Dies ist vermutlich bei den meisten Start-ups der Fall, immerhin soll der Umzug in ein eigenes Büro oder Bürogebäude der Grundstein für einen erfolgreichen Geschäftsaufbau legen. Besonders wichtig ist der Arbeitsschutz, der unter anderem die Gestaltung der Räumlichkeiten regelt. So müssen

  • Sanitäre Anlagen
  • Fenster
  • Fluchtwege
  • Ausreichende Größe
  • Pausenräume

und weitere Bestandteile beachtet werden. Im Regelfall wird gefordert, dass die sanitären Anlagen eine Geschlechtertrennung erlauben. Bereits Handwerksbetriebe standen in der Vergangenheit vor der Problematik, keine weiblichen Auszubildenden einstellen zu können, weil eine zweite Toilette fehlte. Zudem müssen die Büroräume Tageslicht gewährleisten. In der Regel ist es so, dass die Möglichkeit gegeben werden muss, an jedem Arbeitsplatz Tageslicht zu erhalten. Bei der Gewährleistung dürfen jedoch keine Fluchtwege verstellt werden. Auch müssen die Räumlichkeiten auf die Anzahl der Mitarbeiter abgestimmt werden. Sicherlich ist es möglich, auf knapp zehn Quadratmetern mit sechs Personen zu arbeiten – doch förderlich und gesetzeskonform ist dieser Zustand nicht.

Der Gesetzgeber schreibt sogar vor, dass für reine Büroräume mit Bildschirmarbeitsplätzen eine Mindestgröße von acht Quadratmetern vorgesehen ist. Jeder Mitarbeiter muss eine unverstellte Bodenfläche von anderthalb Quadratmetern zur Verfügung haben. Die exakten Vorschriften, die Unternehmen bei der Bürosuche zu beachten haben, lassen sich in der Arbeitsstättenverordnung nachlesen.

Ob ein Pausenraum notwendig ist, entscheidet die Anzahl der Mitarbeiter. Ab zehn Angestellten oder bei besonderen Sicherheitsvorschriften muss für die Pause ein Raum geschaffen werden, der arbeitsfrei gestaltet ist. Das bedeutet, dass folgende Kriterien zu erfüllen sind:

  • Kein Kundenverkehr
  • Kein Telefon
  • Kein Computer
  • Höchstens fünf Minuten vom Arbeitsplatz entfernt
  • Sitzgelegenheiten und Tische
  • Mindestens sechs Quadratmeter groß
  • Fenster oder Tageslicht
  • Beleuchtung
  • Heizung

Die Repräsentation – der erste Eindruck entscheidet

Es kann das baulich perfekte Büro oder Gebäude gefunden werden, doch wenn die Lage nicht stimmt, sollte überdacht werden, ob es tatsächlich das perfekte Büro ist. Denn bei vielen Unternehmen entscheidet nicht allein die Aufteilung der Räumlichkeiten über den zustande kommenden Mietvertrag, sondern auch die Lage. Gerade bei Firmen mit Kundenkontakt oder häufigen Besuchen von Geschäftspartnern ist eine attraktive Lage notwendig. Aber was heißt das? Gerade kleine Start-ups können sich Büroflächen in renommierten Lagen doch gar nicht leisten? Eine Möglichkeit wäre, ein Gemeinschaftsbüro für die erste Zeit zu nutzen. Diese erfüllen die Anforderungen des Arbeitsschutzes, werden sich aber von verschiedenen Unternehmen geteilt. Das Ambiente ist zumeist gehoben und die Gebäude verfügen über Tagungs- und Meeting-Räume.

Alternativ muss es nicht unbedingt die beste Innenstadtlage sein. In jeder Stadt gibt es attraktive Lagen, die sich durchaus für ein repräsentatives Büro eignen. Wer nun noch überlegt, in welchen Bereich das eigene Unternehmen fällt und die Lage anhand des Bereichs wählt, macht schon vieles richtig. Fakt ist, dass das Büro eines Autoglasers nicht inmitten des Bankenviertels einer Stadt liegen muss, sondern wesentlich besser im Gewerbegebiet oder zwischen Werkstätten und Autohäusern aufgehoben ist. Nach Informationen auf Immobilienscout24.de sollte die Lage sowie das Büro grundsätzlich zur eigenen Branche passen.

Ein Punkt, der im Rahmen der Bürosuche gerade hinsichtlich geschäftlicher Treffen gerne vergessen wird, ist die Erreichbarkeit und die Bereitstellung von Parkmöglichkeiten. Ein Bürogebäude muss gut erreichbar sein – und das möglichst auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln. Zudem sollten ausreichend Parkmöglichkeiten direkt am Gebäude oder zumindest in unmittelbarer Nähe vorhanden sein. Eine Altstadtvilla mag für eine neue Rechtsanwaltskanzlei sehr repräsentativ sein, wenn aber der Parkplatz neben Mieterstellplätzen keine weiteren Parkmöglichkeiten bietet und die Altstadt reine Anwohnerparkplätze unterhält, werden Mandanten womöglich eine andere Kanzlei aufsuchen.

Tipps zur Bürosuche

Auch die Parkmöglichkeiten für Mitarbeiter und Kunden sind wichtig. Bildquelle: wikimedialmages (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

Auch die Parkmöglichkeiten für Mitarbeiter und Kunden sind wichtig. Bildquelle: wikimedialmages (CC0-Lizenz)/ pixabay.com

Und wie finden kleine Unternehmen ihre ersten Räumlichkeiten? Ein Blick in die Tageszeitungen und Immobilienportale im Internet hilft oftmals schon. Auch ist es hilfreich, eigene Anzeigen aufzugeben. Wer als Gründer nur wenig Zeit hat, sich selbst auf die Suche zu begeben, sollte einen Makler beauftragen. Immobilienmakler wissen zumeist schon im Erstgespräch, ob sie bereits passende Objekte im Portfolio haben. Alternativ verfügen sie über ein Netzwerk, dass eine rasche Suche gewährleistet. Doch sollten Gründer nicht einfach sämtliche Entscheidungen dem Makler überlassen. Es ist wichtig, die Beauftragung so deutlich wie nur möglich zu formulieren. Je mehr Informationen der Makler vom Kunden erhält, desto eher findet er ein passendes Büro. Folgende Punkte sollten unbedingt übermittelt werden:

  • Art des Unternehmens
  • Gewünschte Bürogröße
  • Bevorzugte Lage
  • Besondere Wünsche
  • Besondere Nutzungsbestandteile
  • Herrscht Kunden- oder Geschäftsverkehr?
  • Parkmöglichkeiten

Fazit

Die Suche nach einem Büro ist nicht weniger schwierig – oder schwieriger – als die Suche nach einer neuen Privatwohnung. Die äußeren Umstände müssen passen, zugleich schreibt die Arbeitsstättenverordnung deutlich vor, wie die Räumlichkeiten aufgebaut sein müssen. Unternehmen sollten sich daher unbedingt vor der Besichtigung von Immobilien mit den Vorschriften auseinandersetzen und lieber einen erfahrenen Makler beauftragen, als ein Büro anzumieten, welches nach kurzer Zeit wieder geräumt werden muss, weil keine Angestellten eingestellt werden dürfen.


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