Marketing & VertriebWie Sie Webinare richtig erstellen

Der Begriff Webinar setzt sich aus den zwei Wörtern „Web“ und „Seminar“ zusammen und stellt ein Online-Seminar dar, dem die eingeladenen Teilnehmer von ihrem heimischen Computer oder dem Rechner am Arbeitsplatz aus folgen können. Für gewöhnlich werden diese Online-Präsentationen von Lehrpersonen durchgeführt. Genutzt wird hierfür eine Webkonferenz-Software, mit deren Hilfe sich die Teilnehmer ebenso wie die Technik verwalten lassen.

Teilnehmer können so während des zeitlich festgelegten, interaktiven Vortrages über das Internet Fragen an die Lehrkräfte stellen. Interaktion und Diskussion sind zentrale Bestandteile eines Webinars. Der Austausch findet zumeist über Webcam und Mikrofon statt. Die mündliche Kommunikation wird dabei meistens durch ein sogenanntes VoIP (Voice over Internet Protocol) live verschriftlicht übertragen. Auch besteht die Möglichkeit, via Live-Chat zu kommunizieren. Teilnehmer müssen sich in der Regel vorab anmelden und einloggen.

Egal, wer mit einem Webinar erreicht werden soll, es beinhaltet immer Aufruf zur Aktion – einen „Call to Action“. Ein Webinar hat immer das Ziel, den Teilnehmer dazu zu bringen, etwas zu tun. Inhaltlich ist wichtig, dass den Teilnehmern ein Mehrwert geboten wird, beispielsweise durch wertvolle Hinweise oder Produktinformationen. Soll das Webinar zur Kundengewinnung abgehalten werden, sollten Teilnehmer emotional angesprochen werden, beispielsweise durch Lösungsansätze für bestimmte Probleme, immer im Hinblick auf das angebotene Produkt. Ein rein informatives Webinar, beispielsweise als Onlineseminar, braucht diesen Aspekt natürlich nicht berücksichtigen.

Warum Webinare?

Für Webinare gibt es vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Unternehmen nutzen Live-Seminare, um Mitarbeiter zu qualifizieren, neue Produkte zu präsentieren oder Kunden zu schulen. Auch in der Arbeit mit Teams an verschiedenen Standorten kommen sie zum Einsatz. In gemeinnützigen Organisationen werden sie zur Weiterbildung von Ehrenamtlichen oder in der Öffentlichkeitsarbeit genutzt. Bildungseinrichtungen ermöglichen ihren Teilnehmern mit Webinaren ein flexibleres Lernen.

Webinare sparen Kosten und Zeit: Aufwendige Reisen zu Schulungen werden überflüssig, die teure Abwesenheit vom Arbeitsplatz ist nicht mehr notwendig. Allerdings sollten Webinare das persönliche Gespräch, die direkte Begegnung im Seminar, den persönlichen Besuch beim Kunden nicht gänzlich ersetzen. Sie sollen ihn lediglich ergänzen und neue Möglichkeiten bieten.

Wichtige Faktoren für ein Webinar

Im ersten Schritt geht es darum, zu bestimmen, was genau im Webinar passieren soll. Wie bei anderen Veranstaltungen auch müssen Inhalt, Ziel und Rahmenbedingung geklärt werden. Auch Informationen über die Teilnehmer sind wichtig: Wie gut kennen diese die Technik? Nehmen die Teilnehmer vom Büro oder von zu Hause aus am Webinar teil? So werden etwa Mitarbeiter eines Unternehmens sich zurückhaltender zu einem unternehmensinternen Thema äußern, wenn Kollegen das Webinar in einem gemeinsamen Büro mithören oder mit anschauen können. Es empfiehlt sich, die Zielgruppe vorher etwa durch Telefonate genauer kennenzulernen, mehr über die Zusammensetzung nach Geschlecht, nach Berufen oder Positionen zu erfahren.

Auch die Dauer eines Webinars ist ein wichtiger Faktor: Ein Webinar sollte nicht länger als 90 Minuten ohne Pause dauern, sonst ermüden die Teilnehmer. Beim Ablauf sollte man sich vor Augen führen, dass die Teilnehmer einen Computer nutzen, mit dem sie auch andere Dinge, wie ihre tägliche E-Mail erledigen können. Die Ablenkung ist somit nur „einen Klick weit entfernt“. Der Inhalt sollte deshalb ein hohes Maß an Interaktion in der Gruppe erlauben, damit diese nicht gelangweilt wegklickt.

Die Interaktionsformen müssen den Medienvorkenntnissen der Teilnehmer entsprechen, denn Menschen mit wenig Webinar- oder gar Computererfahrung können mit der Funktionsvielfalt einer Webinarplattform schnell überfordert sein. Die Arbeit mit den Zeichenwerkzeugen, etwa eines Whiteboards, wäre für diese Gruppe dann nicht zu empfehlen. Visualisierte Umfragen hingegen, die einfach zu erfassen sind, wären dann schon eher die richtige Methode. Auch die spontane Anpassung der Inhalte eines Webinars schnell an eine Zielgruppe anzupassen gestaltet sich als äußerst schwierig. Trifft eine Präsentation nicht ganz den Nerv der Zielgruppe, kann man im Präsenzseminar schnell umschwenken und Inhalte aus dem Stand referieren. Die gleiche Situation im Webinar führ dazu, dass die Präsentation ihre Ankerfunktion für die Aufmerksamkeit der Teilnehmer sofort verliert. Ohne Präsentation sitzen die Teilnehmer vor einem wenig bewegten Bildschirm und sind geneigter, sich anderen Dingen zuzuwenden.

Die Auswahl des entsprechenden Webinar-Hoster

Ein Webinar-Hosting-Unternehmen sollte entsprechend den einzelnen Bedürfnissen und dem vorhandenen Budget ausgewählt werden.

Mit dem Webinar-Tool von GetResponse können interaktive, webbasierte Seminare abgehalten werden, die sich zudem ideal eignen, um das eigene Marketing zu erweitern. Im Webinar-Raum stehen nicht nur Audio- und Video-Streaming zur Verfügung sondern auch die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen, Desktop-Sharing, Whiteboard und File-Sharing. Die Teilnehmer können mit dem Referenten und anderen Teilnehmern über die Live-Chatbox zusammenarbeiten, ein Feedback teilen und zugleich Fragen stellen.

Dazu ermöglicht GetResponse eine flexible Planung und vollständige Kontrolle über die Frequenz und Anzahl der an die Kontakte versendeten Erinnerungen. Vorgefertigte Vorlagen für Webinar-Einladungen und –Erinnerungen mit bereits ausgefüllten Webinar-Details erleichtern die Arbeit ungemein. Mit den Simple Sharing-Optionen können mit nur einem Klick alle Follower auf den beliebtesten Social Media Plattformen wie Twitter und Facebook alle Follower über das Webinar informiert werden.

Für eine spätere Optimierung können verschiedene Berichte analysiert werden. So kann zum Beispiel überprüft werden, wie viele der eingeladenen Personen wirklich teilnahmen. Dazu lassen sich auch detaillierte Teilnehmerstatistiken herstellen im Bezug auf: Herkunft, Aufenthaltsdauer im Webinar-Raum oder Abstimmungen bei während des Webinars generierten Umfragen. Auch die Conversion-Statistiken mit Verhältnissen zwischen registrierten Personen und Teilnehmern lassen sich mit GetResponse ganz einfach verfolgen. Im Anschluss können detaillierte PDF-Berichte generiert werden, die dann gemeinsam im Team noch einmal durchgearbeitet werden können.


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