Einkauf & BeschaffungKönigsdisziplin: Strategische Verhandlungsführung

Ein qualifizierter Verhandlungsaufbau besteht aus den folgenden wichtigen Elementen:

  1. Die Nutzung von gezielter Kommunikation

  2. Die Verwendung einer guten und schlüssigen Argumentation

  3. Die erprobte Anwendung von effizienten Verhandlungstechniken

Gezieltes Kommunizieren als strategische Grundlage im Dialog

Bei einer gezielten Kommunikation ist darauf zu achten, dass die Rahmenbedingungen für einen optimierten Dialog beachtet wurden.

Hierbei gibt es folgende Aspekte, die wichtig sind:

  • Welche Worte benutze ich?
    Ist ein Mensch rhetorisch nicht sonderlich bewandert, kann es möglich sein, dass meine gewählten Worte komplett im Inhalt falsch beim Gegenüber ankommen.
  • Was möchte ich damit genau zum Ausdruck bringen?
    In einem zu sachlichen Sprachgebrauch kann der Inhalt von einer Aussage komplett irreführend ankommen.
  • Wie kommen meine Sätze beim Gegenüber an?
    Zu wenig bedachte Sätze und Wortnutzungen können zu großen Fehlinterpretationen führen.
  • Was glaubt mein Gegenüber, was ich zum Ausdruck bringen möchte?
    Voreingenommenheit ist nicht immer komplett zu verhindern. Bei Konflikten ist noch vorsichtiger zu formulieren, als bei neutralen und unvoreingenommenen Gesprächen.
  • In welcher Stimmlage kommuniziere ich, passt diese zu den Rahmenbedingungen?
    Eine zur Situation und zum Umfeld angepasste Stimmlage ist elementar, diese ist im Einklang mit einer guten Körpersprache zu bewerten.

Vermeidung von Kommunikationsstörungen

Betrachtet man in diesem Fall die Sprache als steuerbare Stellschraube für einen Dialog, so werden unnötige Störungen in der Kommunikation vermieden. Daneben gibt es jedoch auch noch Techniken, die ebenso zu einem Austauschgespräch gehören:

  • Das Mittel der gezielten Fragestellung
    Diese Technik dient sowohl als Lenkungswerkzeug, als vertrauensbildende Maßnahme, als Dialogförderer, als Informationsbringer, als Beilegungswerkzeug für vorhandene Konflikte, als Harmoniegeber innerhalb einer Gesprächsatmosphäre, als auch letztlich als Vermeidungsmittel für Stockung in Verhandlungen.
  • Das Mittel des bedachten Zuhörens
    Diese Technik sorgt für eine basisorientierte positive Grundeinstellung zum jeweiligen Redner. In diesem Kontext wird selbst nur wenig gesprochen und der Gegenüber im Mittelpunkt gesehen, was nur funktioniert, wenn man sich darauf ohne Störungen von außen konsequent einlässt. Versteht man in diesem Fall wichtige Elemente aus dem Gesagten nicht, ist eine gezielte Rückfrage angemessen. Jedoch ist weiterhin darauf zu achten, dass man weniger wertet, was man hört, sondern bewusst versucht zu verstehen, was der Gesprächspartner wirklich sagen möchte.

Freies Sprechen und leichtes Lampenfieber

Das lockere freie Sprechen ist nicht leicht zu lernen, sondern hängt auch mit Erfahrung und Selbstvertrauen zusammen. Auch leichte Ängste sind vor wichtigen Dialogen bei den meisten Menschen normal. Probt man häufig, so lernt man auch mit leichten Ängsten oder Lampenfieber umzugehen und weiß, dass man diesen Moment positiv überwinden kann. Nutzt man die Zeit vor dem besagten Termin sinnig (Ruhepunkt), so kann auch dies persönliche Sicherheit geben. Bedenken Sie bei der Betrachtung von eigenen kleinen Schwächen auch Ihre vorhandenen Stärken und bereits erreichten Ziele innerhalb Ihrer Tätigkeit. Somit fokussiert man sich auf Positives, was immer anzuraten ist.

Gedanken steuern Worte, Worte steuern Gedanken und beides steuert die Körpersprache im gleichen Maße.

Einige Stichworte auf einem Handout sind in Ordnung und auch akzeptabel, jedoch wird i.d.R. ein merkbares reines Ablesen als negativ vom Gegenüber wahrgenommen, da man hierdurch wenig Ausstrahlung verbreitet.

Auch kleine Hänger im Austausch sind nicht tragisch, sollten allerdings z.B. mit neuen Ergänzungen, einer themenbezogenen kleinen Story oder einer umgestellten Satzwiederholung gefüllt werden, damit nicht der Eindruck eines kompletten Blackouts entsteht.

Ein regelmäßiger Augenkontakt, eine ruhige Stimme und eine authentische Darstellung lassen kleine Patzer im Dialog in den meisten Fällen als winzige Kleinigkeit in den Hintergrund rücken.

Diskussionen zulassen und wissentlich steuern

Unstimmigkeiten in Verhandlungsdialogen wird es immer geben, denn es bestehen von der Basissituation aus betrachtet stets Interessenkonflikte, die normal sind.

Praxisnahes Beispiel: Ein Verkäufer möchte für sein Produkt einen hohen Preis erzielen. Der gegenübersitzende Einkäufer, mag diesen Preis dafür nicht zahlen und erhofft sich einen günstigen Preis für das gleiche Produkt.

Durch die unterschiedlich gewichteten Interessen ergeben sich lange Diskussionen, die alle wesentliche Standpunkte beider Seiten verdeutlichen sollen und in der Praxis oftmals nur mit einem beidseitigen Kompromiss zum anvisierten zeitnahen Vertragsabschluss führen.

Sucht man hier nach Praxistipps und strategischen Stellschrauben, lässt sich generell sagen, dass durch eine offene Kommunikation ein Dialog beschleunigt wird, ebenso dass man besser auch nicht über nachweisliche Fakten Streit führen sollte. Je besser die eigenen Argumente vorbereitet sind, desto einfacher ist es, die eigene Ausgangslage zu stützen und die gesetzten Ziele zu erreichen. Unterschätzen Sie nie den Faktor der Körpersprache, denn diese sagt nicht selten mehr aus, als jeder gesprochene Satz. Unser Ziel sollte immer sein, dass jedes Austauschgespräch ein positives Ende findet, dass die gegenseitige Wertschätzung unterstrichen wird und man sich abschließend immer allseitig höflich verabschiedet.

Gezieltes Argumentieren als ergänzende Grundlage im Dialog

Was ist eigentlich ein Argument?

Argumente verstärken die eigene Sichtweise im Dialog und können den finalen Erfolg und die gezielte Lenkung in einer Verhandlung bedeuten.

Somit sollte ein versierter Einkäufer neben einer stetigen ausführlichen Vorbereitung auch ein angepeiltes Ergebnisziel haben, ein hohes Maß an Empathie für seinen Gegenüber besitzen und inhaltlich stimmige und ernstzunehmende Argumente in einem Austauschgespräch liefern können.

Sollten diese Maßnahmen in Einzelfällen nicht greifen, kann auch selbst im laufenden Gespräch hinterfragt werden, ob unser Gegenüber alle Informationen wirklich richtig verstanden hat. Hinsichtlich einer möglicherweise unkooperativen Haltung unseres Gesprächspartners kann im Umkehrschluss auch das beste Argument nicht weiterhelfen, denn wer sich für Fakten verschließt und einfach auf dem eigenen Standpunkt beharrt, zeigt sich gegen noch so perfekte Argumente immun. Der Regelfall ist jedoch ein Dialog mit einem Gesprächspartner auf sogenannter Augenhöhe Dies soll bedeuten, dass Sachlichkeit und Offenheit ein beidseitiges „Muss“ sind.

Worauf basiert eine gute Argumentation?

Davon ausgehend, dass eine stimmige und gut ausgearbeitete Argumentationsgrundlage bereits 80-90% des Verhandlungserfolgs vor dem eigentlichen Verhandlungsgespräch bedeuten können, lässt sich hiermit die allgemeine Wichtigkeit einer guten Vorbereitung bereits deutlich aufzeigen.

Allgemein gilt, dass ein seriöser und erfahrener Gesprächspartner seine Argumente ausschließlich auf Zahlen, auf Daten und natürlich auf Fakten stützt. Ein Argument ist dann ein gutes, wenn es auch von sogenannten Dritten nachvollzogen und nachgeprüft werden kann.

Empfohlenes Verhalten bei der Äußerung der eigenen Argumentationskette

Wir verhalten uns sachlich, ruhig und versiert, das strahlt Ruhe und Souveränität aus. Ein versierter Rhetoriker spricht sowohl die Verstands- als auch die Gefühlsebene gekonnt an. Wir versuchen unsere Argumente kurz und lösungsorientiert zu nennen, verhalten uns auch bei Gegenargumenten fair und sportlich und haben im Einzelfall auch die Größe zugeben zu können, eine Rückfrage nicht direkt beantworten zu können, da diese erst z.B. hausintern geklärt werden sollte.

Welche unterschiedlichen Arten von Argumenten sollte man kennen?

  • Autoritätsargumente
    Hier spielt die Position und die Persönlichkeit eine primäre Rolle. Auch die Erfahrung und der allgemeine Status sind hier einflussnehmend.
  • Gesetze, Normen, rechtliche Bestimmungen
    Aktuelle Daten dieser Art (Gesetzestexte etc.) gelten als allseitig anerkannte Argumentationsbasis, sofern diese auf dem aktuellen Stand sind.
  • Faktenargumente
    Neben der zwingenden Prüfbarkeit und der nötigen Aktualität sind Fakten in überschaubarer Menge eine sehr gute Stellschraube für eine Verhandlung.
  • Erfahrungsargumente / Erfahrungsbewertungen
    Ein erfahrener Gesprächspartner ist i.d.R. sehr geschätzt und genießt ebenso ein hohes Maß an Vertrauen. Auf diesen Vorteil stützend, kann auch ein Erfahrungsargument durchaus greifbar und angebracht sein.
  • Analogische Argumente
    Diese Argumentationsart stützt sich auf Vergleiche, die in Relation stimmig sind und insofern einen verwendbaren Rückschluss zulassen.
  • Argumente einer Logik
    Hier basiert die Argumentstruktur auf einer Kette von logischen Einzelargumenten, die in Summe nachvollziehbar und schlüssig sind.

Die Anbringungsempfehlung für eine Argumentationsreihenfolge

Greift man auf einen ganzen Pool von Argumenten im Kopf zu, ist auch die Reihenfolge strategisch zu beachten. Aus der Erfahrung heraus empfiehlt sich, mit einem starken Argument zu beginnen. Zur Hälfte der Diskussion kann dann auch ein schwächeres stützendes Argument zusätzlich mit eingebracht werden. Abschließend sollte man dann erst zum Schluss der Begründungsphase das beste Argument liefern, um auch noch den letzten Zweiflern der Sachlage genügend Grund zum Einlenken bieten zu können.

Woraus entstehen gute Argumente?

Neben einer guten Erklärung der Argumentationsbasis besteht ein gutes Argument auch aus einer plausiblen Begründung. Genau diese Mischung macht ein wirkliches Spitzenargument erst richtig aus.

Warum sind viele Argumente nicht akzeptiert bzw. wirken unstimmig?

Falls ein Zusammenhang und die Begründung nicht zusammen passen oder aus anderen greifbaren Gründen unzulässig sind, entsteht ein Reaktanz-Verhalten bzw. Abwehrverhalten beim Gesprächspartner. Dies ist zu vermeiden und im Vorfeld daraufhin detailliert zu prüfen.

Wie kann ich meine Argumente bestmöglich nutzen und inhaltlich übertragen?

Eine erprobte unterstützende Wirkung erfahren gute Argumente, wenn man gezielt Schlüsselreize anspricht und versucht, bei der Gegenseite „Bilder im Kopf“ zu erzeugen bzw. visualisiert darstellt. Schafft man es noch zusätzlich, erwartete Handlungsmotive des jeweiligen Gesprächspartners mit zu integrieren, werden Argumente bestmöglich übertragen und im Aufbau gestärkt.

Kritische Verhandlungstechniken und Verzicht auf schmutzige Tricks

Eine strategische Verhandlungsführung basiert darauf, seine Sicht und Verhandlungsposition zu stärken und zu einem bestmöglichen Ergebnis zu führen. Jedoch sind dafür keine Tricksereien nötig, da davon auszugehen ist, dass dies nicht dem Aufbau einer strategischen, langfristigen und partnerschaftlichen Lieferantenbeziehung dienlich sein kann.

Dennoch sollten Einkäufer diese Tricks weitgehend kennen und auch bewerten können. Dies sind u.a. persönlicher Spott, ignorantes Verhalten, Beleidigungen, fehlender Takt als strategisches Instrument, Abstreiten von Kompetenzen, Angebote zur Bestechung und somit unangemessene Einflussnahme, gezielte Gesprächsstörungen usw.

Sollten Sie auf solches Verhalten treffen, empfiehlt es sich, nicht auf das gleiche Niveau zu wechseln, souverän und gelassen zu bleiben, einer gesetzten klaren Gesprächslinie zu folgen und im Zweifelsfall die Verhandlung zu unterbrechen bzw. zu vertagen.

Anmerkung: Betrachtet man seine Lieferanten stets als wertvolle Geschäftspartner und im Umkehrschluss auch der Lieferant seinen Kunden mit einem sehr partnerschaftlichen Anspruch, so sollten diese o.g. negativen Verhaltensmuster nicht mehr in eine heutige professionelle Geschäftswelt gehören. Es ist anzuraten, den folgenden Leitsatz zu verinnerlichen: „Hart in der Sache, freundlich und fair im Ton und gegenseitigem Umgang“.

Durchführung von Verhandlungen mit der richtigen Strategie

Betrachtet man den Aufbau und somit die daraus folgende Durchführung von Verhandlungen, gibt es ebenso zahlreiche Dinge zu beachten. Diese sind im Folgenden näher ausgeführt.

  • Selbstsicherheit haben und passiv zeigen
    Durch Körpersprache wird der wesentliche Eindruck von einem Gespräch begleitet. Insofern steuert dieser Bereich auch die Übertragung von Sympathie-Empfindungen als auch die Erzeugung von zu vermeidender Antipathie.
  • Aktives Führen in einem Gespräch
    Ein weicher und verträglicher Ton empfiehlt sich, denn die Unfreundlichkeit in einem Tonfall zeigt weder Souveränität noch hohe Sachkenntnis. Widerstände beim Gegenüber sollten bestmöglich und aktiv durch gezieltes Führen von Gesprächen und Inhalten abgebaut werden, so dass es auf überdurchschnittliche Akzeptanz trifft, wenn man dennoch in der Sache sehr hart argumentieren muss.
  • Rhetorische Stellschrauben bewusst verwenden
    Die Stellschrauben von gezielter Mimik, aussagekräftiger Gestik und die Einbindung einer anlassgemäßen Stimmlage werden häufig unterschätzt. Genau diese Stellschrauben sind allerdings, wenn man sie verinnerlicht hat, ein wesentliches Lenkwerkzeug in einer Verhandlungsführung und insofern auch zu beachten. Schlagkräftige Argumente auf Knopfdruck liefern zu können ist hingegeben nur schwer zu erlernen und nicht jedem Menschen von Geburt an in die Wiege gelegt worden. Wer gezielte Fragen stellt und diese zum spontanen Dialoginhalt passend formuliert, leitet Gespräche an und hat damit bereits die deutlich bessere Ausgangssituation.

Typischer Gesprächsverlauf und die jeweiligen Phasen dieser Stationen

  1. Phase des ersten Kontakts
    Sogenannter Smalltalk und allgemeiner Austausch. Ziel: Das Eis zu brechen und den offenen Dialog anschließend in den fachlichen Themensektor zu lenken.
  2. Phase der höchsten Aufmerksamkeit
    In diesem Teil wird der Fokus auf die Agenda gelegt und somit auf die zu erwartende Abarbeitung aller relevanten Gesprächsteile mit dem Ziel einer beidseitigen Einigung. Die zeitliche Planung sollte hier genau wie auch die einzelnen Gesprächspunkte im Detail vorgestellt werden.
  3. Phase der Bestimmung von Einigungen und Uneinigkeiten
    Thematisch richtig priorisiert und sortiert, werden alle Themen besprochen und man kommt zu Einigungen, allerdings auch zu einem Zwischenstand, bei dem im Optimalfall Uneinigkeiten herausgearbeitet werden konnten. Anmerkung: Es ist wichtig, im Vorfeld zu klären, ob aus Einkaufssicht in diesem Kontaktgespräch zum Lieferanten das reine Ergebnis wichtiger ist, oder die positive Beibehaltung einer Geschäftsbeziehung. Die Wahrheit liegt in den meisten Fällen in der Mitte, jedoch ist der wirtschaftliche Druck in manchen Verhandlungen derart hoch priorisiert und das reine Resultat immens wichtig, sodass das finale Verhandlungsergebnis deutlich über der Beziehungsebene stehen „muss“. Dass selbstverständlich dieser möglicherweise vorhandene Druck nicht zu Lasten der Wortwahl und Tonlage gehen sollte, ist in den vorherigen Kapiteln bereits verdeutlicht worden.
  4. Phase der Schließung von Fazit und Beschlüssen
    In dieser Phase wird ein finales Fazit besprochen und im besten Fall noch einmal dokumentarisch vorgetragen. Es gilt zu beachten, dass alle Punkte von beiden Seiten korrekt verstanden worden sind. Insofern ist es deutlich besser, eine Wiederholung von einzelnen Vereinbarungen in Kauf zu nehmen, als spätere Missverständnisse revidieren zu müssen.

Effizienzsteigerung im Einkauf durch breit aufgestellte Lieferantenkontaktmöglichkeiten

Ergänzend sind noch weitere Stellschrauben für die Durchführung von Preisverhandlungen zu nennen, die auf den ersten Blick effizient sind, da direkt eine Vielzahl von Lieferanten bearbeitet und kontaktiert werden kann. Oftmals bieten sich diese Methoden jedoch aus strategischer Beschaffungsbetrachtung nur primär für B und C-Lieferanten an.

Diese zusätzlichen Optionen wären zum Beispiel:

  • Die Einberufung zu einem Lieferantentag
    Ein Lieferantentag bietet sich an, um Informationen gewollt breit weiterreichen zu können, um kollektive Lösungen in der großen Gruppe von Lieferanten zu diskutieren und natürlich auch indirekten Wettbewerbsdruck gezielt für die eigenen wirtschaftlichen Interessen zu nutzen.
  • Die Nutzung von sogenannten Direkt- bzw. Liveauktionen 
    Bei dieser Variante hat man konkurrierende Lieferantenpartner zur gleichen Zeit in unterschiedlichen Besprechungsräumen und arbeitet mit einem Gesprächsvermittler, der die Informationen über weitere Nachlässe und Einigungspunkte an den jeweiligen Gesprächsführer übertragen kann. Diese Austauschform findet dann ein finales Ergebnis, wenn keine Seite mehr Zugeständnisse machen kann oder möchte.
  • Die Verwendung von umgekehrten Auktionen bzw. einer sogenannten „Reverse Auction“ 
    Innerhalb eines festen Zeitraums kann ein breiter Anbieterkreis auf einem zu beschaffendem Produkt Angebote platzieren. Hierbei ist die Schlusszeit für die Bieter transparent und es kann so lange korrigiert und nachgelassen werden, bis die geplante Laufzeit der umgekehrten Auktion abgelaufen ist. Der Sieger der Auktion ist somit der Anbieter, der den besten Preis in der Gesamtbetrachtung dieser Auktionsphase vorgetragen hat. Zusätzliche Effizienz lässt sich durch Sammel-Preisverhandlungsarten erzielen.

Monopolisten im Verhandlungsdialog

Den höchsten Herausforderungsgrad im Bereich von Vertragsverhandlungen weisen i.d.R. die sogenannten Monopollieferanten auf. Aufgrund der marktsteuernden bzw. nahezu marktbeherrschenden Stellung kennen genau diese Lieferanten ihre Macht und allgemeine Ausgangsposition für Verhandlungsdialoge.

Auch für diese Fälle gibt es Steuerungshebel, die man als versierter Einkäufer kennen und nutzen sollte.

Ursachenbetrachtung für die Entstehung von Monopollieferanten

Die Ursachen liegen nicht selten in einer Fehleinschätzung, da man im eigenen Einkauf keine zweite Quelle kennt. Des Weiteren kann die Monopoleinschätzung auch darin begründet sein, dass ein Lieferant einen sehr hohen Qualitätsstandard hat und aus diesem Grund kaum ein anderer Lieferant mithalten kann. Ebenso gibt es Erlebnisse, in denen ein Endkunde genau fixiert, z.B. welches Rohmaterial von welcher Lieferquelle verarbeitet werden darf. Sehr teure Produktionswerkzeugkosten erschweren in Ausnahmenfällen ebenso einen Lieferantenwechsel, was einen „gefühlten“ Monopolisten entstehen lässt.

Optionale Gegenmaßnahmen aus Sicht eines Einkäufers

Das Machtverhältnis muss wieder ausgeglichener werden, was nur zu erreichen sein dürfte, wenn die Abhängigkeit relativiert werden kann.

Genau dies geschieht durch den Aufbau von qualifizierten alternativen Lieferquellen. Eine gezielte weltweite Beschaffungsmarktkontrolle kann im Rahmen von sehr ausführlichen Nachforschungen alternative Lieferanten aufzeigen, die dann z.B. im ersten Schritt als dualer Lieferant für einen derzeit monopolgesteuerten Produktbereich vorgesehen werden könnten.

Alternativ kann versucht werden, mit einer Direktverhandlung beim Bestandslieferanten ein gutes Entgegenkommen zu erzielen. Dies ist jedoch schwer zu argumentieren, kann allerdings mit einer sehr kooperativen partnerschaftlichen Herangehensweise versucht werden, oder auch mit einer ausgeprägt harten Verhandlungsweise, welche den beidseitigen Mehrwert z.B. von geplanten Mengensteigerungen oder auch greifbaren zusätzlichen Vermarktungswegen aufzeigt. Erkennt der Lieferant seinen Nutzen in diesem Argument, wird er i.d.R. auch versuchen, entgegenkommend zu reagieren. Unser stetiges Ziel bleibt es, mit gegenseitigem Respekt die partnerschaftliche Beziehung auch mit Monopollieferanten zu erweitern. Anmerkung: Ebenso ist dem Einkäufer anzuraten, trotz einer gewissen Lieferantenabhängigkeit souverän und mit hohem Selbstbewusstsein zu agieren, denn die Opferrolle ist stets kontraproduktiv für ein eigenes gutes Verhandlungsergebnis. Im Zweifelsfall kann eine deutlich höhere Instanz, z.B. die Geschäftsführung, zu Rate gezogen werden und spontan mit in eine sehr wichtige Vertragsverhandlung integriert werden.

Nachbearbeitung von absolvierten Verhandlungen

Sobald die Hauptarbeit, konkret die erzielte Vertragsverhandlung, abgeschlossen wurde, ist noch ein wichtiger Randaspekt in der Tätigkeit eines versierten Einkäufers zu beachten.

Aus der Erfahrung heraus bietet es sich an, ein kurzes Gesprächsprotokoll zu verfassen, welches allen Gesprächsteilnehmern zur Verfügung gestellt wird. Auch eine genaue Beschreibung von wichtigen getroffenen Vereinbarungen sollte hier enthalten sein.

Sind Ergänzungstermine nötig, kann dies ebenso vermerkt werden und ggf. langfristig vorab terminiert werden, damit alle Teilnehmer die nötigen Zeiträume freihalten.

Sind offene ToDo-Punkte bis zu einer gewissen Frist abzuarbeiten, gehören auch diese transparent im Protokoll vermerkt, damit nichts in Vergessenheit geraten kann. Kleinere offene Rückfragen sollten natürlich sehr zeitnah und ebenso verbindlich beantwortet werden.

„Wie so oft im Leben gilt auch hier, nach der Verhandlung ist vor der Verhandlung.“


Christian Flick

Über den Autor Christian Flick

Christian Flick (MBA) aus Melle verfügt über langjährige Berufserfahrung im Industrieeinkauf bei renommierten Unternehmen. Von der Motivation angetrieben, die betriebswirtschaftlichen Potenziale für diverse Sektoren zu durchleuchten, entstanden seine zahlreichen praxisnahen Fachbücher. Sein Amazon-Autorenprofil finden Sie unter: www.christian-flick.de und seine ehrenamtliche „betriebswirtschaftliche Initiative“ unter: www.youneo.de

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