E-BusinessEffizienter arbeiten mit der richtigen Unternehmenssoftware

Die Grundausstattung ist oft ab Werk vorhanden

Wer einen neuen PC kauft, findet dort vorinstallierte Programme für Textverarbeitung oder das Erstellen von Präsentationen und Tabellen. In Kombination mit MS Office bilden sie ein solides Grundgerüst, mit dem sich schon viele betriebswirtschaftliche Aufgaben erledigen lassen. Daneben gibt es noch weitere sehr günstige oder gar kostenlose Alternativen, die man sich aus dem Internet herunterladen kann.

Besonders für Gründer, die ja in ihrer Startphase darauf angewiesen sind, anfallende Kosten möglichst gering zu halten, sind solche Programme interessant. Wenn ein Unternehmen allerdings wächst und man immer mehr Kunden oder Mitarbeiter hat, reicht diese rudimentäre Ausstattung oft nicht mehr aus. Spezielle Aufgaben wie Auftragsbearbeitung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kundenmanagement oder Finanzbuchhaltung erfordern auch spezielle Software.

In diesen Bereichen kann Unternehmenssoftware die Arbeit erleichtern

Besonders in Bereichen, in denen man sich nicht allzu heimisch fühlt, kann sich der Einsatz dieser Programme lohnen.

  • Buchhaltung: Einfache oder doppelte Buchführung? Was gehört wo in die Bilanz? Wie verbucht man welche Einnahmen oder Ausgaben richtig? Diese und weitere Fragen stellen sich viele Selbstständige gerade in der Anfangszeit sicher recht häufig. Statt einen oftmals teuren externen Buchhalter zu engagieren kann man sich mit dem Einsatz der richtigen Software selbst helfen. Viele erfahrene Spezialisten setzen auf solche Programme, die dabei aber so gestaltet sind, dass sich auch Laien schnell zurechtfinden. Laufende Updates sorgen dafür, dass aktuelle Gesetzesänderungen stets berücksichtigt werden.
  • Lohn-und Gehaltsabrechnung: Wer Mitarbeiter beschäftigt oder in seinem eigenen Unternehmen als Geschäftsführer angestellt ist, muss bei der Abrechnung der Vergütung eine Vielzahl unterschiedlicher Bestimmungen einhalten. Spezielle Programme sorgen dafür, dass auch Anfänger keine wichtigen Daten vergessen. Auch Einmalzahlungen oder geldwerte Vorteile können berücksichtigt werden. Schnittstellen mit ELSTER oder DATEV stellen zudem sicher, dass alle Abgaben pünktlich und in vollständigem Umfang entrichtet werden können.
  • Kundenmanagement: Wenn man sich einen Kundenstamm aufgebaut hat, gilt es, diesen nachhaltig zu pflegen, um keine Geschäftspartner zu verlieren. Auch hierbei kann eine spezielle Software helfen. In dieser lassen sich alle Daten, die den Kunden betreffen, schnell, einfach und übersichtlich speichern. Auch Gesprächsprotokolle oder offene und erledigte Aufgaben können immer eingesehen werden, was sicherstellt, dass man alle Aufträge rechtezeitig bearbeiten kann und der Abnehmer stets zufrieden ist. Ein entscheidender Vorteil ist auch, dass jeder Mitarbeiter immer auf diese Daten zugreifen kann, so dass etwa auf einen krankheitsbedingten Ausfall problemlos reagiert werden kann.
  • Auftragsbearbeitung: Gelernt sein will es auch, korrekte Rechnungen zu erstellen. Wer sich nicht sicher ist, wie genau die auszusehen haben, kann durch die Nutzung einer Auftrags- und Rechnungssoftware Abhilfe schaffen. Außerdem bieten solche Programme die Möglichkeit, detaillierte Analysen des Kundenstamms und seines Kaufverhaltens vorzunehmen. So behält man stets im Blick, welcher Kunde den meisten Umsatz liefert oder welcher Artikel sich am besten verkauft.

Oft helfen auch praktische Alleskönner

Wer ein Unternehmen führt, muss sich natürlich nicht nur mit einem, sondern höchstwahrscheinlich mit all diesen Dingen auseinandersetzen. Allerdings ist es sehr teuer, für jeden dieser Bereiche jeweils eine eigene Software anzuschaffen. Für alle, die hier sparen möchten, gibt es auch spezielle Programme, mit denen sich all diese Aufgaben erledigen lassen. Solche Multitalente verfügen über zahlreiche Funktionen, die den Geschäftsalltag erleichtern. Egal, welche Herausforderungen der Geschäftsalltag bereithält – mit einer solchen Unternehmenssoftware ist man auf alle Eventualitäten vorbereitet.

Eine individuelle Lösung finden

Welche Software für ein Unternehmen nötig oder sinnvoll ist, kann man natürlich pauschal nicht sagen. Diese Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren wie den Vorkenntnissen des Gründers oder seiner Mitarbeiter oder der Größe des Betriebs und seinem Umsatz ab. Dazu kommen auch persönliche Präferenzen.

Tipp

Eine große Hilfe bei der Wahl der passenden Software sind die kostenlosen Testphasen, die viele Hersteller anbieten. So kann man unverbindlich herausfinden, ob ein bestimmtes Programm innerbetriebliche Abläufe vereinfacht und den eigenen Ansprüchen genügt.


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