PersonalWie Mitarbeitergespräche geführt werden sollen

Die Medienlandschaft und die Gesprächskultur vollziehen einen raschen Wandel und eröffnen vielfältige Möglichkeiten. Jeder hat auch im beruflichen Alltag die Möglichkeit, auf die ihm genehme oder bequemste Art der Kommunikation zuzugreifen. Mit einem intensiven E-Mail Schriftwechsel vermeiden wir dann ein verbales Gespräch, weichen auch mancher ggf. „lästigen“ Nachfrage aus, die im direkten Gespräch sofort hätte beantwortet werden müssen.
„Eigentlich wollen wir doch kommunizieren!“. Die hohe Akzeptanz von „Whatsapp, Twitter und Facebook“ etc. beweisen dies eindrucksvoll. Haben wir vielleicht dadurch – auch generationsbedingt – die Möglichkeit des direkten persönlichen Gesprächs aus den Augen verloren, weil mehr auf das digitale Pad und das Notebook gestarrt wird?

Wenn im beruflichen Alltag unabhängig von sonstigen Anlassgesprächen auf das jährliche Mitarbeitergespräch gewartet werden muss, um dann auch in einen aktiven Dialog einzutreten, können doch grundsätzlich nur Defizite in der Zusammenarbeit bestehen. Es soll ein vertrauensvolles Gespräch mit einem dann relativ fremden Mitarbeiter geführt werden. Ob in diesem Fall die idealistisch vorgegebenen Ziele – Verbesserungsmöglichkeiten vielfältiger Art im Unternehmensalltag, insbesondere Mitarbeiterzufriedenheit – erreicht werden können, erscheint außerordentlich unwahrscheinlich. Dieser Zustand sollte in dieser Form auch nicht im primären Unternehmensinteresse sein.

Wichtig ist auch zu wissen, wie die Teilnehmer mit dem Gespräch umgehen können. Haben wir noch die Fähigkeit zuzuhören oder besteht schon wegen einer veränderten Kommunikationskultur hier teilweise ein Defizit?  „Auf was habe ich mich einzustellen?“
Führungskräfte können über eine ausgeprägte Neigung zum Monolog verfügen, dies ist für das jährliche Mitarbeitergespräch jedoch eher kontraproduktiv.

Die Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch

Die Terminabsprache ist der Einstieg, das generelle Vorschlagsrecht sollte dem Mitarbeiter zugestanden werden. Auch beim Gesprächsort sollte einvernehmlich gehandelt werden. Zeitliche Abstände zu vorangegangenen thematisch gleichen Anlassgesprächen sollten eingehalten werden, um einen direkten Zusammenhang in der Wahrnehmung bestmöglich zu vermeiden. Bürowände können dank kostengünstiger Bauweise „optisch einen guten Sichtschutz“ darstellen, „mehr aber oftmals auch nicht“. „Damit die Wände keine Ohren haben“, muss zwingend ein geeigneter Ort gefunden werden -notfalls auch außerhalb des üblichen Bürorahmens, aber nicht in einem privaten Bereich – weil dies die Gesprächsatmosphäre unerwünscht beeinflussen könnte.

Das Mitarbeitergespräch ist nicht delegierbar. Somit ist die persönliche Vorbereitung zwingend. Vom Vorteil ist es, den Mitarbeiter aus „dem beruflichen Alltag“ näher zu kennen, um sich dann besser auf ihn einstellen zu können. Dies sollte dann im Idealfall auch anteilig unabhängig von allgemeinen üblichen betrieblichen Vorgaben und Themenkatalogen sein. Der sogenannte zwischenmenschliche Dialog sollte nicht unterschätzt werden, dass genau dies nur im gesunden Maß genutzt werden sollte, versteht sich generell von alleine. Die Balance zwischen einer beruflichen Souveränität und einer menschlichen Nähe von Führungsperson zum Mitarbeiter ist wichtig für die Akzeptanz und die harmonische Zusammenarbeit.

Eine Themensammlung kann hilfreich sein, wenn sie vom Unternehmen gewünscht und vorab gemeinsam aufgestellt wird. Allerdings kann im Gespräch auch die Lebendigkeit, Flexibilität und Spontanität leiden. Dies ist abhängig von den beteiligten Gesprächsteilnehmern und sollte natürlich vermieden werden.

Die Durchführung von einem Mitarbeitergespräch

Nach Möglichkeit sollte der zeitliche Rahmen gemeinsam festgelegt werde, auch die Möglichkeit einer Fortsetzung. Nach zwei Stunden kann man davon ausgehen: „Es hört einfach keiner mehr richtig zu!“. Es ist zweifelhaft, dann ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.

„Es ist das Gespräch mit dem Mitarbeiter“, es ist auf keinen Fall ein „intrigenreicher Monolog, der als Dialog getarnt wird“. Dies gilt selbstverständlich auch, wenn Probleme der Zusammenarbeit erörtert werden. Im kleinen Umfang kann der Auftritt eines „Selbstdarstellers“ durchaus auch hilfreich sein, wenn dann unbeabsichtigt Probleme praxisgerecht dargelegt und anschließend auch erkannt werden können.

Verwendete Begriffe, angesprochene Arbeitsabläufe dürfen nicht zweideutig sein. Das Gespräch sollte sich auf konkrete Sachverhalte, Abläufe und Möglichkeiten beziehen. Anregungen und Vorschläge sind ernsthaft zu bewerten und anzunehmen: „Nicht aus Bequemlichkeit und falscher Eitelkeit direkt abzubürsten!“

Nur weil einige Anmerkungen ggf. nicht der eigenen Vorstellung entsprechen, müssen sie nicht zwingend auch direkt schlecht sein – (was bislang vermeintlich gut war, ist auch weiterhin bestens?) – zumal auch andere Entscheidungsgremien einzubeziehen sind. Hier kann dann auch die Wertschätzung des Mitarbeiters offen gezeigt werden.

Ein „Idealrezept für die Gesprächsführung“ gibt es allgemein leider nicht. Es kann nur die Empfehlung gegeben werden, auf den Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Zuständigkeit einzugehen. Absichtserklärungen, Förderungen und finanzielle Versprechungen sind nur dann abzugeben, wenn sie realistisch durchführbar sind und eingehalten werden können. Die eigene Glaubwürdigkeit darf nicht leiden. Wir kennen die Volksweisheit: „Wer einmal lügt, dem glaubt man nicht“. Mitarbeiter dürfen nicht hingehalten werden. Dieses Verhalten trägt nicht zur Förderung der Arbeitsleistung bei und ist für den Betrieb sicher abträglich.

Info

Problematisch ist das Mitarbeitergespräch, wenn es vom Mitarbeiter nur geführt wird, weil eine Teilnahme vom Betrieb erwartet wird, eine Nichtteilnahme möglicherweise von den Kollegen erkannt und damit eine Außenseiterrolle zugewiesen wird. Hier kann ein Gespräch geführt werden, auch wenn es in einer charmanten Oberflächlichkeit verbleibt.

Wichtig ist ein Protokoll über das geführte Gespräch zu führen. Zweckmäßigerweise kann ein vom Betrieb gemeinsam entwickeltes Formular hilfreich sein, damit in großen Teilen eine einheitliche Vorgehensweise erreicht wird, es sollte aber „kein sklavisches Abarbeiten“ sein. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es wird dokumentiert, welche Inhalte besprochen und welche Vereinbarungen getroffen wurden, natürlich auch Ort, Zeitpunkt und zeitlicher Rahmen. Beide Gesprächspartner zeichnen das Protokoll ab und erhalten ein Exemplar. Damit werden Missverständnisse vermieden und es können bei nachfolgenden Mitarbeitergesprächen Themen oder Sachverhalte nochmals aufgegriffen werden.

Die Mitarbeitergespräche unterliegen der absoluten Vertraulichkeit und sind absolut dahingehend zu verteidigen. Dazu gehört auch die fachgerechte Verwahrung des Protokolls. Bei aller „EDV-Verliebtheit“ sollte eine Aufnahme in ein „digitales Format“ nur dann erfolgen, wenn dieses Dokument bestmöglich vor „unerwünschten Zugriffen“ geschützt werden kann. Dies gilt für alle Bereiche und Instanzen.


Christian Flick

Über den Autor Christian Flick

Christian Flick (MBA) aus Melle verfügt über langjährige Berufserfahrung im Industrieeinkauf bei renommierten Unternehmen. Von der Motivation angetrieben, die betriebswirtschaftlichen Potenziale für diverse Sektoren zu durchleuchten, entstanden seine zahlreichen praxisnahen Fachbücher. Sein Amazon-Autorenprofil finden Sie unter: www.christian-flick.de und seine ehrenamtliche „betriebswirtschaftliche Initiative“ unter: www.youneo.de

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