Meetingkultur als Erfolgsfaktor für Unternehmen
Ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Führungskräfte im Durchschnitt in Besprechungen. Oft schaffen diese Besprechungen jedoch wenig Mehrwert und verlaufen im Sande. Woran liegt das?
Viele Besprechungen scheitern an der mangelnden Vorbereitung. Foto: Depositphoto.com
Fehlende Vorbereitung, mangelnde Einhaltung von Meetingregeln und zu viele Teilnehmer verhindern sinnvolle Ergebnisse bei Besprechungen und haben so einen negativen Einfluss auf die Performance des gesamten Unternehmens. Dies zeigt die Befragung „Unternehmenssteuerung 2016“ der Unternehmensberatung Kampmann, Berg & Partner unter 250 Führungskräften bis hin zur CEO-Ebene von September 2016.
Besprechungen oft ohne Ergebnisse
Angesichts des hohen Zeitanteils von Führungskräften, der in Besprechungen eingesetzt wird, ist die Unzufriedenheit mit der Meetingkultur und -effizienz erstaunlich hoch. In jedem zweiten Unternehmen werden die Besprechungen oft ergebnislos vertagt. Am häufigsten, in 47 Prozent der Fälle, gilt die schlechte Vorbereitung als Grund für das Scheitern. In 42 Prozent ist es die zu große Teilnehmerzahl. 40 Prozent der Befragten klagen darüber, dass die falschen Teilnehmer am Tisch waren.
Eine fehlerhafte Besetzung ist nicht nur bei Besprechungen, sondern auch bei Entscheidungsgremien ein Problem. Jeder dritte Manager gibt an, dass in seinem Unternehmen Personen mit Entscheidungen befasst sind, deren Auswirkungen sie überhaupt nicht berühren. In drei Vierteln der Unternehmen müssen mehrere Gremien zustimmen, bevor eine Initiative umgesetzt werden kann. In 68 Prozent der Fälle werden Entscheidungsvorlagen mit Rückfragen und der Bitte um zusätzliche Informationen beantwortet.
Für die Untersuchung hat die Unternehmensberatung den KB&P-Performance Score entwickelt, bei dem die teilnehmenden Unternehmen nach Kriterien wie Zielerreichung, Planeinhaltung und Veränderungsfähigkeit bewertet und vergleichbar gemacht wurden. Vergleicht man das am besten bewertete Viertel der Teilnehmer mit dem schwächsten, so zeigen sich teilweise deutliche Unterschiede.
Bei High-Performern werden in Abstimmungsschleifen und Besprechungen in der Regel nur Personen einbezogen, für deren Arbeit das zu entscheidende Thema tatsächlich relevant ist. Nur 16 Prozent des besten Viertels beklagen, dass Unbeteiligte in wichtigen Gremien sitzen. Bei schwach performenden Unternehmen bemängelt dagegen nahezu jeder zweite Befragte, dass Personen unnötig in Entscheidungen eingebunden werden.
Besprechungen mit fehlender Vorbereitung
High-Performer zeichnen sich zudem durch eine ergebnisorientiertere Meetingkultur aus. Zwar wird auch bei 35 Prozent der starken Unternehmen die fehlende Vorbereitung als häufiges Problem genannt – immer noch ein hoher Wert. Bei den schwachen sind es jedoch 56 Prozent.
Noch deutlicher fällt die Differenz bei Fragen der Gesprächsführung aus: Drei Viertel der Top Performer bestätigen, dass in ihrem Unternehmen Meetingregeln, die zu einer ergebnisorientierten Diskussion führen sollen, eingehalten werden. Demgegenüber sehen mehr als die Hälfte der Low-Performer Defizite in deren Einhaltung. „Meetingkultur ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit und des Anstands, sondern ein wesentlicher Treiber der Performance des gesamten Unternehmens“, so Dr. Torsten Lund, Managing Partner bei Kampmann, Berg & Partner.
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