Die A-L-P-E-N-Methode: Eine effektive Art des Zeitmanagements
Die A-L-P-E-N-Methode ist eine Vorgehensweise im Zeitmanagement, ist sehr wirksam, und man erreicht schnelle Erfolge. Bei dieser Methode, die Lothar J. Seiwert erfunden hat, stellt man zu Beginn des Tages einen schriftlichen Tagesplan auf, der aus 5 Punkten besteht.
- A: Aufgaben niederschreiben
- L: Länge einschätzen
- P: Pufferzeiten einplanen
- E: Entscheidungen treffen
- N: Nachkontrolle
1. Aufgaben niederschreiben
Auf einer To-do Liste werden alle Arbeiten, die anstehen, niedergeschrieben. Hierbei ist die Reihenfolge unwesentlich. Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Ihnen zum Erledigen einfallen. Ratsam ist es, dies einen Tag vor dem Arbeitstag zu machen. Alles was am Vortag liegen geblieben ist, wird am Ende des Arbeitstages auch auf der Liste – zunächst ungeordnet – aufgeführt.
2. Länge einschätzen
In diesem Arbeitsschritt sollten Sie die zu erwartende Zeitspanne für jede Aufgabe festlegen. Beachten Sie dabei, dass Sie aufgrund Ihrer Erfahrungswerte einen realistischen Zeitaufwand einkalkulieren und dabei einen nicht zu engen Zeitrahmen setzen. Termine sollten hierbei mit genauen Uhrzeiten niedergeschrieben werden.
3. Pufferzeiten mit einkalkulieren
Pufferzeiten sind wichtig, weil niemand den ganzen Tag lang 100 % leistungsfähig ist. In den Pufferzeiten, die Sie einplanen, fallen keine Aktivitäten an. Diese Pufferzeiten nutzen Sie, um Aufgaben, die länger dauern als vorhergesehen, zu erledigen oder auch um eine Pause zum Durchschnaufen zu machen. Die Regelung sollte immer 60 : 40 sein. Das heißt, 60 Prozent der Zeit ist verplant, 40 Prozent der Zeit ist Puffer.
4. Entscheidungen treffen
Hier müssen Sie entscheiden, was Sie für wichtig halten und was für unwichtig. Ratsam ist es hierbei, nach der Eisenhower-Methode zu verfahren. Diese Methode ist auf den amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückzuführen. Er, der den ganzen Tag viel zu tun hatte, kategorisierte die zu erledigenden Aufgaben in vier Vorgänge:
- Dringend und wichtig
- Dringend, aber unwichtig
- Nicht dringend, aber wichtig
- Nicht dringend und unwichtig
Hierbei gelten folgende Regeln: Sind die Aufgaben dringend und zugleich wichtig, müssen Sie sie sofort selbständig erledigen. Bei dringenden, aber unwichtigen Aufgaben, sollten sie diese an Mitarbeiter delegieren, die diese Aufgaben für Sie erledigen. Bei den nicht so dringenden Aufgaben, die allerdings wichtig sind, sollten Sie einen expliziten Termin festsetzen, wann Sie die Aufgaben in Angriff nehmen. Die nicht dringlichen und unwichtigen Aufgaben fallen ganz unter den Tisch, weil sie unwichtig sind.
5. Nachkontrolle
Bei der Nachkontrolle sollten Sie Ihren Tagesablauf noch mal kontrollieren. Vielleicht haben Sie beim ersten Mal anwenden der A.L.P.E.N-Methode festgestellt, dass Sie für gewisse Aufgaben doch länger benötigen, als Sie vorher dachten. Überdenken Sie noch mal Ihren Tagesablauf nach der A.L.P.E.N.-Methode, und seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst: Haben Sie den Tag über so Ihre Arbeit erledigt, dass Sie am Abend ungestreßt aus dem Büro kamen? Wenn nicht, sollten Sie vielleicht andere Pufferzeiten einplanen oder andere Prioritäten setzen.
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