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Das Pareto-Prinzip: Zeitmanagement mit der 80/20-Regel

Das Pareto-Prinzip begründete der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts stellte er fest, dass 20% der italienischen Familien über 80% des italienischen Volksvermögens besitzen. Auch auf andere Bereiche kann dieses prozentuale Verhältnis übertragen werden. Zum Beispiel kommt es bei Besprechungen im Arbeitsleben in 20% der besprochenen Zeit zu 80% der Beschlüsse. Das bedeutet, dass bereits eine kleine Menge den Gesamtwert bestimmt, und die weitaus größere Menge den Gesamtwert nicht großartig beeinflusst.

Daraus leitete sich auch das Pareto-Prinzip für das Zeitmanagement ab. Wenn man seine Arbeitszeit effektiv nutzen will, ist es wichtig zu wissen, dass 20% der Tätigkeiten so entscheidend sind, so dass man 80% der Ergebnisse erzielen kann.

Beim Pareto-Prinzip teilen Sie Ihre Aufgaben folgendermaßen ein:

  1. Welche Aufgaben müssen erledigt werden, damit in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielt werden?
  2. Welche Aufgaben erzielen in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse?

Bei dieser Methode des Zeitmanagements ist das Wort Perfektionismus tabu. Meist stehen im Arbeitsalltag viele Aufgaben an, und wer alles 100% richtig und sorgfältig machen will, verschwendet unnötig Zeit. Das heißt jetzt nicht, dass eine Aufgabe nicht vollständig erledigt werden soll: Ein Graphiker, der nur eine halbe Graphik an seinen Auftraggeber abgibt, hat seinen Auftrag nicht vollständig erledigt. Sie sollten vielmehr Ihre perfektionistischen Ansprüche zurückschrauben. Deswegen ist auch hier die Priorisierung Ihrer Tätigkeiten wichtig.

Von Bedeutung beim Pareto-Prinzip ist auch, dass man seine eigenen Stärken und Schwächen kennt. Diese setzen Sie dann gezielt ein. Entscheidend ist außerdem, dass Sie das Wichtige vom Unwichtigen trennen. Dadurch wissen Sie, wie man beim richtigen Einsetzen die optimalen Ergebnisse, d.h. 80% der Ergebnisse, erwirtschaften kann.