Was Sie beim Schreiben eines Newsletters beachten sollten
Texte sind neben Bildern und Grafik-Design ein wesentlicher Bestandteil jedes E-Mail-Newsletters. Ihnen kommt die Aufgabe zu, Aufmerksamkeit zu erregen, Informationen zu übermitteln und zu Reaktionen aufzurufen. Damit die Texte eines E-Mailings wirklich erfolgreich werden, gilt es einige Regeln zu beachten.
Das Team von LCOM Kommunikationsdienste hat diese in sieben Tipps übersichtlich zusammengestellt.
1. Der Text des Betreffs: Einer für alle
Gleich dem ersten Text eines Newsletters kommt besondere Bedeutung zu. Denn die Betreffzeile hat wesentlichen Anteil daran, ob der Empfänger die E-Mail öffnet. Somit spielt sie eine Schlüsselrolle für den Erfolg aller weiteren im Newsletter enthaltenen Texte. Natürlich wird man den Betreff nicht zuerst texten. Viel einfacher ist es, erst den kompletten Newsletter fertig zu stellen und dann in einem kleinen Brainstorming passende Betreffzeilen zu entwerfen. Bewährt haben sich Betreffzeilen, die den Leser neugierig machen oder zu einer Handlung auffordern.
2. Die Struktur: Gut gegliedert, übersichtlich und nutzenorientiert
Hat der Empfänger die E-Mail geöffnet, möchte er sich möglichst schnell einen Überblick darüber verschaffen, welche Inhalte (oder besser: welcher Nutzen) im Newsletter für ihn bereitsteht. Es gilt, auf eine übersichtliche Gliederung aller Texte im Newsletter zu achten. Überschriften helfen bei der Orientierung und grenzen verschiedene Inhalte voneinander ab. Ein Inhaltsverzeichnis erleichtert den Themenüberblick zusätzlich. Schreiben Sie die Texte immer nutzenorientiert und am Besten durch die „Brille“ des Lesers.
3. Die Newsletter-Artikel: Kompakt und überschaubar
Newsletter und E-Mails mit redaktionellem Inhalt bestehen häufig aus einer Reihe von einzelnen Artikeln und einem Editorial. Man sollte die Einzel-Artikel und das Editorial möglichst kompakt halten. So bleiben die Texte übersichtlich und gestatten ein schnelles Aufnehmen der Newsletter-Inhalte. Man sollte in der E-Mail selbst keine kompletten Artikel platzieren und stattdessen so genannte Teasertexte verwenden. Diese umreißen kurz den Artikel-Inhalt und wecken die Neugier des Lesers. Über einen Link gelangt der Empfänger dann zu einer Landing Page mit dem ungekürzten Artikel. Muss es doch einmal ein längerer Artikel sein, so gliedere man den Text in Sinnabschnitte. Wenn möglich, setzt man Zwischenüberschriften oder lockert den Fließtext durch Aufzählungen auf. Eine Zusammenfassung des Inhalts am Ende des Artikels ist besonders bei längeren Ausführungen sinnvoll. Hier wiederholt man stichpunktartig noch einmal die wichtigsten Aspekte des Textes.
4. Die Reihenfolge: Wichtiges zuerst
Sowohl in der Reihenfolge der Newsletter-Artikel, als auch in jedem einzelnen Artikel der E-Mail gilt: Wichtige Inhalte haben Vorrang. Die Newsletter-Beiträge sollten nach der Relevanz für den Leser sortiert werden. Der Artikel, den man für das „Zugpferd“ hält oder der für das Unternehmen den größten Stellenwert hat, verdient den ersten Rang. Er kann zum Beispiel als Top-Thema ausgelobt werden. Das kann schon ein Impuls für die Formulierung des Betreffs sein. Er kann auf das Top-Thema neugierig machen. Im Artikel selbst geht man ebenso vor. Wichtige Fakten nennt man zuerst. Den weiteren Artikel-Text kann man dann nutzen, um Inhalte zu vertiefen oder Details zu beschreiben.
5. Die Sätze: Kurz und verständlich
Texte für Online-Medien sollten an die besonderen Lesegewohnheiten am Bildschirm angepasst werden. Kurze Wörter sollten verwendet werden, zusammengesetzte Worte gilt es zu vermeiden. Für lange Begriffe sucht man am Besten nach kürzeren Alternativen. Hauptsätze in geringer Länge sind stets besser als Schachtelsätze, lange Satzkonstruktionen teilt man in mehrere Einzelsätze auf. Ungebräuchliche Fremdwörter sollten nicht benutzt werden. Substantivierungen sind ebenfalls schlecht – wenig anschauliche, „hölzerne“ Texte sind sonst die Folge. Die Verwendung von Verben garantiert für den Leser greifbare, werbewirksame Texte. Formulierungen erfolgen bevorzugt im Aktiv, nicht im Passiv. In jeden Text schleichen sich überflüssige Wörter ein, die keine Relevanz für Textverständnis oder Textaussage haben. Diese „Füllwörter“ entfernt man beim abschließenden Korrekturlesen. Dadurch erreicht man eine nochmalige Textoptimierung.
6. Saubere Sache: Damit Ihr Newsletter nicht als Spam eingestuft wird
Um Spam-Mails sicher zu identifizieren, scannen Spam-Filter auch die Texte von E-Mail-Newslettern. Beachten Sie folgende Tipps, um die Einstufung eines Newsletters als Spam zu umgehen. Begriffe vermeiden, die Spam-Verdacht hervorrufen könnten. Diese dürfen insbesondere nicht in der Betreff-Zeile vorkommen. Zu ihnen zählen häufig in Spam-Mails verwendete Wörter wie „Sofortgewinn“, „Eilig“, „Gewinnchance“ oder „Nebenverdienst“. Keine ganzen Wörter in Großschreibung sowie Ausrufungszeichen im Betreff verwenden und auch im übrigen Text damit sparsam ein. Ein ausgewogenes Text-Bild-Verhältnis beachten. Der Anteil an lesbar geschriebenem Text sollte mindestens doppelt so hoch sein wie der Bildanteil des Newsletters. Keine Inhalte aus Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Open Office direkt in den Newsletter kopieren, denn dabei werden unnötige Formatierungen in den Newsletter übertragen, die sich ebenfalls ungünstig auf die Spam-Einstufung auswirken können. Sicher ist es, den Text in einem einfachen Texteditor abzulegen und dann aus dem Texteditor zu übernehmen. Dabei werden keine Formatierungen übertragen.
7. Auf dem Prüfstand: Rechtschreibung, Grammatik, Verständlichkeit
Legen Sie die Texte nach Fertigstellung anderen Mitarbeitern oder Freunden zur Kontrolle vor. Neben der Prüfung von Rechtschreibung und Grammatik ist es auch wichtig, die inhaltliche Verständlichkeit der Ausführungen zu testen. Am besten dafür geeignet: Personen, die bisher keine Berührung mit dem im Text beschriebenen Sachverhalt hatten. Diese können die Verständlichkeit der Newsletter-Inhalte am Besten beurteilen
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