Führen Sie als Geschäftsführer schon oder managen Sie nur?
Viele Geschäftsführer arbeiten rund um die Uhr. Trotzdem haben viele das Gefühl, ihr Arbeitspensum nicht zu schaffen. Viele sind im Tagesgeschäft so sehr eingebunden, dass Sie ihre eigentlichen Aufgaben vernachlässigen. Sie arbeiten und managen viel, aber nehmen sich zu wenig Zeit für die wirklichen Unternehmens- und Führungsaufgaben.
Es wird zu wenig delegiert und es fehlt an der Einsicht, den Führungsaufgaben Prioritäten einzuräumen. Viele Geschäftsführer wissen, dass Führungsaufgaben wichtig, aber selten dringend sind. Trotzdem werden Sie von den Managementaufgaben, die meist dringend aber selten wichtig sind, überrollt. Genügend Zeit für Führungsaufgaben wird ein Geschäftsführer nur haben, wenn er konsequent delegiert und sein Verhalten, ob und wie er dringende und wichtige Tätigkeiten erledigt, täglich überprüft.
Was ist der Unterschied bei Geschäftsführern zwischen führen und managen?
Führen bedeutet, festlegen, wo es hingehen soll. Wenn Sie führen, beschäftigen Sie sich mit der Zukunft Ihres Unternehmens und Ihren Mitarbeitern. Sie arbeiten an der Vision Ihres Unternehmens, formulieren Ziele und Strategien. Sie denken über Innovationen, Positionierung und Kundennutzen nach und verbessern die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sie sprechen mit Ihren Mitarbeitern, diskutieren, informieren und begeistern. Beim Managen hingegen konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf Vorgänge, nicht auf Menschen oder die Zukunft: Es geht vielmehr um Tagesgeschäft, Verwaltung, Ressourcenzuteilung, Budgeterstellung, Kosten und Risikomanagement, Analyse und Kontrolle.
Bitte verstehen das richtig. Selbstverständlich müssen Sie als Geschäftsführer beides tun: Sie müssen führen und managen. Aber als Geschäftsführer ist es vor allem Ihre Aufgabe, den Überblick zu behalten, das große Ganze zu sehen und sich mit der zukünftigen Ausrichtung Ihres Unternehmens zu beschäftigen. Wenn Sie nicht führen, wer dann?
Als Geschäftsführer sollten Sie Ihre Tätigkeiten für Verwaltungs- und Sachaufgaben auf ein Minimum beschränken. Fachaufgaben werden von Fachkräften erledigt, also von Ihren Mitarbeitern und nicht von Ihnen. Sie sind keine Fachkraft sondern Führungskraft. Deshalb sollten Sie das operative Geschäft – soweit es geht – delegieren und es nur noch kontrollieren. Nur so haben Sie genügend Zeit für die Unternehmensführung.
Warum glauben Geschäftsführer zu wenig Zeit für Führung zu haben?
Es ist alarmierend. Die meisten Geschäftsführer verbringen weniger als 10 % ihrer Zeit mit Aufgaben der Unternehmensführung. Warum ist das so? Warum beschäftigen sich Geschäftsführer viel mit Verwaltungs- und Sacharbeitertätigkeiten anstatt sich auf Führungsaufgaben zu fokussieren? Fragt man die Betroffenen, kristallisieren sich drei Hauptgründe heraus: Fehlende Einsicht, Zurückhaltung beim Delegieren und das Problem, dass Führungsaufgaben meist wichtig, aber selten dringend sind.
Fehlende Einsicht bei Geschäftsführern
Manche Geschäftsführer, insbesondere aus dem industriellen Umfeld, fokussieren ausschließlich auf „Zahlen, Daten, Fakten“. Nur was messbar ist, ist für Sie entscheidend. Vision und Sinn eines Unternehmens? Unwichtig. Aus ihrer Sicht soll der, der Visionen hat, doch bitte zum Arzt gehen. Der Sinn eines Unternehmens ist für solche Geschäftsführer auch klar: Profit machen.
Diese Geschäftsführer haben nicht verstanden, wie motivierend eine gute Vision sein kann, wie wichtig gelebte Werte sind und dass der letztliche Sinn eines Unternehmens darin liegt, Kundennutzen zu stiften. Erst wenn der Geschäftsführer seine Vision und die darauf aufbauenden Strategien und Ziele kommuniziert und die Mitarbeiter davon überzeugt, werden alle in seinem Unternehmen an einem Strang ziehen. Ab diesem Zeitpunkt hat der Geschäftsführer eigenständig arbeitende, motivierte Mitarbeiter und kann Sacharbeiten wie auch Managementaufgaben vertrauensvoll delegieren.
Der „Zahlen-Daten-Fakten“- Geschäftsführer versteht das nicht. Er setzt keine Priorität auf Führungsaufgaben. Deshalb reibt er sich auch im „Mikro-Management“ des Tagesgeschäfts auf und beklagt die Demotivation sowie angebliche Unfähigkeit seiner Mitarbeiter.
Geschäftsführer sind oft zurückhaltend beim Delegieren
Einige Geschäftsführer waren in Ihrer früheren Tätigkeit als Fachkraft ausgewiesene Experten auf ihrem Gebiet. Sie tun sich häufig schwer damit, konsequent Sachaufgaben an Mitarbeiter zu delegieren. Als Gründe für eine Nichtdelegation führen sie meist an: „Die Aufgabe kann keiner so gut wie ich erledigen.“ oder: „Bis ich das meinen Mitarbeitern erkläre, habe ich es schneller selbst gemacht.“
Gehören Sie auch dazu? Bitte bedenken Sie: Beide Gründe sind fatal, da Sie sich auf diese Art und Weise nie genügend Freiraum für Führungsaufgaben schaffen. Zwar ist es wahrscheinlich richtig, dass Ihre Sachaufgabe beim ersten Mal des Delegierens nicht so schnell und vielleicht auch nicht so gut erledigt wird. Aber einmal müssen Sie mit dem Delegieren anfangen, da Sachaufgaben prinzipiell nicht vom Geschäftsführer erledigt werden sollten. Eine langsamere Bearbeitung und mögliche Fehler müssen Sie kurzfristig akzeptieren. Geben Sie die nötige Anleitung und geeignetes Feedback, so werden Sie erstaunt sein, wie schnell Ihre Mitarbeiter lernen. In der Regel wird die übertragene Sachaufgabe mittelfristig genauso gut und schnell bearbeitet, wie wenn Sie es gemacht hätten -manchmal sogar schneller und besser.
Natürlich gibt es auch solche Geschäftsführer, die ausgewählte Sachaufgaben gerne selbst übernehmen. Es sind die Sachaufgaben, die ihnen Spaß machen. Die Abarbeitung dieser Aufgaben geht häufig mit einem hohen Maß an Befriedigung einher. Hin und wieder eine solche Tätigkeit zu übernehmen wäre eigentlich nicht tragisch. Aber da Ihre Arbeitszeit meistens Ihren Engpass darstellt, sollten Sie die Erledigung solcher Sacharbeiten möglichst vermeiden. Auch demotiviert es Ihre Mitarbeiter, wenn Sie sich die attraktivsten Sachaufgaben rauspicken.
Dringlichkeit und Wichtigkeit
Führungsaufgaben sind häufig wichtig, aber nicht dringend. Managementaufgaben hingegen sind meist dringend aber selten wirklich wichtig. Warum ist das so? Managementaufgaben sind fast immer fremdbestimmt und haben einen Termin, beispielsweise braucht das Finanzamt Unterlagen, die Teilnahme an einer Messe muss entschieden werden oder ein Kunde benötigt dringend ein Angebot. Führungsaufgaben hingegen sind in der Regel selbstbestimmt und haben keinen festen Termin.
Viele Menschen haben nun die Tendenz, Dringendes, was nicht wichtig ist, selbst zu bearbeiten, anstatt es zu delegieren und Wichtiges, was nicht dringend ist, aufzuschieben. Das führt dazu, dass viele Geschäftsführer am Ende des Tages erkennen, dass Sie sich doch wieder nur mit dringenden Managementaufgaben beschäftigt haben. Trotz guten Vorsatzes haben sie wieder nicht die Zeit gefunden, die wichtigen Führungsaufgaben zu bearbeiten.
Wie bekommen Geschäftsführer mehr Zeit für die Unternehmensführung?
Geschäftsführer müssen konsequent priorisieren und delegieren. Dazu gehört ein gehöriges Maß an Eigendisziplin. Das umzusetzen fällt häufig schwer. Die folgenden Tipps helfen dabei.
1. Geschäftsführer sollten Wichtiges dringend machen
Da eine Führungsaufgabe meist wichtig, aber nicht dringend ist, wird deren Bearbeitung immer wieder verschoben. Sie können sich selbst überlisten, wenn Sie den Führungsaufgaben in Ihrer Planung fixe Termine setzen. Dadurch werden solche Führungsaufgaben automatisch dringend.
Manchmal reicht das aber nicht, da der Termin selbst- und nicht fremdbestimmt ist. In solchen Fällen hilft es, wenn Sie sich anderen gegenüber verpflichten, wenn Sie beispielsweise Ihren Mitarbeitern gegenüber terminliche Zusagen zur Abarbeitung einer Führungsaufgabe machen. Selbstverständlich müssen Sie diese Zusage auch unbedingt einhalten. Dafür stehen Sie mit Ihrem Wort. Durch die Terminierung und Verpflichtung anderen gegenüber machen Sie eine wichtige Führungsaufgabe dringend und die Wahrscheinlichkeit steigt stark an, dass Sie diese Aufgabe auch wirklich termingerecht bearbeiten. Sie haben es schließlich versprochen.
2. Geschäftsführer sollten Ziele setzen
Setzen Sie sich ein messbares Ziel. Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit wollen Sie in den nächsten 3 Monaten für Führungsaufgaben einsetzen? Übertreiben Sie es dabei nicht. Wenn Sie bisher nur 10 % Ihrer Zeit mit Führungsaufgaben verbracht haben, wird es wahrscheinlich kurzfristig schwer sein, auf 50 % zu kommen. Eine Erhöhung von 10 % auf 20 % ist aber durchaus realistisch.
Erfahrungsgemäß bringt es nichts, wenn Sie sich vornehmen, bereits in der nächsten Woche signifikant mehr Zeit für Führungsaufgaben einzuplanen. Ihr Terminkalender ist so voll, dass Sie das nur schwer schaffen werden. Setzten Sie sich das Ziel deshalb für einen 1-3 Monatszeitraum. Übrigens: Wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben, belohnen Sie sich. Sie haben es sich verdient.
3. Geschäftsführer sollten täglich protokollieren und visualisieren
Die wenigsten Geschäftsführer wissen, wie viel Prozent Ihrer Zeit Sie mit Führung- und wie viel mit Managementaufgaben verbringen. Die meisten haben nur eine sehr vage Vorstellung davon und unterschätzen, wie viel Zeit Sie tatsächlich mit unwichtigen Managementaufgaben und wie wenig mit Führungsaufgaben verbringen.
Fangen Sie deshalb heute noch an, täglich zu protokollieren, wie viel Stunden Sie am Tag mit Management- und wie viel mit Führungsaufgaben verbracht haben. Sie müssen hierfür nur zwei Zahlen am Ende des Tages protokollieren. Mehr nicht! Entweder Sie protokollieren Papier oder aber besser Sie nutzen eine Excel-Datei, mit der Sie Ihre Ergebnisse über einen längeren Zeitraum sogar visualisieren können.
Entscheidend ist, dass Sie das täglich tun, am besten abends kurz bevor Sie nach Hause gehen. Selbst wenn Sie sich doch wieder den ganzen Tag nur um Management gekümmert haben, so erkennen Sie das doch zumindest am Ende des Tages. Sie können sich dann vornehmen, Ihre Zeiteinteilung am nächsten Tag zu optimieren. Erkennen und Bewusstmachen ist der erste Weg zur Besserung.
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