Digitalisierung

5 Features für eine digitalere HR-Abteilung dank elektronischer Personalakten

Von Gunther Ebert
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Elektronische Personalakten werden immer wichtiger. Die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche erfasst auch die Arbeitswelt und damit die Personalabteilung: von flexiblen Arbeitsmodellen wie Home Office über Recruiting-Prozesse auf Online-Portalen bis hin zur Förderung digitaler Mitarbeiter-Kompetenzen. Wollen Personalverantwortliche diesen wachsenden Anforderungen gerecht werden, müssen sie ihre administrativen Abläufe verschlanken.

Einfach und gut: Mit digitalen Personalakten werden alle Daten elektronisch bereitgestellt. Foto: ©.shock/Depositphotos.com

Zum Beispiel durch elektronische Personalakten ist dies möglich. Gunther Ebert ist Manager ECM Products bei der forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus. Er erklärt, welche Funktionen eine digitale Personalakten-Lösung mitbringen muss, damit sie HRM-Prozesse nachhaltig optimieren kann.

Personalakten beinhalten alle für HR-Verantwortliche relevanten Daten zu einem Mitarbeiter: Anstellungsverträge, Gesprächsprotokolle, Lohn- und Gehaltsdaten und vieles mehr. Die sachgemäße Lagerung dieser zahlreichen sensiblen Dokumente stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Setzt das Unternehmen aber eine digitale Personalakten-Lösung ein, werden alle Daten elektronisch bereitgestellt: zentralisiert, zeit- sowie ortsunabhängig und leicht durchsuchbar. Die folgenden fünf Funktionen sind für eine digitale Personalakte essenziell:

1. Wiedervorlage: Eine Funktion zur Wiedervorlage garantiert, dass HR-Mitarbeiter wichtige Fristen nicht aus den Augen verlieren. Eine E-Mail-Benachrichtigung erinnert rechtzeitig an anstehende Termine.

2. Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können Mitarbeiter beispielsweise Serienbriefe wie Mitarbeiter-Rundschreiben zeitsparend direkt in den Personalakten erstellen und ablegen.

3. Volltextsuche: Um Dokumente problemlos auf bestimmte Schlagworte prüfen zu können, sollte eine OCR-Texterkennung dafür sorgen, dass alle eingescannten Schriftstücke leicht durchsuchbar sind.

4. Vertragserstellung: Standardisierte Anstellungsverträge werden am besten über ein Tool zur Vertragserstellung gemanagt, mit vordefinierten Feldern und dynamischen Textbausteinen.

5. Aufgabenverwaltung: Über Templates können Personalverantwortliche immer gleiche Abläufe, etwa die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit, unkompliziert verwalten und tracken.

Weblinks zum Thema:
Whitepaper „Aktiv gestalten statt nur verwalten“

Über den Autor

Gunther Ebert Gunther Ebert ist Manager ECM Products bei der forcont business technology gmbh, ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus. forcont bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP. forcont.de
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