Rote Karte für Digitalmuffel

Fünf Gründe, Ihren Betrieb jetzt digital aufzurüsten

DmitryPoch

Die Digitalsierung ermöglicht effizienteres Arbeiten. Foto: ©DmitryPoch/Depositphotos.com

So gewinnt das Schlagwort „digital“ immer mehr an Bedeutung. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmer ist es oft schwierig, sich dem Thema Digitalisierung zu nähern. Etwa wenn sich das Kerngeschäft um analoge Dienstleistungen dreht, die auf den ersten Blick nicht digital umzusetzen sind, ist vielen nicht klar, was Digitalisierung hier eigentlich bedeuten soll.

Doch keine Sorge, Sie müssen weder eine fertige Digitalstrategie aus dem Ärmel zaubern, noch mit den aktuellen Marktgiganten mithalten. Fangen Sie zunächst an, zu überlegen, welche Arbeitsprozesse digital unterstützt werden können und dabei eine echte Arbeitserleichterung bewirken. Tasten Sie sich an die Technologien heran und schauen Sie, wie Sie sich die Daten, die dabei entstehen, zunutze machen können. Haben Sie dabei auch immer Ihr Branchenumfeld im Auge. Vielleicht können Sie hier von bereits gemeisterten Herausforderungen lernen und sich an guten Beispielen orientieren. Packen Sie es an!

1. Effizienteres Arbeiten

Sicher haben viele digitale Technologien schon längst Einzug in Ihren Alltag gehalten. Denken Sie nur einmal daran, wie Ihr (Arbeits-)Tag vor 20 Jahren ohne Smartphone abgelaufen ist. Heute erleichtern Apps vor allem organisatorische Aufgaben ungemein. Genauso können Sie sich bei den täglichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben in Ihrem Unternehmen helfen lassen. Angenommen, Sie haben viele Mitarbeiter im Außendienst: hier kann schon ein Online-Terminkalender, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben, Logistik und Koordination erheblich vereinfachen.

Haben Sie einen großen Kundenstamm und exzellenter Kundenservice ist Ihnen sehr wichtig? Dann werden Sie nicht umhinkommen, eine zentrale Kundendatenbank anzulegen und diese penibel zu führen. Hier können alle relevanten Mitarbeiter vom Support bis zum Vertrieb Vorgänge nachverfolgen und Ihre Kunden so optimal betreuen.

Gehen Sie so Ihre Arbeitsprozesse durch und entwickeln Sie Ideen, wo Sie digitale Unterstützung nutzen können.

2. Zeit und Geld sparen

Eingesparte Arbeitszeit senkt automatisch Kosten. Häufige Zeitfresser finden sich in Verwaltungsaufgaben, aber auch bei der Koordination und Kommunikation. Die bereits erwähnte Kundendatenbank verkürzt Support-Zeiten, da alle wichtigen Informationen direkt abrufbar sind. Auch längerfristig macht sich eine gut geführte Dokumentation bezahlt. So können Sie beispielsweise erkennen, welche Fragen immer wieder auftauchen, und entsprechend einen guten FAQ-Bereich auf der eigenen Webseite einrichten.

Schauen Sie nach Tools oder anderen digitalen Hilfsmitteln, die Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit vereinfachen. Zur schnelleren Kommunikation mit Kunden können Sie in Ihrem Unternehmen moderne Kommunikations-Tools, wie etwa WhatsApp-Business, einrichten. Sie ersparen Ihren Kunden damit wertvolle Zeit in der Telefonwarteschleife, vor allem aber bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit, einkommende Anfragen gebündelt zu beantworten und nicht durch Anrufe im Arbeitsfluss gestört zu werden. Möglicherweise kann ein solches Tool auch einen 24h-Notdienst erleichtern, da die Mitarbeiter in Bereitschaft flexibler reagieren können. Überlegen Sie auch, welche Tools Ihre Planung unterstützen könnten. Lager- und Logistikkosten lassen sich mit einer intelligenten Warenwirtschaft senken, da Lagerhaltung und Materialbestellungen besser aufeinander abgestimmt werden können.

3. Digitale Auffindbarkeit

Auch hier sollten Sie immer aktuell und auf dem neuesten technischen Stand bleiben: pflegen Sie Ihren eigenen Internetauftritt. Selbst wenn es Ihnen für Ihr Tagesgeschäft noch zweitranging erscheint, sorgen Sie für Ihre digitale Präsenz. Eine funktionale Website bietet Ihnen nicht nur eine ganze Reihe der unterstützenden digitalen Funktionen, wie Terminkalender oder Kontaktformular, sondern sorgt auch dafür, dass Ihr Unternehmen Teil des digitalen Marktes wird. Nur so können Sie von Interessenten auch online gefunden werden – die Gelben Seiten verlieren vor allem unter den Digital Natives stetig an Bedeutung. Diese Zielgruppe, immerhin die kommende Generation Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Auftraggeber, ist es gewohnt, alles online und digital zu erledigen. Nutzen Sie Ihren Internetauftritt unbedingt für Ihre eigene Außendarstellung. Zeigen Sie Ihre Kompetenzen und stellen Sie Ihr Portfolio deutlich dar. So können Sie die Qualität Ihrer Aufträge verbessern und sich als interessanten Arbeitgeber sowie kompetenten Fachbetrieb präsentieren. Zudem können Sie Ihre Reichweite immens steigern – zum Beispiel, wenn Sie als Händler sich mit einem Onlineshop auf Ihrer Website neue, bisher unerreichte Zielgruppen fernab Ihrer Laufkundschaft erschließen.

4. Wertvolle Daten nutzen

Alles, was digital geschieht, erzeugt Daten, und aus diesen sollten Sie Wert schöpfen. Innerhalb Ihres Unternehmens entstehen Daten, zum Beispiel zum Besucherstrom auf Ihrer Website. Dieser gibt Ihnen Aufschluss über Leseverhalten, Besuchsdauer, Suchverhalten oder Download-Zahlen. Sie können hieraus Rückschlüsse daraus ziehen, was Ihre Kunden interessiert, welche Angebote Sie noch weiter ausbauen sollten und welche Services Sie noch anbieten könnten und auch, welche Seiten nicht gesucht oder gefunden werden. Ähnliches gilt für die sozialen Medien: Sie können hier wertvolle Informationen zu Ihrer Zielgruppe finden und im direkten Kundenkontakt auf die Wünsche und Probleme Ihrer Kunden eingehen.

Auch auf der fachlichen Ebene entwickeln sich Technologien in rasantem Tempo. Einige noch so analoge Branchen sind in den letzten Jahren digital überrollt worden – denken Sie an das vielzitierte Beispiel Netflix, das Videotheken komplett ihrer Grundlage beraubt hat. So düster muss die Zukunft Ihres Unternehmens natürlich nicht sein, jedoch sollten Sie die Entwicklungen im Auge behalten. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel zum produzierenden Gewerbe gehört, so sind hier bereits viele Geräte und Maschinen internetfähig und vernetzbar. Hier sollten Sie mit den Schnittstellen umgehen und die Daten auswerten können. Diese lassen sich nicht nur zur besseren Auslastung Ihrer Anlagen nutzen, sondern sie liefern Ihnen möglicherweise auch wertvolle Informationen aus erster Hand, die Sie für eine Weiterentwicklung einsetzen können.

Je mehr Datenquellen Sie überblicken und analysieren müssen, umso wichtiger wird es dann aber auch sein, sorgfältig bei der Datensammlung zu filtern. Häufen Sie keine unnötigen Datenberge an, sondern entwickeln Sie ein Gefühl dafür, welche Daten wirklich von Nutzen sind. Umso wichtiger wird dann auch eine Datenstrategie, denn die Analysen sollten ja ineinandergreifen und abgestimmt sein. Einzelne Datensilos erzeugen mitunter mehr Arbeit als Nutzen, da an verschieden Stellen manuell abgeglichen werden muss.

5. Unterstützung von der öffentlichen Hand

Vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es an Kapazität und Kompetenz, sich strategisch und umfassend mit dem Thema Digitalisierung auseinanderzusetzen, schließlich wird jede Hand im Tagesgeschäft gebraucht. Nicht wenige Unternehmer sehen sich hier vor einer großen Hürde und wissen nicht so recht, wie sie vorgehen sollen. Einer der wichtigsten großen Schritte ist hier der Internetauftritt. Mit diesem bilden Sie die Grundlage für Ihre eigene digitale Präsenz, nach außen und nach innen für Ihr Unternehmen. Je mehr Funktionen abgedeckt werden können, umso zentraler ist die Handhabung als Schnittstelle für die digitalen Prozesse. Keine Sorge, Sie müssen nicht gleich einen Digitalstrategen oder einen Chief Intelligence Officer einstellen oder gar selbst zu einem werden – Sie können sich weiterhin auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren. Holen Sie sich Hilfe von öffentlicher Hand: auf Bundes- und Länderebene gibt es zahlreiche Beratungsstellen und Förderprogramme, beispielsweise das Fördermodell des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. In Hessen können Unternehmen im sogenannten Digitalisierungs-Check ihren individuellen Digitalisierungs-Reifegrad testen.


Über den Autor Steffen Heym

Steffen Heym ist Geschäftsführer der web4business – Digitale Service Agentur GmbH. Er studierte Marketing und International Business in Berlin und London. Während seiner beruflichen Laufbahn bei MTV Networks, KPMG, IBM, ARTE und der Deutschen Telekom konnte er sich insbesondere auf die Bereiche digitale Transformation, Marketing und Kommunikation spezialisieren. Bis vor Kurzem war er als CMO Mitglied der Geschäftsführung der Content Management AG. Bei der 100%igen Tochter web4business – Digitale Service Agentur GmbH verantwortet Steffen Heym die Geschäftsbereiche Marketing, Design & Service. www.web4business.de

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