Darauf sollten Sie achten

Auswahlkriterien für die richtige Buchhaltungssoftware

Von Onpulson Redaktion
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Die Unterstützung durch gute Buchhaltungssoftware erleichtert Unternehmern die Arbeit. Die Funktionsvielfalt sorgt für die Optimierung wichtiger Abläufe und trägt zur Zeitersparnis bei. Doch worauf sollten Sie bei der Wahl geeigneter Software achten? Auswahlkriterien betreffen die zentralen Funktionen, die wichtigsten Modulen sowie die Kosten. In Abhängigkeit der eigenen Anforderungen eignen sich verschiedene Softwarelösungen für unterschiedliche Herausforderungen.

Überblick zur Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Geeignete Buchhaltungssoftware soll Gründern und Unternehmern in erster Linie den Arbeitsaufwand minimieren. Zu diesem Zweck sollte sie einen guten Überblick über Rechnungen und Zahlen gewähren. Vermeidbare Fehler oder Versäumnisse von Fristen bleiben somit aus, was zur Zeitersparnis beiträgt. Buchhaltungssoftware ist sowohl für junge Unternehmer mit wenig Buchhaltungserfahrung als auch für größere, bilanzierungspflichtige Firmen von Vorteil. Lücken oder Versäumnisse in der Buchhaltung sind zu vermeiden, da im schlimmsten Falle ein Entzug der Gewerbeberechtigung droht. Bei Buchhaltungssoftware ist daher auf regelmäßige Updates zu achten, sodass Unternehmer auch hinsichtlich neuer rechtlicher Vorgaben oder geänderter Besteuerung auf dem neuesten Stand bleiben.

Bei der Auswahl sind zunächst die eigenen Anforderungen festzulegen. In Anbetracht von Faktoren wie Unternehmens-Rechtsform oder -größe können verschiedenartige Lösungen in Frage kommen. Davon hängt weiterhin der erforderliche Leistungsumfang beziehungsweise Modulumfang ab.

Bei der Auswahl sind rechtliche Aspekte von besonderer Bedeutung. Immer wichtiger wird beispielsweise Software, die GoBD-konform ist. Weiterhin spielt die technische Realisation bei der Auswahl eine wichtige Rolle. Hier kommen beispielsweise Cloud-Lösungen oder desktopbasierte Software in Frage. Daher sollten sich Unternehmen im Klaren darüber sein, welche der Möglichkeiten für die eigenen Anforderungen besser geeignet ist. Auch die Kosten sind ein Entscheidungsfaktor. Für grundlegende Aufgaben gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware, die jedoch bei größeren Herausforderungen an die Grenzen ihres Leistungsumfangs stoßen kann.

Die umfangreiche Buchhaltungs-Software Candis unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der wichtigsten Aufgaben. Dank künstlicher Intelligenz arbeitet Candis Smartbooks nach der Verknüpfung der Daten sowie der Weiterleitung der wichtigsten Dokumente weitgehend automatisiert.

Wichtige Pflichtfunktionen

Unabhängig von den individuellen Ansprüchen an die Buchhaltungssoftware existieren bestimmte Pflichtfunktionen, die eine solche Lösung in jedem Falle bieten muss.

Grundlegend ist die Möglichkeit zur Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle. Diese ist Pflicht gemäß der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sowie der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in elektronischer Form). Die Möglichkeit zur Erstellung des Jahresabschlusses ist ebenfalls Pflichtprogramm einer Buchhaltungssoftware. Der Umfang des Jahresabschlusses schwankt in Abhängigkeit der Rechtsform sowie der Umsätze und Gewinne. Während Freiberufler die vereinfachte Form der Gewinnermittlung in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) offensteht, benötigen andere Unternehmen eine Bilanz. Daher ist darauf zu achten, dass sich die Buchhaltungssoftware für die passende Form des Jahresabschlusses eignet.

Ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, so ist auch die Möglichkeit der Umsatzsteuererklärung obligatorisch. Pflichtfunktion ist auch die Anbindung an wichtige Schnittstellen. Beispielsweise sind monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen oder Jahresumsatzsteuererklärungen elektronisch an die Finanzamt-Steuersoftware ELSTER zu übermitteln. Steuerpflichtige Unternehmen und Arbeitgeber sind bereits seit 2005 zu dieser elektronischen Übermittlung verpflichtet.

Neben ELSTER sollte auch eine Schnittstelle zu DATEV vorhanden sein. Einige Unternehmer erledigen den größten Teil der Buchhaltung selbst über Buchhaltungssoftware, während der Jahresabschluss einem Steuerberater überlassen wird. DATEV-Schnittstellen ermöglichen die problemlose Weiterleitung der Buchungen an die Steuerfachleute.

Wesentliche Module einer guten Buchhaltungssoftware

Über die grundlegenden Funktionen hinausgehend zeigen sich erhebliche Unterschiede im modularen Aufbau der Softwarelösungen verschiedener Anbieter. Ein Blick auf die verfügbaren Module und eine Abstimmung auf die eigenen Anforderungen ist für Unternehmer daher von hoher Bedeutung.

Das grundlegende Modul jeder Buchführungssoftware ist das Standard-Modul zur Buchung von Geschäftsvorfällen. Dies umfasst eingehende und ausgehende Rechnungen. Verschiedene Ansätze unterschieden sich im modularen Leistungsumfang beispielsweise dahingehend, ob die vereinfachte EÜR im Fokus steht oder ob sie auf die für Kapitalgesellschaften verpflichtende doppelte Buchführung ausgelegt ist.

Eine wichtige Voraussetzung für die Buchführung ist die Rechnungsstellung. Diese der Buchführung vorausgehende Funktion sollte daher in einem Modul der Buchhaltungssoftware enthalten sein. Im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen ist auch das Mahnwesen von Bedeutung. Unbezahlte Rechnungen oder sonstige offene Forderungen behalten Unternehmer damit im Blick. Das Mahnwesen ist oftmals in einem Modul der Software integriert.

Wer Mitarbeiter beschäftigt, für den ist die Lohnabrechnung relevant. Wer die Entgeltabrechnung selbst in die Hand nimmt, benötigt daher ein Modul für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Vor der Rechnungsstellung ist zunächst die Erstellung von Angeboten zu erledigen. Auch für diese Aufgabe verfügen viele Softwarelösungen Module.

Je nach Größe und Umfang des Anlagevermögens einer Firma kann ein Modul zur Anlagenverwaltung wichtig sein. Ist ein solches bereits in der Buchhaltungssoftware enthalten, behalten Unternehmer einen Überblick über sämtliche ihrer Anlagen sowie deren Abschreibungswerte.

Abgerundet wird ein vollständiges Angebot an Modulen von einem Kassenbuch. Ein solches ist insbesondere von Bedeutung, wenn bestimmte Geschäftsakte in bar bezahlt werden. Da zahlreiche Unternehmer auf ein Kassenbuch angewiesen sind, ist es meist Bestandteil gängiger Buchhaltungssoftware.

Anspruchsvollere Softwarekonzepte verfügen darüber hinaus über Module zur Warenwirtschaft oder Lagerhaltung. Ebenso sind in einigen Lösungen auch Customer-Relationship-Systeme (CRM-Systeme) enthalten.

Buchhaltungssoftware und ihre Kosten

Typischerweise wird Buchhaltungssoftware als Lizenzprodukt angeboten. Im Hinblick auf die Abrechnung bedeutet dies, dass Kosten nicht einmalig, sondern jährlich anfallen. Dies hat seinen Grund in erster Linie in den regelmäßig durchzuführenden Updates. Diese sind in einem Bereich, der von häufigen technischen und juristischen Änderungen betroffen ist, wichtig. Nur wenn die Software auf dem aktuellen rechtlichen Stand ist, kann sie ein rechtssicheres Ergebnis gewährleisten. Weiterhin sind die Schnittstellen zur ELSTER und DATEV aktuell zu halten.

Es existieren viele kostenlose Buchhaltungssoftwares mit einem Basis-Angebot an Leistungen und Modulen. Für Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige ohne Umsatzsteuervoranmeldung können diese hinreichend sein. Für Buchhaltung im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist diese ebenfalls ausreichend. Bei anderen Buchhaltungsaufgaben stößt kostenlose Software meist jedoch an ihre Grenzen.

Zusammenfassende Tipps und Hinweise

Bei der Entscheidung für die passende Buchhaltungssoftware sollten Unternehmer zusammenfassend die folgenden Punkte berücksichtigen:

  • Eignung für die passende Form des Jahresabschlusses (in Abhängigkeit von Größe und Rechtsform)
  • Automatische rechtliche und technische Aktualisierung
  • Vorhandensein wichtiger Schnittstellen, insbesondere zu DATEV und ELSTER
  • DATEV-kompatible Kontenrahmen
  • Verfügbarkeit von Modulen für die eigenen buchhalterischen Herausforderungen (beispielsweise Kassenbuch)
  • Entscheidung für fest installierte oder webbasierte Softwarelösungen
  • Softwarekonzepte mit kostenlosem Testzeitraum ermöglichen, das Programm auf Eignung für die eigenen Anforderungen zu überprüfen
  • Supportleistungen, Einführungen und FAQ erleichtern den Einstieg

Fazit

Art und Ausmaß der Buchhaltung sind in Abhängigkeit der Rechtsform, Umsätze und Gewinne sehr verschieden. Doch gelten für Kleinunternehmer ebenso wie für bilanzpflichtige Unternehmen bestimmte Grundsätze. Die Pflichten gemäß der GoB und GoBD können Unternehmer mit einer durchdachten Buchführungssoftware auf deutlich erleichterte Weise erfüllen. Wer auf hinreichende Funktionalität und passende Module achtet, findet in Buchhaltungssoftware wertvolle Unterstützung.

Foto/Thumbnail: ©777546/Pixabay.com

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