10 Tipps, wie Sie Ihre Einkaufs-Kosten optimieren
Viele Unternehmen führten in ihrem Einkauf „knallharte“ Kostensenkungs-Programme durch – unter anderem bedingt durch die Finanzkrise. Deshalb erscheinen die Einsparpotenziale im Einkauf oft ausgereizt. Dies sind sie aber nicht.
Zumindest sind sie das nicht, wenn sich die Unternehmen mit ihren Lieferanten auf die Suche nach weiteren Einsparpotenzialen begeben und mit ihnen eine partnerschaftliche Kostenoptimierung (PKO) anstreben.
1. Motivieren Sie sich, Ihre Mitarbeiter und Lieferanten
Überlegen Sie sich mit Experten in Ihrer Organisation, bevor Sie Ihre Lieferanten kontaktieren, erste Wege, wie Sie gemeinsam die Kosten im Einkauf senken und Einsparungen erzielen könnten. Die konkrete Aussicht, gemeinsam die Kosten zu senken und die realisierten Einsparungen zu teilen, sollte außer Ihrer Mannschaft auch Ihre Lieferanten motivieren, nach weiteren Einsparmöglichkeiten zu suchen.
2. Verpflichten Sie alle Beteiligten darauf, gemeinsam die Kosten zu optimieren
Dazu reicht kein Telefonat und keine Zusage zwischen Tür und Angel. Schließen Sie mit Ihren Lieferanten eine schriftliche Übereinkunft – möglichst in Anschluss an einen ersten gemeinsamen Workshop, in dem Sie die „Hebel“, sprich Wege, zum Realisieren von Einsparungen im Einkauf definieren und die möglichen Einsparpotenziale zumindest schätzungsweise quantifiziert haben.
3. Einkaufsmanagement: Arbeiten Sie interdisziplinär
Wer schon viele Kosten eingespart hat, muss scharf nach- und querdenken, um weitere Einsparpotenziale zu finden. Am besten gelingt dies unternehmensübergreifend und incross-funktional zusammengesetzten Teams. In ihnen kommen erfahrungsgemäß die unterschiedlichen Aspekte entlang der Supply Chain zur Sprache und auch die „heißen Eisen“ werden thematisiert.
4. Halten Sie als Beschaffer das PKO-Team beisammen
Sorgen Sie dafür, dass alle Mitglieder des Teams, seien sie nun aus den Bereichen F&E, Produktion oder Logistik, durchgängig bei der Sache bleiben – d.h. das zum Beispiel das Thema „Einsparungen im Einkauf“ regelmäßig auf der Agenda der Meetings steht und die Teammitglieder nicht zu häufig wechseln. Das schafft die erforderliche Kontinuität und ermöglicht ein wirkliches Durchdenken der Einsparpotenziale.
5. Gewinnen Sie Sponsoren für jeden beteiligten Funktionsbereich
Die Sponsoren sollten aus der Vorstands- oder Bereichsleiterebene stammen, und die PKO-Teams sollen regelmäßig an sie berichten. Die Sponsoren haben unter anderem die Funktion, die erforderlichen (Grundsatz-)Entscheidungen zu treffen und mögliche Interessenkonflikte zwischen Personen und Bereichen, die sich beispielsweise aus der Neustrukturierung des Einkaufs ergeben, zu schlichten.
6. Wählen Sie geeignete Lieferanten aus, um die partnerschaftliche Kostenoptimierung umzusetzen
Geben Sie den Lieferanten den Vorzug, die für Sie von strategischer Bedeutung sind – entweder weil es wenige Alternativen gibt, oder weil sie einen hohen Anteil an Ihrem Beschaffungsvolumen repräsentieren. Erfahrungsgemäß ist das Einsparpotenzial bei komplexen Materialgruppen und bei den Dienstleistungen am größten.
7. Verlassen Sie den Pfad klassischer Beschaffungsstrategien und finden Sie gemeinsam mit Ihrem Lieferanten neue Wege
Vergessen Sie vorübergehend die eher kurzfristig angelegten Volumenkonzentrationen und „Bester Preis-Vergleiche“. Denken Sie statt dessen mit Ihren Lieferanten intensiv über mögliche Spezifikations- und Prozessoptimierungen oder ein grundlegendes Restrukturieren ihrer Beziehungen im Einkauf nach
8. Nehmen Sie das Programm- und Projekt-Management ernst
Einsparideen sind rigoros zu prüfen, und das Umsetzen der vereinbarten Sparmaßnahmen ist in allen involvierten Abteilungen genauestens zu überwachen.
9. Führen Sie ein Tracking-Tool ein, mit dem Sie die unterschiedlichen Phasen der Kostenoptimierung dokumentieren
Dieses „Tracking“ sollte von der Ideensammlung und deren Priorisierung, über deren Konkretisierung und endgültige Auswahl, bis hin zur Ideenumsetzung und Erfolgskontrolle beim Einkauf reichen.
10. Gehen Sie die partnerschaftliche Kostenoptimierung wirklich kooperativ an
Gehen Sie zumindest bei den Lieferanten, die für Ihr Unternehmen eine strategische Bedeutung haben, das gemeinsame Kostenoptimieren wirklich partnerschaftlich an. Beide Seiten müssen letztlich davon profitieren – sonst erlahmt oder fehlt die für die Umsetzung erforderliche Motivation. Bei einer guten Abstimmung gewinnen Sie, als Einkäufer, und Ihr Lieferant gleichermaßen und gemeinsam können sie auch in Zukunft Einsparungen im zweistelligen Bereich beim Einkauf erzielen.
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