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Der richtige Umgang mit sensiblen Unterlagen bei Kopier-Geräten

Von Dr. Sebastian Kraska
Am

Moderne Kopiergeräte nutzen Festplatten zur Zwischenspeicherung der kopierten Unterlagen. Die Daten auf diesen Festplatten werden in der Regel werkseitig nicht automatisch gelöscht. Das heißt: Auf den Festplatten der Kopiergeräte befinden sich die eingescannten Dateien der mit dem Gerät kopierten Unterlagen. Was Sie in Ihrem Unternehmen zur Sicherung ihrer Daten beachten sollten.

  1. Seien Sie sich bewusst, dass bei der Rückgabe von Leasing-Kopier-Geräten – aber auch bei der Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten – derzeit sensible Unterlagen das Unternehmen verlassen.
  2. Die meisten Kopier-Geräte-Hersteller bieten inzwischen – gegen Aufpreis – unter dem Stichwort „Data-Security-Kit“ einen Datenverschlüsselungsalgorithmus, der die auf der Festplatte verbliebenen Dateien sicher überschreibt.
  3. Kopier-Geräte von Herstellern, die Festplatten zur Zwischenspeicherung der eingescannten Dateien verwenden und keine sichere Datenlöschung sicherstellen können, sollten von ihrer Verwendung ausgeschlossen werden.

Es wird empfohlen, gerade bei Leasing-Kopier-Geräten, entsprechende „Data-Security-Kits“ nachzurüsten. Ebenfalls erforderlich ist eine datenschutzgerechte Entsorgung von Eigen-Kopier-Geräten, um einen Fremdzugriff auf Unternehmensunterlagen zu verhindern.

Über den Autor

Dr. Sebastian Kraska Herr RA Dr. Sebastian Kraska ist Gründer des privatrechtlichen Instituts für IT-Recht IITR, das mit verschiedenen Kooperationspartnern im Bereich Datenschutz tätig ist und Unternehmen bei der Bewältigung datenschutzrechtlicher Anforderungen unterstützt (Externe Datenschutzbeauftragte, Schulung interner Datenschutzbeauftragter, Datenschutz-Status-Analyse, Beratung im Datenschutzrecht).
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