Was Unternehmer über das neue SEPA-Verfahren wissen sollten
Der unbare Zahlungsverkehr ist aus dem unternehmerischen Alltag kaum noch wegzudenken. Allerdings müssen sich Selbständige, Unternehmer und Freiberufler ab 1. Februar 2014 auf einige Änderungen gefasst machen. Zu diesem Datum treten für den Zahlungsverkehr in Europa neue Richtlinien in Kraft, die eine Standardisierung und Vereinfachung der bisher national geregelten Zahlungsverkehrsformate beinhalten. Unter dem Begriff SEPA zusammengefasst, wird davon langfristig aber nicht nur der Business-to-Business-Zahlungsverkehr betroffen sein.
Auch im Geschäft mit Endverbrauchern sind flächendeckende Änderungen spätestens mit dem 1. Februar 2016 an der Tagesordnung. Berührt werden davon aber nicht nur Überweisungen, die Unternehmen und Verbraucher tätigen. In Zukunft muss sich jeder Unternehmer auch auf einige Neuerungen im Bereich des Lastschriftverfahrens einstellen, die gerade im E-Commerce auch kritisch kommentiert werden. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass SEPA gerade hier sehr deutliche Spuren hinterlassen wird.
SEPA – ein einheitlicher Zahlungsraum
Der Grundgedanke hinter SEPA ist recht einfach: Durch eine Restrukturierung und Zusammenfassung der Verfahren im unbaren Zahlungsverkehr sollen grenzüberschreitende Geldtransfers erleichtert werden. Bisher haben hier nationale Regularien das Bild bestimmt und unter anderem den geschäftlichen Zahlungsverkehr vor Herausforderungen gestellt. Viele Unternehmen, die Kundenbeziehungen nicht nur im Inland, sondern auch innerhalb Europas pflegen, mussten daher mit verschiedenen Daten- und Zahlungsverkehrsformaten arbeiten.
Sind beispielsweise die Unterschiede in puncto Bankleitzahl und Kontonummer zwischen Deutschland und Österreich noch recht gering, ist eine Überweisung nach Frankreich oder Schweden problematischer. In dem skandinavischen Land existiert zur Identifikation eines Zahlungsempfängers nur eine Kontonummer, deren Bestandteil die Identifikationsnummer der jeweiligen Bank ist. Gleichzeitig erreicht SEPA – das Akronym für Single Euro Payments Area – weitere Ziele. Da nicht nur das bisherige System zur Identifikation des Zahlungsempfängers, sondern auch Datenformate für die Abwicklung des unbaren Zahlungsverkehrs verändert werden, ist mit einer Verringerung von Konvertierungsfehlern zu rechnen.
Zudem eröffnen sich durch SEPA für Unternehmen neue Möglichkeiten in Bezug auf die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Unbare Überweisungen und Lastschriften von Filialen in einzelnen europäischen Ländern können in Zukunft über ein einziges Konto abgewickelt werden. Auf diese Weise lassen sich Zahlungsströme, die Firmen in der Vergangenheit parallel über jeweils nationale Konten abgewickelt haben, zusammenfassen. Und noch einen Vorteil hat SEPA: Im Zuge der Einführung des neuen Verfahrens hat sich ein Preisgleichheitsgebot etabliert. Entgelte für den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr und inländische Zahlungen sind identisch.
SEPA 2013 – lässt sich das Verfahren bereits nutzen?
Bisher haben weder Verbraucher noch Unternehmen die Auswirkungen des SEPA-Verfahrens wirklich zu spüren bekommen. Denn die einzig offensichtliche Neuerung hat eher versteckt Einzug gehalten – in Form von IBAN und BIC. Beides sind Identifikationsmerkmale für Zahlungsempfänger ähnlich der Kontonummer und Bankleitzahl. Verfügbar über die kontoführenden Institute, lassen sich zwar bereits heute damit Überweisungen und Lastschriften ausführen. Allerdings wird ein erheblicher Teil des unbaren Zahlungsverkehrs nach wie vor in den gewohnten Zahlungsformaten abgewickelt.
Und für Verbraucher wird sich daran bis 31. Januar 2016 auch nur wenig ändern. Denn in die SEPA-Verordnung ist die Option integriert, dass per nationalem Beschluss bis zu diesem Datum eine Übergangsfrist genutzt werden kann. In Deutschland wird die Situation daher so aussehen, dass Banken ihren Kunden die kostenlose Umwandlung von Bankleitzahl und Kontonummer in die IBAN anbieten können.
Im geschäftlichen Rahmen gestaltet sich die Situation allerdings etwas anders. Hier werden die neuen Regelungen zum 1. Februar 2014 verbindlich. Und damit müssen sich Unternehmen auch auf einige Veränderungen einstellen. Doch wie sehen diese konkret aus?
SEPA: Was erwartet Unternehmen?
Die wohl nachhaltigsten Veränderungen des SEPA-Verfahrens betreffen für Unternehmen nicht nur den unbaren Zahlungsverkehr per Überweisung, sondern auch das Lastschriftverfahren. Zwar behalten alte Lastschriften, die bis 31. Januar 2014 zustande kommen, ihre Gültigkeit. Das neue Lastschriftverfahren, welches ab Februar 2014 gilt, wertet den Verbraucherschutz aber deutlich auf – und wird für die Buchführung sicher zu einer Herausforderung.
Mit welchen Veränderungen ist im geschäftlichen Zahlungsverkehr aber im Detail zu rechnen? Ein wesentlicher Schritt ist die Umwandlung von Bankleitzahl und Kontonummer in die IBAN (International Bank Account Number), die ab 1. Februar 2014 als Identifikation für Zahlungsempfänger gilt (ausgenommen ist allerdings der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr, hier ist bis 1. Februar 2016 zusätzlich noch die BIC erforderlich). Zudem werden mit dem SEPA-Verfahren auch die alten Datenformate – etwa für das beleglose Einreichen von Buchungsanweisungen – abgelöst und durch das ISO 20022 XML Format ersetzt.
Unternehmen, die im täglichen Geschäftsverkehr Kundenzahlungen per Lastschrift einziehen, müssen zudem mit weiteren Neuerungen rechnen. Das bisherige Verfahren wird durch das SEPA-Lastschriftverfahren ersetzt. Letzteres trennt sich in zwei Bereiche – die SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit; im Wesentlichen für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen und Endverbrauchern) und die SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit). Zu einer besonderen Herausforderung dürfte hier das Basislastschrift-Verfahren werden, da es an besondere Bedingungen und Formvorschriften gebunden ist.
In Zukunft werden im Zusammenhang mit dem SEPA Core Direct Debit-Verfahren eine Gläubiger-ID und eine Mandatsreferenz benötigt. Letztere vergeben Unternehmen als Zahlungsempfänger für ihre Kunden selbst. Die Gläubiger-ID kann dagegen nur über die Bundesbank beantragt werden (http://glaeubiger-id.bundesbank.de). Und noch eine Neuerung wartet auf Firmen im Lastschriftverfahren für den Endverbraucher: Eine Lastschrift erlangt ihre Gültigkeit erst durch deren Unterschrift. Eine Tatsache, die durchaus Anlass zu kritischen Fragestellungen gibt. Gerade im Online-Versandhandel wird des Öfteren der unbare Zahlungsverkehr im Rahmen des Lastschriftverfahrens abgewickelt. Die vor dem Hintergrund des SEPA-Verfahrens nötige Unterschrift dürfte mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu führen, dass Lastschriften hier in ihrer Bedeutung in den Hintergrund treten. Denn deren schriftliche Bestätigung würde einen erheblichen Mehraufwand bedeuten, der sich auch auf die Versandabwicklung auswirkt.
Tipp: SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift unterscheiden sich gerade im Bereich des Verbraucherschutzes deutlich voneinander. Unternehmen müssen im B2B-Zahlungsverkehr weniger strikte Hürden und Formvorschriften einhalten – haben es hier also deutlich leichter.
Die Buchführung im einheitlichen Euro-Zahlungsraum
Mit der Einführung des SEPA-Verfahrens soll der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr vereinfacht werden. Betroffen ist aber nicht nur eine Handvoll Unternehmen, die in der gesamten Euro-Zone aktiv sind. Vielmehr betreffen die Umstellungen auch Klein- und Einzelunternehmen oder Freiberufler. Denn das SEPA-Verfahren wird ab 1. Februar 2016 flächendeckend für alle Bankkunden gelten.
Es stellt sich die Frage, inwiefern Gewerbetreibende ihre Buchführung an die neuen Regelungen anpassen müssen? Da Kontonummer und Bankleitzahl zukünftig in der IBAN aufgehen, müssen in jedem Fall die Datensätze zu Lieferanten, Geschäftspartnern usw. aktualisiert werden. Gleichzeitig sollte – damit es zu keinen Schwierigkeiten mit Zahlungen von Kunden kommt – in der Rechnungstellung bereits früh mit der eigenen IBAN gearbeitet werden.
Tipp: Da durch das SEPA-Verfahren neue Datenformate für die elektronische Einlieferung von Überweisungen etc. eingeführt werden, ist ein zeitlicher Puffer für die Umstellung der Buchführungssoftware empfehlenswert. Unternehmen sollten sich mit ihren IT-Dienstleistern/den Softwareentwicklern in Verbindung setzen, um zu klären, wie die neuen Herausforderungen gelöst werden und zeitig genug damit beginnen, die Stammdaten ihrer Kunden/Auftraggeber zu aktualisieren.
Lastschriftverfahren: Verbraucherrechte treten in den Vordergrund
Bezüglich der Buchhaltung/Buchführung zu einem besonderen Aufwand dürfte für Unternehmen in Zukunft das SEPA Core Direct Debit-Verfahren werden. Der Grund: Verbraucherrechte werden durch die neuen Regelungen in besonderer Weise gestärkt. So müssen Unternehmen Verbraucherlastschriften beim ersten Einzug 5 Bankarbeitstage bzw. bei einem wiederholten Einzug 2 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstag einreichen (für die Firmenlastschrift gilt eine Frist von einem Bankarbeitstag). Zusätzlich sind Zahlungspflichtige einer SEPA-Basislastschrift mindestens 14 Tage vor deren Fälligkeit – sofern keine abweichenden Regelungen vereinbart werden – über den Einzug des Zahlungsbetrags zu informieren. Die Informationspflichten gehen aber noch weiter, denn es müssen neben dem Betrag auch die Gläubiger-ID, die SEPA-Mandatsreferenz und der Abbuchungszeitpunkt in der Pre-Notification enthalten sein. Insgesamt dürften die Neuregelungen zu einem Mehraufwand in der Verwaltung und Betreuung von Lastschriften führen. Eine Tatsache, die Unternehmen ernst nehmen sollten. Genügen die Lastschriften den Formvorschriften nicht, dehnt sich der achtwöchige Erstattungsanspruch auf ganze 13 Monate aus.
IBAN – die Kontonummer der Zukunft
Die International Bank Account Number gehört zu den spürbarsten Änderungen, die das SEPA-Verfahren mit sich bringt. Vor dem Hintergrund, dass IBAN-Nummern in Deutschland 22 Stellen besitzen (vorgesehen sind im Regelwerk bis zu 34 Stellen), sehen Verbraucher und Unternehmen die Neuerung eher skeptisch. Betrachtet man die IBAN allerdings genauer, ist ein Teil der Vorbehalte nicht angebracht. Wirklich neu sind nur die ersten vier Stellen. Hierbei handelt es sich um eine je zweistellige Länderkennung sowie eine Prüfziffer. Anschließend enthält eine IBAN die Bankleitzahl sowie die zehnstellige Kontonummer. Die neue Kontonummer ist also nur in Teilen neu. Zudem müssen Unternehmen zumindest vorerst nicht befürchten, dass Zahlungen von Endverbrauchern, die nach dem 1. Februar 2014 noch die alte Bankleitzahl und Kontonummer nutzen, nicht bei ihnen ankommen. Die SEPA-Verordnung räumt den Teilnehmerländern einen gewissen Gestaltungsspielraum ein, der Banken die kostenlose Konvertierung in das dann übliche Format erlaubt.
SEPA: Europa wächst weiter zusammen
Schnell und einfach ohne Hindernisse oder Grenzen den unbaren Zahlungsverkehr abwickeln – was lange nur ein Wunsch war, rückt mit SEPA in greifbare Nähe. Unternehmen müssen sich allerdings auf diverse Neuerungen einstellen, wenn es um die Einführung einheitlicher Zahlungsverkehrsstandards geht. Große internationale Unternehmen werden langfristig aber davon profitieren. Bevor es allerdings soweit ist, wird im Bereich der Buchführung eine nicht unerhebliche Mehrarbeit gefragt sein. Zudem sollten Unternehmen vor dem Hintergrund der neuen Regeln zum Lastschriftverfahren im Auge behalten, welche Auswirkungen SEPA auf Zahlungen mit der Kredit- oder der EC-/Girokarte hat. Denn das elektronische Lastschriftverfahren, auf welches besonders der Handel setzt, bleibt nach derzeitigem Stand nur bis Ende Januar 2016 nutzbar – und muss dann durch eine Alternative ersetzt werden.
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