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Fluktuationsrate reduzieren

Wie Sie erfolgreich Bleibegespräche mit Ihren Mitarbeitern führen

Von Joachim Schönberger
Am

Zuweilen bekommen Führungskräfte mit, dass ein Leistungsträger das Unternehmen verlassen möchte- dann empfiehlt es sich, mit dem Mitarbeiter ein Bleibegespräch zu führen. Einige Tipps zum Vorbereiten und Führen solcher Gespräche.

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Versuchen Sie durch ein Bleibegespräch Mitarbeiter, die den Job wechseln möchten, zu halten. Foto: ©Nomadsoul1/Depositphotos.com

Deuten Warnsignale darauf hin, dass ein wichtiger Mitarbeiter kündigen möchte, sollte sein Chef oder Vorgesetzter ein Bleibegespräch mit ihm führen. Ein solches Gespräch hat drei Ziele:

  • erkunden, ob die Vermutung richtig ist. Wenn ja:
  • herausfinden, wie weit sich der Mitarbeiter mental bereits vom Unternehmen entfernt hat
  • und ob er noch „zurückgeholt“ werden kann. Und erneut, wenn ja:
    ihn zum Bleiben motivieren.

Bleibegespräch vorbereiten

Vor dem Gespräch sollten Sie als Führungskraft und/oder Arbeitgeber eine Selbstanalyse durchführen und sich fragen: Was habe ich als Führungskraft dazu beigetragen, dass der Mitarbeiter nicht im Unternehmen bleiben möchte? Gab ich ihm zum Beispiel ein Versprechen und hielt es nicht? Bin ich überlastet und gab ich meinen Stress an den Mitarbeiter weiter? Denn nicht selten sind emotionale Verletzungen der Grund, warum Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen möchten. Und haben Sie diese (unbewusst) bewirkt, beeinflusst dies auch die Atmosphäre im Bleibegespräch und dessen Erfolgsaussichten.

Erst danach sollten Sie Ihren Blick auf den Mitarbeiter richten und sich fragen:

  • Welche (weiteren) Ursachen könnte eine eventuell beabsichtigte Kündigung von ihm haben?
  • Was weiß ich über seine Präferenzen und Ziele im Beruf sowie sein Privatleben?

Manchmal ist das Ergebnis ernüchternd. Etwa, dass das Unternehmen dem Mitarbeiter keine angemessene Entwicklungsperspektive bieten kann. Oder dass aufgrund der quälenden Zusammenarbeit in den zurückliegenden Monaten das „Tischtuch“ sozusagen endgültig zerschnitten ist. Dann empfiehlt es sich, den Mitarbeiter ziehen zu lassen – so schade und teuer dies aufgrund der damit verbundenen Stellenvakanz auch ist.

Einladung zum Bleibegespräch

Angenommen, dies ist nicht der Fall. Dann sollten Sie den Mitarbeiter zu einem Bleibegespräch einladen. Sprechen Sie diese Einladung auf keinen Fall spontan oder en passant aus. Am besten gehen Sie zu ihm, wenn er alleine ist, und bitten ihn um ein persönliches Gespräch. Nennen Sie den Anlass nicht, wenn er danach fragt. Erwidern Sie stattdessen beispielsweise „Nichts Schlimmes, doch darüber würde ich gerne in Ruhe mit Ihnen unter vier Augen sprechen“, und vereinbaren Sie einen Termin. Das Bleibegespräch sollte in einem Raum geführt werden, der Ruhe und Vertraulichkeit gewährleistet. Und nehmen Sie sich Zeit, denn solche Gespräche nehmen oft einen unverhofften Verlauf.

Zum Beispiel, wenn der Beschäftigte „auspackt “ und Ihnen Dinge erzählt, die Sie zuvor nicht wussten.

Das Bleibegespräch beginnen

Teilen Sie zu Beginn des Bleibegesprächs dem Mitarbeiter Ihre Gedanken und Befürchtungen kurz mit. Denn der Mitarbeiter kennt den Gesprächsanlass ja noch nicht. Vermeiden Sie lange Vorreden, kommen Sie gleich zum Thema. Es empfiehlt sich, mit einer Ich-Aussage ins Gespräch einzusteigen, etwa: „Ich hatte in der letzten Zeit den Eindruck, dass Sie sich zurückziehen. Deshalb befürchte ich, dass Sie sich mental von uns verabschieden.“ Oder: „Unser Unternehmen ist zurzeit in einem großen Umbruch. Deshalb befürchte ich, dass Sie den Eindruck haben könnten, Ihr Arbeitsplatz sei nicht sicher und sich nach einer Job-Alternative umschauen.“

Starten Sie auf alle Fälle mit einer Ich-Aussage und äußern Sie dann Ihr Bedauern, falls Ihre Befürchtungen zuträfen: „Das fände ich schade, weil ich Sie als Mitarbeiter und Mensch sehr schätze und deshalb gerne halten möchte.“ Warten Sie anschließend, auch wenn es Ihnen schwerfällt, ab, bis der Mitarbeiter antwortet. Hören Sie ihm geduldig zu, was er Ihnen zu sagen hat. Stellen Sie maximal Verständnisfragen.

Mögliche Mitarbeiter-Reaktionen

Auf Ihren Vorstoß gibt es vier mögliche Mitarbeiter-Reaktionen:

Reaktion 1: Der Mitarbeiter versichert Ihnen glaubhaft, dass Ihre Befürchtungen unbegründet sind. Dann hat sich das Gespräch eigentlich zwar erledigt, trotzdem sollten Sie die Chance nutzen, Ihre Mitarbeiterbeziehung auf eine noch solidere Basis zu stellen. Beispielsweise indem Sie sagen: „Das freut mich. Trotzdem bitte ich Sie künftig, wenn Sie irgendetwas an Ihrer Arbeit stört, das Gespräch mit mir zu suchen. Denn wie bereits gesagt: Sie sind mir als Mitarbeiter wichtig.“

Reaktion 2: Der Mitarbeiter betont, Ihre Befürchtungen seien unbegründet. Sie glauben ihm aber nicht – zum Beispiel aufgrund seiner Körpersprache. Das ist oft der Fall, denn: Wechselwillige Mitarbeiter sprechen in der Regel ungern mit ihrem Chef über ihre Wechselabsicht, solange sie keine Jobalternative haben. Auch dann sollten Sie betonen, dass Sie sich hierüber freuen, weil der Mitarbeiter Ihnen wichtig ist. Danach sollten Sie das Gespräch wie ein normales Mitarbeitergespräch weiterführen, etwa indem Sie sagen: „Davon unabhängig, würde mich interessieren, wie zufrieden Sie mit Ihrer Arbeit sind.“ Das Ziel hierbei: Die potenziellen Gründe, warum der Mitarbeiter einen Arbeitgeberwechsel erwägen könnte, zu erkunden, um diese dann eventuell aufzulösen.

Reaktion 3: Der Mitarbeiter sagt, er erwäge, den Arbeitsgeber zu wechseln. Dann sollten Sie ihm zunächst für seine Offenheit danken und zum Ausdruck bringen, dass Sie dies als einen Vertrauensbeweis von ihm sehen und entsprechend mit der Information umgehen werden. Danach sollten Sie sich detailliert nach den Motiven für den angedachten Wechsel erkundigen, bevor Sie ihn fragen: „Was kann ich beziehungsweise kann das Unternehmen tun, damit Sie bleiben? Denn wie bereits gesagt: Sie sind ein wertvoller Mitarbeiter.“

Die Wunschliste des Mitarbeiters können Sie als dessen Chef oder Vorgesetzter aufnehmen und vorsichtig kommentieren, wenn ein Aspekt unmöglich erfüllbar ist. Die Praxis: Mangelnde Wertschätzung, eine schlechte Team- und Arbeitsatmosphäre sowie mangelnde Befriedigung bei der Arbeit sind, wenn es um das Halten und Binden insbesondere hochqualifizierter Mitarbeiter geht, meist größere Probleme als die Höhe des Gehalts.

Reaktion 4: Der Mitarbeiter sagt, er sei fest entschlossen, den Arbeitgeber zu wechseln. Auch dann sollten Sie dem Mitarbeiter zunächst für seine Offenheit danken und seine Motive für den Wechsel erkunden. Zuweilen gibt es persönliche Gründe: Beispielsweise ein Arbeitnehmer hat sich verleibt und möchte deshalb in eine andere Stadt ziehen. Dann können Sie ihm eigentlich nur alles Gute wünschen. Anders ist es, wenn ein Mitarbeiter etwa sagt, ein Familienmitglied sei ein Pflegefall geworden oder er selbst habe gesundheitliche Probleme, weshalb er seinen herausfordernden Job nicht mehr machen könne oder wolle. Dann gibt es in der Regel nur die Alternative, ihn ziehen zu lassen oder mit ihm auszuloten, welche Jobalternativen es in der eigenen Organisation gibt.

Wieder anders ist die Situation, wenn der geplante Wechsel in der aktuellen Arbeitssituation begründet ist. Zum Beispiel im schlechten Arbeitsklima, der hohen Arbeitsbelastung, den wenig befriedigenden Arbeitsinhalten oder der schlechten Bezahlung und den geringen Aufstiegs- und Entwicklungschancen. Dann hat sich, wenn ein Mitarbeiter offen sagt „Ich gehe“, obwohl er noch keinen neuen Job hat, meist schon viel Frust bei ihm aufgestaut. Entsprechend schwer ist es, den Mitarbeiter zum Bleiben zu bewegen. Trotzdem sollten Sie es bei wertvollen Mitarbeitern versuchen – selbst wenn Sie dann mit einer massiven Kritik an Ihrem Führungsstil und -verhalten rechnen müssen, denn Unzufriedenheit mit dem Vorgesetzten ist ein sehr häufiger Grund für einen Arbeitgeberwechsel (bis zu 68 Prozent).

Voraussetzungen für ein Umdenken ausloten

Hören Sie sich die Beschwerden ruhig und geduldig an, und sagen Sie dann beispielsweise: „Ich merke, bei Ihnen hat sich viel Unmut angestaut.“ Vermutlich erwidert der Mitarbeiter daraufhin „ja“, woraufhin Sie zum Beispiel sagen können: „Es tut mir leid, dass ich dies nicht früher registriert und darüber mit Ihnen gesprochen habe. Denn für mich sind Sie ein wertvoller Mitarbeiter, und ich würde deshalb gerne weiter mit Ihnen zusammenarbeiten. Unter welchen Voraussetzungen könnten Sie sich vorstellen, Ihre Entscheidung zu überdenken?“

Versuchen Sie, nachdem der Mitarbeiter Dampf abgelassen hat, das Gespräch in ein ruhigeres Fahrwasser zu lenken – unter anderem indem Sie Ihrem Gegenüber Ihre Wertschätzung signalisieren. Danach sollten Sie versuchen, mit dem Mitarbeiter herauszuarbeiten, unter welchen Voraussetzungen er sich vorstellen könnte, dem Unternehmen treu zu bleiben und inwieweit diese Bedingungen erfüllbar sind.

Einen Folgetermin vereinbaren

Hierüber eine Einigung zu erzielen, ist in einem Gesprächstermin oft nicht möglich – sei es, weil Sie etwa mit Kollegen oder Vorgesetzten noch darüber sprechen müssen, inwieweit gewisse Wünsche erfüllbar sind. Oder weil der Mitarbeiter auf Ihre Frage, unter welchen Bedingungen er sich ein Bleiben vorstellen könnte, noch keine Antwort weiß. Dann sollten Sie gegen Ende des Gesprächs als positives Gesprächsergebnis zunächst festhalten: „Schön, wir sind beide noch gesprächsbereit.“ Danach sollten Sie in einem Ergebnisprotokoll festlegen, wer was bis wann mit welchem Ziel tut, und einen Termin vereinbaren, bei dem Sie sich erneut zusammensetzen.

Nicht selten lassen sich durch ein solches Vorgehen wechselwillige Mitarbeiter auch emotional wieder ans Unternehmen binden. Deshalb lohnt sich ein solcher Versuch nicht nur in Zeiten, in denen gute Mitarbeiter rar sind. Denn durch jede ungeplante Kündigung entstehen einem Unternehmen hohe Folgekosten.

Die Kündigung liegt schon auf dem Tisch

Bleibegespräche können Sie mit Mitarbeitern übrigens auch noch führen, wenn deren Kündigung bereits auf dem Tisch liegt. Doch dann müssen Sie in der Regel dem Mitarbeiter deutlich mehr bieten, als wenn er noch keine neue Stelle gefunden hat, damit er sich seine Entscheidung nochmals überlegt. Zu Recht, denn dann haben Sie offensichtlich im Vorfeld die Signale nicht erkannt. Ansonsten läge die Kündigung nicht auf dem Tisch.

Über den Autor

Joachim Schönberger Joachim Schönberger arbeitet als Personalentwickler, Coach und Betrieblicher Gesundheitsberater für die Personalberatung Conciliat, Stuttgart. www.conciliat.de
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