Absagen auf Bewerbungen: Muster, Formulierungen, 22 Beispiele
Vorlagen für Arbeitgeber

Absagen auf Bewerbungen: Muster, Formulierungen, 22 Beispiele

Carolin Fischer
Am

Sollte ein Arbeitgeber sich nach einem Vorstellungsgespräch gegen einen Bewerber entschieden haben, gehört es zum guten Ton, eine höfliche und wertschätzenden Absage zu formulieren. Doch das Schreiben von Bewerbungsabsagen stellt so manchen Personaler vor eine Herausforderung. Hier finden Sie hilfreiche Tipps, Muster und Vorlagen für eine professionelle und höfliche Absage auf Bewerbungen und Vorstellungsgespräche.

4. Grundsatz-Tipps für eine gelungene Absage

Beim Schreiben einer Absage an Bewerber auf eine Stellenausschreibung oder nach einem Bewerbungsgespräch sollten Sie die folgenden grundsätzlichen Aspekte berücksichtigen:

1. Pflegen Sie einen partnerschaftlicher Umgang

Der gesamte Bewerbungsprozess soll fair, freundlich und wertschätzend gegenüber dem Bewerber gestaltet werden. Dies gilt selbstverständlich auch für das Formulieren der Absage. Ein respektvoller Umgang wirkt sich schließlich positiv auf das Arbeitgeber-Image aus. Bedenken Sie zudem, dass der Bewerber auch gleichzeitig ein potentieller Kunde ist und somit auch Einfluss auf den Umsatz des Unternehmens hat.

2. Finden Sie den richtigen Zeitpunkt

Hier gilt als Regel: Versenden Sie die Absage an den Bewerber, sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben. Auch wenn Absagen keine schöne Angelegenheiten sind, sollte der Bewerber schnellstmöglich informiert werden. So lässt sich Klarheit schaffen und der Bewerbungskandidat macht sich nicht umsonst Hoffnung.

3. Begründen Sie Ihre Entscheidung

Bewerber möchten in der Regel wissen, warum Sie eine Absage erhalten haben. Erfahrungen zeigen, dass Absagen, wenn sie begründet sind, von den Bewerbern eher akzeptiert werden, als neutral formulierte Schreiben, die keine Gründe nennen. Zeigen Sie dem Bewerber auf, welche Stellenanforderungen er nicht erfüllt hat. Auf diese Weise kann er Maßnahmen ergreifen, um an seinen Qualifikationen weiter zu arbeiten. Aus Zeitmangel ist vielen Personal-Entscheidern jedoch eine individuelle, begründete Absage zu schreiben nicht möglich.

Alternativ können Sie auch eine neutrale Absage formulieren und dem Bewerber aufzeigen, dass Sie für ein ausführliches Feedback gerne zur Verfügung stehen. So können Sie zum einen dem Bewerber weiterhelfen, zum anderen Pluspunkte für Ihr Unternehmen sammeln.

4. Beachten Sie das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Sollten Sie sich als Arbeitgeber dafür entscheiden, ein individuelles Absageschreiben zu formulieren, achten Sie darauf, dass sie nicht gegen das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. In der Absage sollten Sie keinen diskriminierenden Ablehnungsgrund nennen, weil dies zu Schadensersatzforderungen gegenüber dem Unternehmen kommen kann. Gem. § 1 des AGG liegt eine diskriminierende Aussagen vor, wenn sie auf einen der folgenden Benachteiligungsgründe beruhen:

  • Rasse oder ethnische Herkunft
  • Geschlecht
  • Religion oder Weltanschauung
  • Behinderung
  • Alter
  • Sexuelle Identität

Aufbau einer Absage auf Bewerbungen

Eine Absage wird folgendermaßen aufgebaut: Nach der Anrede des Bewerbers sollte sich der Verfasser für die Bewerbung und das Interesse an der ausgeschriebenen Stelle bedanken. Danach wird dem Bewerber mitgeteilt, dass er für den Job nicht vorgesehen ist. Die meisten Schreiben werden allgemein formuliert, in einigen steht eine Begründung. Auch können Sie dem Bewerber die Möglichkeit geben, ausführliches Feedback bei Ihnen einzuholen.

Am Ende der Absage sollte sich das Unternehmen bei dem Kandidaten noch einmal für sein Interesse bedanken, ihm alles Gute und viel Erfolg wünschen. Nach der Grußformel wird noch der Name und die Unterschrift des Verfassers ergänzt.

8. Muster und Vorlagen für die begründete Absage

1. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung] vom [Datum]

In der Zwischenzeit haben wir Ihre Unterlagen umfassend geprüft. Wir können Ihre Bewerbung für dieses Auswahlverfahren leider nicht berücksichtigen, da andere Bewerber das Anforderungsprofil der ausgeschriebenen Stelle noch besser erfüllen.Wir wünschen Ihnen bei der Suche nach einer passenden Herausforderung viel Erfolg und alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

2. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir bedanken uns für Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position in unserem Unternehmen.

Wir haben uns für einen Bewerber entschieden, der uns aus einer früheren, freiberuflichen Zusammenarbeit noch bekannt war.

Wir bedauern, dass wir Ihnen keine positive Antwort geben können und wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft weiterhin viel Erfolg und auch privat alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

3. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

bei der Vielzahl der Bewerbungen war es schwer eine Auswahl zu treffen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie bei der Besetzung der ausgeschriebenen Stelle nicht in die engere Wahl nehmen konnten.

Aufgrund der Bewerbungsunterlagen, die für uns das erste Vorauswahlinstrument darstellen, haben uns andere Bewerber mehr von der Passgenauigkeit ihrer Qualifikation in Bezug zu unserem Anforderungsprofil überzeugen können.

Wir hoffen, dass Sie uns trotz der Absage in positiver Erinnerung behalten und möchten Sie an dieser Stelle gerne ermutigen, weiterhin auf unserer Unternehmesseite nach für Sie passenden Stellenangeboten Ausschau zu halten.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

4. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

für Ihre E-Mail Bewerbung aufgrund unserer Stellenausschreibung danken wir Ihnen.

Trotz des guten Eindrucks, den wir aus Ihren Unterlagen gewinnen konnten, müssen wir Ihnen heute leider mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Wahl einbeziehen konnten. Wir bitten Sie, unsere Entscheidung nicht als persönliches Werturteil aufzufassen, sondern um Ihr Verständnis für unsere unternehmensspezifischen Belange. Desweiteren möchten wir Sie darüber informieren, dass wir Ihre uns online überlassenen Unterlagen gelöscht haben.

Für das unserem Unternehmen entgegengebrachte Interesse danken wir Ihnen und wünschen Ihnen für Ihren weiteren Berufsweg viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

5. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Stellenbezeichnung] und das Vertrauen, dass Sie uns entgegengebracht haben. Wir haben Ihre Unterlagen eingehend geprüft, können Sie aber leider für die Besetzung der Stelle nicht berücksichtigen. Bitte verstehen Sie dies nicht als Bewertung Ihrer Person. Trotz Ihrer ansprechenden Bewerbungsunterlagen haben wir uns entschieden, einem Kandidaten den Vorzug zu geben, der bereits langjährige Erfahrung im Bereich xy hat.

Vielen Dank für Ihr Interesse. Für die verzögerte Antwort auf Ihre Bewerbung bitten wir um Entschuldigung. Auf Ihrem weiteren Weg wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

6. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

vielen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen.

Wir haben uns für Ihre Bewerbung Zeit genommen und Ihre Skills mit dem Stellenprofil abgeglichen. Obwohl wir Ihre Unterlagen interessant finden, entsprechen andere Bewerberinnen und Bewerber den Anforderungen – insbesondere im Bereich [XY] – besser. Aus diesem Grund können wir Ihre Bewerbung für diese Stelle leider nicht weiter berücksichtigen.

Bitte verstehen Sie unsere Entscheidung keinesfalls als Wertung Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten. Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir schätzen die Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Bewerbung investiert haben.

Für Bewerbung auf neue Stellenausschreibungen, die Sie auf unserer Website unter [www.zielurl.xy]  einsehen können, sind wir weiterhin für Sie offen.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

7. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

herzlichen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen und Ihr damit verbundenes Interesse an unserem Unternehmen. Leider müssen wir Ihnen heute eine Absage schicken. Wir haben eine Vielzahl an Bewerbungen erhalten. Auf der Basis der Bewerbungsunterlagen oder ersten Telefoninterviews haben uns andere Bewerber mit ihrer Qualifikation in Bezug auf unser Anforderungsprofil mehr überzeugen können. Lassen Sie sich davon bitte nicht für Ihren beruflichen Weg entmutigen.

Wir bedanken uns bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

8. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir möchten uns herzlich für Ihre Bewerbung in unserem Unternehmen und das geführte Gespräch in unserem Hause bedanken. Wir haben uns sehr über das uns entgegengebrachte Interesse und Vertrauen gefreut.

Nun haben wir sicherlich nach unserem Kennenlernen nicht die Antwort auf Ihre Bewerbung, die Sie sich vielleicht erhofft haben: Wir müssen Ihnen leider absagen. Nach inszwischen mehreren geführten Gesprächen mit unterschiedlichen Bewerbern auf die ausgeschriebene Stelle standen wir vor einer nicht leichten Entscheidung, wer die Position letztlich besetzen soll. Hier sind Sie nicht in die engste Wahl gekommen, da uns andere Kandidaten hinsichtlich unserer Anforderungen mehr überzeugt haben.

Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen zudem sorgfältig auf mögliche alternative Einsatzgebiete für Sie in unserem Unternehmen geprüft. Allerdings konnten wir auch hier aktuell keine passenden Vakanzen finden, die wir Ihnen anbieten können.

Wir wissen die Mühe, die Sie sich im Bewerbungsprozess gemacht haben, sehr zu schätzen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und wünschen Ihnen für die Zukunft nur das Beste.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

8. Muster und Vorlagen für neutral-formulierte Absagen

1. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung.

Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für ein anderes Profil entschieden haben. Für Ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir Ihnen alles Gute und weiterhin viel Erfolg!

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

2. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und das damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie bei der Besetzung der Stelle nicht berücksichtigen können. Wir bedauern, Ihnen keinen positiven Bescheid geben zu können.

Bitte sehen Sie unsere Entscheidung nicht als Bewertung Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten an.

Für Ihren weiteren Berufsweg wünschen wir Ihnen viel Erfolg sowie alles Gute für Ihre persönliche Zukunft.

[Name des E.Mail-Versenders]

4. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr damit gezeigtes Interesse, uns weiter voranzubringen. Die Resonanz auf unsere Stelle fand einen großen Zuspruch: Über XY Bewerbungen sind bei uns eingegangen.

Uns ist es daher auch nicht leicht gefallen, aus dieser großen Zahl an geeigneten Bewerbern eine Auswahl zu treffen. Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung für das weitere Verfahren nicht berücksichtigen konnten.

Wir bedauern, Ihnen keine günstigere Nachricht geben zu können. Wir wünschen Ihnen für Ihre persönliche Zukunft alles Gute und für Ihr weiteres berufliches Fortkommen viel Erfolg.

Die uns auf elektronischem Wege übermittelten Daten haben wir gelöscht.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

5. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung] und das damit gezeigte Interesse an einer Mitarbeit bei [Name des Unternehmens].

Auf unsere Stellenausschreibung ist eine Vielzahl an Bewerbungen eingegangen.

Die Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen, doch wir mussten eine Auswahl treffen. Zu unserem Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht weiter in unserem Auswahlprozess berücksichtigen können.

Wir freuen uns, wenn Sie unsere Karriereseite im Auge behalten und möchten Sie herzlich dazu einladen sich erneut bei uns zu bewerben, falls wir zukünftig eine interessante Position für Sie zu besetzen haben.

Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche und private Zukunft weiterhin alles Gute und viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

6. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

zunächst möchten wir uns noch einmal für das Zusenden Ihrer Bewerbungsunterlagen und für den Einblick, den Sie uns in Ihren beruflichen Werdegang gewährt haben, bedanken.

Wir haben den internen Auswahlprozess zwischenzeitlich beendet und unsere Vorauswahl ist abgeschlossen. Leider können wir Sie nicht in den engeren Bewerberkreis einbeziehen.

In diesem Zusammenhang versichern wir Ihnen, dass diese Entscheidung ausschließlich von unternehmensspezifischen Auswahlkriterien geprägt ist und somit kein Werturteil über Ihre Kenntnisse und Qualifikationen darstellt.

Für das unserem Unternehmen entgegengebrachte Interesse, Ihr Vertrauen und Ihr Verständnis für den Auswahlprozess bedanken wir uns.  Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft weiterhin alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

7. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

vielen Dank für Ihr Interesse sowie das Einreichen Ihrer Bewerbungsunterlagen bei [Name des Unternehmens] und die damit verbundene Mühe und Zeit, die Sie investiert haben.

Zwischenzeitlich haben wir Ihre Bewerbungsunterlagen geprüft. Leider können wir Sie nicht in die engere Bewerberauswahl aufmit nehmen. Bei der Auswahl der geeigneten Kandidaten prüfen wir, wer die Anforderungen der zu besetzenden Stelle am besten erfüllt. Vor diesem Hintergrund haben wir uns anderweitig entschieden. Lassen Sie sich davon bitte nicht für Ihren beruflichen Weg entmutigen. Denn wie sagte Winston Churill bereits:

„Erfolg ist nichts endgültiges, Misserfolg nichts fatales: Was zählt, ist der Mut weiterzumachen.“

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren Berufsweg alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

6. Muster und Vorlagen für Absagen bei Initiativbewerbungen

1. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen danken wir Ihnen recht herzlich.

Nach gründlicher Prüfung müssen wir Ihnen heute leider mitteilen, dass wir Ihnen keine geeignete Stelle anbieten können.

Wir bedauern, Ihnen keine günstigere Nachricht geben zu können, hoffen jedoch, dass es Ihnen bald gelingt, in einem anderen Unternehmen eine Stelle zu finden, die Ihren Vorstellungen entspricht.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

2. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir bedanken uns für Ihre Initiativbewerbung und Ihr damit zum Ausdruck gebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir aktuell keine passende Stelle, die Ihrem Profil entspricht, besetzen wollen. Wir bedauern, Ihnen keinen positiven Bescheid geben zu können.

Bitte sehen Sie unsere Entscheidung nicht als Bewertung Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten an.

Für Ihren weiteren Berufsweg wünschen wir Ihnen viel Erfolg sowie alles Gute für Ihre persönliche Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

3. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

wir danken Ihnen für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen und für das uns entgegengebrachte Vertrauen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir trotz Ihrer fachlichen Qualifikationen zu diesem Zeitpunkt keine geeignete Stelle für Sie haben.

Auf unserer Website finden Sie immer wieder neue und interessante Stellenangebote. Vielleicht ergibt sich ja zu einem späteren Zeitpunkt für Sie eine neue Chance. Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

4. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

zunächst möchten wir uns für Ihre Initativbewerbung bedanken, in die Sie sicherlich viel Zeit und Mühe investiert haben. Wir wissen diesen Aufwand sehr zu schätzen. Auch wir haben uns viel Zeit genommen, Ihre Bewerbung individuell zu sichten und zu prüfen.

Nachdem wir uns innerhalb unserer Teams ausgetauscht haben, müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir bzgl. Ihrer Fähigkeiten aktuell kein geeignetes Einsatzgebiet für Sie haben. Diese verständlicherweise enttäuschende Mitteilung an Sie tut uns leid, weshalb wir betonen möchten, dass uns Ihre Fahigkeiten und Erfahrungen durchaus gefallen haben.

Bitte lassen Sie sich durch unsere Absage nicht entmutigen und bewerben Sie sich in Zukunft gerne wieder auf eine für Sie spannende Vakanz in unserem Unternehmen.

Für Ihren weiteren beruflichen und privaten Werdegang wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

5. Beispiel

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Bewerbers],

herzlichen Dank für Ihre Initativbewerbung als [Bezeichnung der Stelle] vom [Datum].

In der Zwischenzeit haben wir Ihre Bewerbungsunterlagen zusammen mit den relevanten Fachabteilungen geprüft. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen momentan keine adäquate Stelle entsprechend Ihren Qualifikationen und Erwartungen anbieten können. Wir bitte um Ihr Verständnis.

Wir wünschen Ihnen bei der Suche nach einer passenden Herausforderung viel Erfolg und alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Name des E.Mail-Versenders]

Über den Autor

Carolin Fischer

Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie u.a. mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet.
Zum Autorenprofil

Kommentare

Kommentar schreiben:

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.