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Jour fixe

Definition:

Der Jour fixe ist ein fester Tag, an dem sich Menschen regelmäßig treffen. Der Begriff stammt aus dem Französischen (jour = Tag, fixe = fest) und wird nur im Deutschen in diesem Zusammenhang genutzt. Im Französischen spricht man von „réunion de travail régulière“, auf Englisch von „regular meeting“.

Herkunft des Begriffs

Jour fixe hat sich im Geschäftsalltag und dort vor allem im Projektmanagement als Synonym für einen festen Zeitpunkt, für ein Treffen oder auch ein Meeting etabliert. Der Tag ist nicht nur ein Termin, sondern es handelt sich dabei um einen wiederkehrenden, sich in regelmäßigem Turnus wiederholenden Termin, der in der Regel auch am gleichen Wochentag und zum gleichen Zeitpunkt stattfindet.

Schon im 18. Jahrhundert gab es bereits den Begriff. Damals handelte es sich um einen Tag, an dem sich Haushalte von Rang und Namen sich über Besuch – zum Beispiel von renommierten Künstlern – freuten, auch ohne diesen vorher ganz offiziell geladen zu haben, wie es damals sonst Brauch war.

Was wird am Jour fixe gemacht?

Entsprechende Termine sind in der Geschäftswelt sehr beliebt, da sie einen verlässlichen Ablauf ermöglichen. So werden zum Beispiel regelmäßige Status-Meetings von Arbeitsgruppen immer gerne an einem Jour fixe abgehalten. Durch die Regelmäßigkeit kann ein entsprechender Termin mehr ins Bewusstsein aller Teilnehmer gelangen, weswegen Termine an einem Jour fixe auch seltener vergessen werden. Termin-Erinnerungen oder auch Termin-Knappheit kann so vorgebeugt werden.

Idealerweise schaffen es so am Jour fixe immer alle wichtigen Teilnehmer, pünktlich und vorbereitet zum regelmäßigen Meeting zu erscheinen. In größeren Teams treffen sich die Projektleiter, in kleineren Teams alle Teammitglieder insgesamt. Man kann gemeinsam über den Status vereinzelter Projekt sprechen, Ergebnisse präsentieren, Kenntnisse angleichen oder auch Änderungen vorschlagen und verabschieden. Als feste Bestandteile gelten eine Protokollführung, die Protokollnachlese des letzten Jour fixe, die Besprechung aller wichtiger Punkte und die Vorbereitung der nächsten Projektphasen. Der Jour fixe ist somit ein ganz entscheidender Fixpunkt im Projektmanagement für die nachfolgenden Tage, die dann wiederum als Vorbereitung für den nächsten fixen Termin angesehen werden können.

Erfolgreicher Ablauf eines Jour fixe

1. Vorbereitung

Der Jour fixe sollte gut vorbereitet sein, so dass es für alle Teilnehmer als zielführend und interessant empfunden wird. Erstellen Sie eine Agenda mit den Themen, die besprochen werden sollen. Drucken Sie ggf. weiterführende Informationen aus, die zur Klärung von Sachverhalten führen und Ihnen als Argumentationsgrundlage weiterhelfen.

2. Begrüßung

Der Jour fixe sollte mit einer kurzen freundlichen Begrüßung bzw. mit einem Small-Talk beginnen. Fragen Sie z.B. Ihren Chef wie der Messebesuch verlaufen ist, oder ob er sich gut im Urlaub erholt hat.

3. Hauptteil

Im Hauptteil des Jour fixe gehen Sie Punkt für Punkt Ihre Agenda, die als roter Leitfaden dienen soll, durch. Die Agenda sollte dabei grundsätzlich so strukturiert sein, dass sie mit den unkomplizierten Themen beginnen, die oftmals nur reinen Informationscharakter haben.

Die schwierigen Themen sollten Sie sich für den mittleren Teil der Agenda aufheben. Abschließend bietet es sich wiederum an, den Jour fixe mit “seichten” Themen ausklingen zu lassen, um in angenehmer Atmosphäre das Jour fixe zu beenden Hierbei könnte es z.B. um Themen gehen, bei welchen Sie wissen, dass Sie mit Ihrem Chef wahrscheinlich derselben Meinung sind.

Machen Sie abschließend im Hauptteil darauf aufmerksam, dass Sie nun soweit mit Ihre Themen fertig sind. Fragen Sie, ob es von Seiten anderer Teilnehmer noch weitere Punkte gibt, die besprochen werden müssen.

4.Verabschiedung

Am Ende sollten Sie sich kurz für den informativen, konstruktiven Austausch bedanken. Bedenken Sie jedoch, dass der Ablauf der beschriebene Ablauf nicht in Stein gemeißelt ist, sondern auch situatives Handeln erfordert.

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