Wie gefährlich sind Sprachassistenten am Arbeitsplatz?

Die virtuellen Assistenten – Alexa, Siri oder auch Google Assistant – stehen bei vielen Menschen in der Kritik, da vermutet wird, dass Eingaben gespeichert werden. Den zahlreichen Vorteilen stehen somit auch Nachteile gegenüber, die es abzuwägen gilt.

So erleichtern Sprachassistenten den Arbeitsalltag

Viele Menschen nutzen Sprachassistenten bereits im privaten Bereich. Haben auch Sie damit gute Erfahrungen gemacht, verwenden Sie diese vielleicht auch als Unterstützung am Arbeitsplatz. Die Vorteile, die in der Freizeit durch Sprachassistenten entstehen, können Sie nämlich auch genauso gut bei der Arbeit entlasten. In diesem Kapitel finden Sie drei konkrete Beispiele.

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

Einer der größten Vorteile von Sprachassistenten ist die Funktion, Informationen zu notieren. Sie kennen es sicher auch: Sie arbeiten an einem Projekt oder holen sich eine Tasse Kaffee und plötzlich fällt Ihnen etwas Wichtiges ein, das noch zu erledigen ist.

Mit dem entsprechenden Codewort starten Sie den Sprachassistenten und weisen diesen an, die Information zu speichern. Sie müssen dafür nicht extra einen Zettel zur Hand haben oder an Ihrem Computer sitzen.

Freihändig und ortsunabhängig wird durch den digitalen Assistenten festgehalten, was Sie notieren möchten. Das kann dabei helfen, wichtige Notizen zu bündeln. Sie finden diese dann an einem zentralen Ort.

Informationen werden einfach eingeholt

Am Arbeitsplatz kommen Sie nicht immer nur mit firmeninternen Daten in Kontakt. Bei manchen Tätigkeiten und Berufen benötigen Sie auch allgemeine Informationen. Diese können Sie über einen Sprachassistenten schnell und unkompliziert einholen.

Sie sagen das Codewort und fragen beispielsweise, welche Kalenderwoche es gerade ist, wie das Wetter in den kommenden Tagen wird oder auf welchen Wochentag ein bestimmter Feiertag fällt.

Es sind kleine Informationen, die wichtig sein können. Nutzen Sie den Sprachassistenten, können Sie diese einholen, ohne Ihre eigentliche Tätigkeit zu unterbrechen.

Sie fungieren auch als Übersetzer

Mit einem Sprachassistenten haben Sie zu jederzeit einen Übersetzer parat. Das ist vor allem in Telefon- und Videokonferenzen vorteilhaft. Sind dort auch Teilnehmer aus anderen Ländern, kann ein Übersetzer bei Kommunikationsschwierigkeiten helfen. Eine Begrüßung in der Landessprache ist eine nette Geste und mit einem Sprachassistenten einfach möglich.

Dieser kann auch zum Einsatz kommen, wenn Sie einen Text in einer anderen Sprache lesen. Ist Ihnen ein Wort unklar, können Sie den Sprachassistenten einfach nach der Übersetzung fragen, während Sie weiterlesen.

Wie groß ist der Komfort wirklich?

Sprachassistenten können eine Unterstützung sein und Sie am Arbeitsplatz ein wenig entlasten. Im beruflichen Kontext dienen sie dazu, banale und einfache Aufgaben zu übernehmen, die Sie sonst Zeit kosten würden. Da Sprachassistenten stetig weiterentwickelt werden, können Sie davon ausgehen, dass in Zukunft sogar noch mehr Dinge möglich sein werden.

Praktischer Nutzen von Sprachassistenten:

• Sie halten Notizen fest
• Man kann sie können von überall aus und ohne Unterbrechung einer anderen Tätigkeit bedienen
• Sie liefern grundlegende Informationen
• Sie fungieren als Übersetzer
• Sie werden stetig weiterentwickelt

Sicherheitsrisiken durch Sprachassistenten

Sprachassistenten sind auch am Arbeitsplatz eine Bereicherung. Sie sollten jedoch auch die Kehrseite kennen. Experten bemängeln seit Jahren, dass Sprachassistenten mit Sicherheitsrisiken verbunden sind, was vor allem am Arbeitsplatz zum Problem werden kann.

Sensible Daten könnten gespeichert werden

Eine der größten Kontroversen rund um Sprachassistenten ist der Datenschutz. Nutzen Sie einen solchen Dienst für berufliche Zwecke, verstärken Sie das Problem nur noch. Sensible Daten dürfen auf keinen Fall in die falschen Hände geraten.

Die Frage ist: Was passiert wirklich mit den erfassten Spracheingaben? Viele Menschen misstrauen großen Unternehmen wie Google, Amazon, Apple und Co. und vermuten einen Missbrauch von sensiblen Daten.

Besondere Vorsicht ist somit bei firmeninternen Daten geboten. Möchten Sie Notizen aufzeichnen, die Firmengeheimnisse enthalten, sollten Sie lieber auf einen Sprachassistenten verzichten und diese in einer vertrauenswürdigen Quelle hinterlegen.

Sie müssen zweifelhaften Nutzungsbedingungen zustimmen

Die Vermutung, dass Unternehmen Sprachassistenten für das Sammeln von Daten verwenden, kommt nicht von ungefähr. Bei vielen Betreibern müssen Sie zweifelhaften Nutzungsbedingungen zustimmen, um den Assistenten überhaupt verwenden zu können.

Häufig klicken Nutzer einfach auf „Zustimmen“, ohne sich die Bedingungen wirklich durchgelesen zu haben.  Möchten Sie einen Sprachassistenten am Arbeitsplatz verwenden, sollten Sie sich diese aufmerksam durchlesen und abwägen, ob Sie den Bedingungen wirklich zustimmen möchten.

Ein gutes Beispiel dafür sind die Nutzungsbedingungen für Amazons Alexa. Hier steht ganz klar, dass alle Spracheingaben gespeichert werden. Darüber hinaus geht daraus hervor, dass Mitarbeiter einzelne Eingaben überprüfen, damit Alexa stetig verbessert werden kann.

Sie schalten sich auch ohne Grund ein & hören mit

Vielleicht ist es Ihnen auch schon passiert: Ihr Sprachassistent schaltet sich von selbst ein. Sie haben das Codewort nicht gesagt, er wurde aber aktiviert. In einem solchen Fall könnte man ohne Ihr Wissen sensible Informationen erfassen.

Es gibt deshalb bereits einige Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter anweisen, Sprachassistenten von Ihrem Arbeitsplatz zu entfernen. Diese Regel kann auch auf das Home-Office ausgeweitet werden. Dadurch soll verhindert werden, dass Sie belauscht werden und dabei womöglich firmeninterne Informationen in die falschen Hände geraten könnten.

Hacker könnten Zugriff auf Ihren Sprachassistenten erhalten

Auch Hacker haben erkannt, dass neben öffentlichen WLAN Netzwerken, auch Sprachassistenten für sensible Informationen genutzt werden. Da immer mehr Menschen diese auch an ihrem Arbeitsplatz verwenden, werden sie für Cyberkriminelle interessanter. Sie hacken sich in den Assistenten und hören alle Spracheingaben mit. Häufig bleiben die Aktivitäten von Hackern sogar unbemerkt und Sie wissen gar nicht, welche Gefahren Ihrem Unternehmen drohen.

Was geschieht wirklich mit Ihren Daten?

Betrachtet man Sprachassistenten in Bezug auf die Sicherheit und den Datenschutz, kommen einige Probleme zum Vorschein. Viele Menschen haben das ungute Gefühl, dass Alexa, Siri und Co. sie belauschen und die erfassten Informationen auswerten, um sie beispielsweise für Werbezwecke zu verwenden

Das kann im privaten Bereich störend sein – im beruflichen Kontext können dadurch jedoch große Gefahren entstehen. Sensible Informationen wie Patente, Rezepte oder Ähnliches könnten durch den Sprachassistenten erfasst werden. Dagegen können Sie sich nicht wehren, denn in den Nutzungsbedingungen ist eine Auswertung häufig eine Grundvoraussetzung für die Verwendung.

Was genau mit den Daten geschieht, ist auch Experten nicht klar. Vorsicht ist deshalb besser als Nachsicht.

Gefahren von Sprachassistenten auf einen Blick:

• Sie erfassen und speichern sensible Daten
• Schon die Nutzungsbedingungen sind zweifelhaft und eine Gefahr für den Datenschutz
• Sprachassistenten schalten sich von selbst ein und hören unbemerkt mit
• Hackerangriffe sind nicht auszuschließen

Sind Sprachassistenten nun mehr ein Risiko oder ein Nutzen?

Es lässt sich zweifellos sagen, dass Sprachassistenten auch im Arbeitsalltag praktisch sind und einige Aufgaben übernehmen können. Auf der anderen Seite stehen die Sicherheitsprobleme und der zweifelhafte Datenschutz.

Ob Sie einen Sprachassistenten für die Arbeit verwenden oder nicht, bleibt Ihnen überlassen. Bedenken Sie jedoch, dass die Risiken hoch sind. Sensible Firmendaten könnten mitgehört oder von Hackern abgefangen werden. Dieses Risiko steigt stetig, da Hackerangriffe immer weiter zunehmen. Es ist daher Vorsicht geboten, mit welchen Inhalten Sie den Assistenten versorgen.

Nutzen Sie diesen, um sich über das Wetter zu informieren oder andere gängige Inhalte zu erhalten, dann ist das Risiko recht gering. Bedenken Sie aber, dass Sprachassistenten im Verdacht stehen, auch ohne das Codewort mitzuhören und sich hin und wieder von selbst einschalten.

Sie sollten also vorsichtig sein, wenn sie einen solchen Dienst verwenden. Trauen Sie diesem nicht, sollten Sie Alexa, Siri und Co. komplett aus Ihrem Büro oder Home-Office verbannen – dann sind Sie sicher vor unbemerktem Mithören durch den Betreiber oder Hacker.

Weblinks zum Thema:

• Europen Data Protection Board
  Leitlinien 02/2021 zu virtuellen Sprachassistenten. Version 2.0
• Henning Brockmeyer ,Verena Vogt
  Alexa, Siri & Google Assistant – was ist erlaubt? Sprachassistenten und das Recht.

Bildnachweis: istockphoto.com/anyaberkut