„Der typische Einkauf industrieller Ersatzteile erfolgt vielerorts noch wie vor 20 Jahren“
Ole Dening, Geschäftsführer der Partbase GmbH, erklärt auf Onpulson, wie sein Unternehmen den Beschaffungsmarkt für Industriekomponenten so digitalisiert hat, dass Käufer dadurch eine enorme Zeitgewinnung haben. Er sieht den Trend im B2B-Beschaffunsgmarkt dahingehend, dass Agentic Purchasing, d.h. digitale Agenten, die den Einkaufsprozess übernehmen, eine immer größere Rolle in der Zukunft spielen wird.
Ole Dening, Geschäftsführer der Partbase GmbH digitalisierte erfolgreich den Ersatzteilvertrieb im MRO-Markt. Bildnachweis: Ole Dening, Partbase GmbH
Onpulson: Herr Dening, Sie sind Geschäftsführer der Partbase GmbH, die den Beschaffungsmarkt für Industriekomponenten durch wichtige Tools digitalisiert hat. Der Beschaffungsmarkt für Industriekomponenten gilt als extrem traditionell. Was war für Sie der Auslöser, sich mit Partbase dieser Herausforderung zu stellen?
Ole Dening: Der Auslöser für uns bei Partbase war die Erkenntnis, dass es im milliardenschweren MRO-Markt (Maintenance, Repair and Operations) zwar hunderte lokale, meist analoge Anbieter gibt – aber niemand den Ersatzteilvertrieb wirklich digital und konsequent online und vor allem kundenzentrisch denkt. Der typische Einkauf industrieller Ersatzteile erfolgt vielerorts noch wie vor 20 Jahren: Per E-Mail oder Telefon.
Selbst wenn mittelgroße Unternehmen – und damit meine ich Player mit mindestens 30 Millionen Euro Umsatz – versuchen, mit Hilfe externer Agenturen einen B2B-Onlineshop aufzubauen, entstehen häufig mittelmäßige, nicht zu Ende gedachte Lösungen. Das liegt oft daran, dass die Anreize zwischen Agentur und Unternehmen nicht sauber ausgerichtet sind. Zudem fehlt es nach dem initialen Launch meist an konsequenter Weiterentwicklung, weil hohe Kosten, mangelnde Ownership oder ein fehlendes E-Commerce-Operating Model eine nachhaltige Pflege und Optimierung verhindern.
Um zurück zur Frage zu kommen: Der Impuls für uns bei Partbase war ganz klar der Wunsch, deutschen Industrieunternehmen endlich einen zuverlässigen, einfachen, schnellen und fairen Weg zum Einkauf ihrer Ersatzteile zu bieten – mit einem durchdachten, digitalen und zukunftsfähigen Ansatz.
Onpulson: Welche typischen Probleme und Ineffizienzen haben Sie in klassischen B2B-Beschaffungsprozessen erkannt?
Ole Dening: Hier müssen wir unterscheiden zwischen Käufer- und Verkäuferseite. Auf der Käuferseite ist es ganz klar a) die Preisfindung der Ersatzteile und b) die lange Wartezeit, bis es zum Kauf kommt (nachdem Kontakt via Email oder Telefon zum Verkäufer aufgenommen wurde). Denn i.d.R. muss dieser 24-48 Std. auf ein Angebot warten.
Und damit kommen wir gleich zum Verkäufer. Hier herrschen in erster Linie Ineffizienzen. Das geht los bei der Einspielung von Produktdaten ins ERP-System, über manuelle PDF-Angebotserstellungen, über die Kommunikation mit seinen Lieferanten hinsichtlich Lieferzeiten & weiteren Produktinfos, bis hin zu nicht skalierbaren “Preis-Strategien” und Customer Support Ansätzen.
Umdenken erforderlich
Onpulson: Digitalisierung bedeutet oft mehr als nur Prozesse zu digitalisieren – es geht auch um ein Umdenken in den Unternehmen. Wie schwer war es, alteingesessene Strukturen und Denkweisen bei Ihnen im Betrieb zu durchbrechen?
Ole Dening: Das Gute ist ja, dass wir zusammen mit einem etablierten Mittelständler (WK Hydraulik) das Projekt zusammen umsetzen. WK hat genau diesen Punkt gesehen, dass es extrem schwierig ist, aus einer bestehenden Organisation heraus auf alten Legacy Systemen basierend neue Sachen erfolgreich aufzubauen und zu entwickeln. Deshalb wurde die Partbase auf der grünen Wiese gegründet und entwickelt.
Hier können wir kontinuierlich neue Prozesse entwickeln, Tools & Softwares vertesten und sobald wir sehen, dass etwas gut funktioniert, können nur die erfolgreichen Ansätze auch (mit Proof of Concept) bei WK eingeführt werden. Hier ist dann natürlich immer viel Kommunikationsarbeit von der Geschäftsführung und Teamleitern gefragt.
Onpulson: Viele Mittelständler kämpfen damit, ihre Einkaufsprozesse effizient zu gestalten. Welche Tools oder Features von Partbase erleichtern den Einkauf besonders – und wie profitieren kleine und mittlere Unternehmen davon?
Ole Dening: Wir setzen hier auf verschiedene Strategien. Angefangen bei den vermutlich weltweit mit am besten aufbereiteten Produktdaten, die die Basis für viele Prozesse legen, über ERP-Integrationen zu unseren Kunden, Umschlüssel-Tools (wie unseren Partbase FilterFinder), teilbaren Warenkörben, automatisch generierbaren PDF-Angeboten, bis hin zum Verfolgen der Sendungen und der Verwaltung der eigenen Bestellungen im Kunden-Account.
Die Unternehmen profitieren bei uns grundsätzlich von kompetitiven Preisen (da wir einen sehr hohen Automatisierungsgrad haben, haben wir eine viel schlankere Kostenstruktur als andere Unternehmen und können so bessere Preise ermöglichen), einer hohen Verfügbarkeit (aufgrund eines eigenen umfassenden Lagers über unseren Partner WK Hydraulik, als auch einem sehr guten, erweiterten Lieferantennetzwerk), der Möglichkeit einfach in unter einer Minute Artikel zu kaufen (im Vergleich zu den normalen 24-48 Std.) und generell einem zügig reagierenden Kunden-Support (Antwortzeiten i.d.R. unter 30 Minuten). Viele technische Fragen können wir heute auch schon sehr gut mit KI beantworten.
Gewinn für Kunden
Onpulson: Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Wie messen Sie bei Ihren Kunden den Erfolg durch die Nutzung Ihrer Plattform – etwa in Form von Kosteneinsparungen oder Zeitgewinnen?
Ole Dening: Wir messen den Erfolg beim Kunden ganz klar an a) der Zeitgewinnung am Einkaufsprozess (Artikelsuche und kaufen; wenige Minuten vs. 1-2 Tage), b) der Verfügbarkeit der Teile (ebenfalls Zeitgewinnung) und c) den i.d.R. besseren Preisen am Markt.
Onpulson: Abschließend: Welche Trends sehen Sie in den kommenden Jahren im Bereich B2B-Beschaffung?
Ole Dening: Ich denke, dass das Thema „(AI) Agentic Purchasing“ (das ist ein Einkaufsmodell, bei dem KI-gestützte digitale Agenten im Auftrag von Menschen oder Unternehmen autonom den gesamten Einkaufsprozess übernehmen. Anm. d. Red.) eine zunehmend größere Rolle spielen wird. Hierzu müssen wir unsere Schnittstellen künftig so gestalten, dass Einkaufs-Agents mit Verkaufs-Agents über sogenannte MCPs (Model Context Protocol) miteinander interagieren können.
Außerdem sehe ich eine Konsolidierung in Form von Firmenaufkäufen oder Zusammenschlüssen in unserem MRO-Markt, da es sich leider viele kleinere Firmen einfach nicht leisten können, in die Digitalisierung zu investieren. Es wird 2-3 große Player geben, die Ersatzteile anbieten werden, der Rest wird irrelevant – es wird aus meiner Sicht dazu kommen, wie es im B2C Umfeld passiert, wie z.B. im Modebereich bei Zalando ist.
Bildnachweis: istockphoto.com/Miodrag Kitanovic
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