Rechnungsstellung im Wandel: Was Unternehmen über E-Invoicing wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 hat sich für Unternehmen in Deutschland einiges geändert: Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich Pflicht geworden – zumindest was den Empfang betrifft. Bis Ende 2026 gelten noch Übergangsregelungen, danach ist auch das Versenden von E-Rechnungen insgesamt verpflichtend. Für viele Betriebe bedeutet das nicht nur technische Umstellungen, sondern auch organisatorische Veränderungen.
Gleichzeitig bietet der Wandel eine große Chance: Wer sich rechtzeitig gut aufstellt, kann seine Prozesse nachhaltig optimieren. Was gilt es hierbei zu beachten?
Was sich ab 2025 ändert – und wen es betrifft
Mit dem Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2024 soll die Digitalisierung der Geschäftskommunikation weiter vorangetrieben werden. Deutschland folgt damit anderer EU-Mitgliedstaaten sowie einiger Drittländer, die eine E-Rechnung bereits zum Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr bestimmt haben.
Für Unternehmen heißt das konkret: Ab dem 1. Januar 2025 müssen sie elektronische Rechnungen empfangen können – und zwar in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, zum Beispiel als XRechnung im XML-Standard.
Noch ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen nicht verpflichtend – bis Ende 2026 sind weiterhin auch Papierrechnungen oder einfache PDFs erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 ist aber auch das Versenden elektronischer Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben. Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise.
Die Ziele des Gesetzgebers sind klar: Mehr Transparenz, effizientere Abläufe, weniger Bürokratie.
Mehr als eine Pflicht: Warum E-Rechnungen Vorteile bringen
Auch wenn die Umstellung mit Aufwand verbunden ist – sie lohnt sich. Denn wer E-Rechnungen konsequent in seine Abläufe integriert, spart langfristig Zeit, reduziert Fehler, beschleunigt Freigabeprozesse und spart Kosten bei Porto, Papier und Archivierung. Auch die Rechnungsdaten brauchen beim Empfänger nicht erneut erfasst werden.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert insgesamt manuelle Eingriffe. Zudem erleichtert die strukturierte Datenbasis die Einhaltung steuerlicher Anforderungen und sorgt für eine durchgängige Nachvollziehbarkeit. Für Unternehmen, die sich rechtzeitig auf die gesetzlichen Änderungen vorbereiten wollen, empfiehlt sich der Einsatz einer geeigneten E-Rechnung Software, die nicht nur gesetzeskonform arbeitet, sondern sich auch flexibel in vorhandene Prozesse integrieren lässt.
Durch eine vollständige Integration in ERP-Systeme können Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Liefernachweisen abgeglichen werden – ein zentraler Baustein für durchgängige digitale Geschäftsprozesse.
Herausforderungen bei der Umsetzung: Technik, Prozesse, Gewohnheiten
So vielversprechend die Vorteile auch sind – die Realität sieht oft komplexer aus. Viele Unternehmen arbeiten mit historisch gewachsenen IT-Strukturen, in denen neue Formate wie die XRechnung nicht einfach „eingeführt“ werden können. Unterschiedliche ERP-Systeme, fehlende Schnittstellen und unklare Verantwortlichkeiten bremsen die Umsetzung häufig aus.
Ein besonders sensibler Punkt ist die Archivierung: E-Rechnungen müssen digital, unveränderbar und über Jahre hinweg lesbar aufbewahrt werden. Gleichzeitig spielen auch Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit eine wichtige Rolle.
Und nicht zuletzt ist die technische Umstellung nur ein Teil der Aufgabe. Mindestens genauso wichtig ist es, interne Abläufe neu zu definieren, Mitarbeitende zu schulen und dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten mitziehen. Ohne klare Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis wird es schwierig, die Umstellung erfolgreich zu meistern.
So gelingt der Einstieg: Schritt für Schritt zur E-Rechnung
Wer frühzeitig beginnt, ist klar im Vorteil. Am besten startet man mit einer Bestandsaufnahme: Welche Rechnungsprozesse gibt es im Unternehmen? Wie läuft der Versand? Wie die Prüfung und Buchung? Welche Systeme sind im Einsatz?
Auf dieser Basis lässt sich planen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und welche technischen Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen. Dazu gehören unter anderem:
- die Auswahl eines passenden Rechnungsformats (z. B. XRechnung),
- die Anbindung an das ERP-System,
- sowie die Umsetzung einer gesetzeskonformen Archivierung.
Wichtig ist auch der Austausch mit Geschäftspartnern: Eine noch so gute Lösung bringt wenig, wenn der Empfänger die Rechnung nicht verarbeiten kann. Interoperabilität ist daher ein zentrales Thema.
Hilfreich ist ein klar strukturiertes Projektmanagement, das alle relevanten Bereiche – von Buchhaltung und IT bis hin zum Einkauf – einbezieht. Denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, funktioniert die Umstellung auch im Alltag.
Blick über den Tellerrand: EU plant weiteren Digitalisierungsschub
Die Entwicklung in Deutschland ist nur der Anfang. Auch auf europäischer Ebene wird an neuen Regelungen gearbeitet: Mit der ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) plant die EU-Kommission eine umfassende digitale Berichterstattungspflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Langfristig sollen alle EU-Mitgliedstaaten dazu verpflichtet werden, E-Rechnungen für innergemeinschaftliche Leistungen zu akzeptieren. Ziel ist eine nahezu Echtzeitkontrolle der Umsatzsteuer, um Steuerbetrug und Ausfälle zu verhindern und Wettbewerbsverzerrung einzuschränken.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer schon heute auf digitale Prozesse setzt, ist morgen besser gerüstet – und muss nicht ständig nachbessern.
Fazit: Jetzt handeln – später profitieren
Die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist nicht verhandelbar – aber sie bietet auch eine echte Chance. Unternehmen, die die Zeit bis zur vollständigen Umsetzung sinnvoll nutzen, profitieren gleich doppelt: Sie erfüllen nicht nur die rechtlichen Anforderungen, sondern verbessern auch ihre internen Abläufe.
Der Schlüssel liegt in einer durchdachten Kombination aus Technik, Prozessen und Schulung. Wer hier strategisch vorgeht, legt den Grundstein für mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit im Geschäftsverkehr.
Spätestens 2027 wird E-Invoicing zum neuen Standard. Wer klug ist, beginnt besser heute als morgen.
Literatur & Weblinks
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Bundesfinanzministerium. 05.02.2025.
- Umsatzsteuer. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. IHK. Abgerufen am 29.07.2025.
Bildnachweis: istockphoto.com/AndreyPopov
Kommentare