Leitfaden für Führungskräfte im Umgang mit Trauer am Arbeitsplatz

Der Tod gehört zu den unbequemsten und unausweichlichen Wahrheiten unseres Lebens. Und dennoch wird er in unserer modernen, leistungsorientierten Arbeitswelt tabuisiert. Mehr noch: Er wird wie ein Störfaktor behandelt, den es auszuklammern gilt. Denn die unausgesprochene Erwartung an Trauernde lautet: Das Leben beziehungsweise die Arbeit müssen „business as usual“ weitergehen. Diese Haltung ist nicht nur unmenschlich, sondern auch wirtschaftlich fatal.

Viele Beschäftigte in akuter Trauer – warum Unternehmen betroffen sind

Jeder Zehnte in Deutschland ist aktuell von einem Trauerfall betroffen. Sprich: 4,7 Millionen Beschäftigte sind in akuter Trauer. Es zeigt, dass Trauer keine Seltenheit am Arbeitsplatz ist, sondern ein alltägliches Phänomen.

Fehlendes Trauermanagement: Wenn Schweigen zur Belastung wird

In den meisten Fällen sind Arbeitgebende jedoch nicht auf diese Trauerfälle vorbereitet: Es gibt keinen Notfallplan oder Leitfaden, der Vorgesetzten und Kolleg:innen den Umgang mit Trauernden oder Todesfällen im Unternehmen erleichtert. Die Konsequenz sieht in der Regel folgendermaßen aus: Führungskräfte und Kolleg:innen kämpfen mit Hilflosigkeit und Überforderung. Sie verstummen und begegnen Betroffenen aus Angst vor falschen Worten oft mit Schweigen. Die Trauernden fühlen sich deshalb isoliert, nicht gesehen und im Stich gelassen.

Die Folgen von Trauer im Job: Produktivitätsverluste und Mitarbeiterbindung

Die Folge sind verstärkte Konzentrationsschwierigkeiten, Depressionen, Ängste, Müdigkeit und eine verminderte Leistungsfähigkeit. Und das oft langfristig. Dadurch entstehen jährlich geschätzte 15 Milliarden Euro an Produktivitätsverlusten. Der richtige Umgang mit Trauer im Arbeitskontext zahlt folglich auch auf die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens ein.

Trauermanagement im Unternehmen: Verantwortung, Fürsorge und Wirtschaftlichkeit

Ein professioneller und achtsamer Umgang mit Trauerfällen im Unternehmen ist ein fundamentaler Bestandteil der Fürsorgepflicht aller Arbeitgebenden. Egal, ob eine Mitarbeitende von einem persönlichen Trauerfall betroffen ist oder ob eine Mitarbeitende verstorben ist. Der Umgang mit Trauernden erfordert Menschlichkeit und Mut. Mut, die Betroffenen mit ihrem Schmerz zu sehen, sich ihnen zuzuwenden und Beistand zu leisten. Das beginnt bei den direkten Kolleg:innen und endet bei der Unternehmensführung.

Trauerfall ist Chefsache: Die Rolle von Führungskräften und Unternehmensführung

Aber was genau können Kolleg:innen, Führungskräfte und die Unternehmensführung in Trauerfällen tun?

Kolleg:inne im Fokus: Wie Unterstützung im Arbeitsalltag gelingt

Kolleg:innen spielen im psychosozialen Umfeld der trauernden Person eine entscheidende Rolle. Schon alleine, weil man in der Regel gemeinsam acht Stunden täglich am Arbeitsplatz verbringt. Immer umgeben von seinen Kolleg:innen. Das stellt in der akuten Trauerphase eine besondere Herausforderung dar – für den/die Trauernde:n, aber auch für die Kolleg:innen. Schnell führt die Angst, etwas Falsches zu sagen, zum Schweigen oder Meiden der betroffenen Person.

Dabei gilt: Unbeholfene Worte sind besser als gar nichts zu sagen. Es braucht nicht die richtigen Worte, sondern Zugewandtheit und Authentizität. Wie lässt sich das genau bewerkstelligen?

• Gehen Sie Kolleg:innen nicht aus dem Weg: Suchen Sie das Gespräch mit Ihren trauernden Kolleg:innen. Auch gestammelte Worte sind richtig und wertvoll. Zeigen Sie Interesse und stellen Sie zugewandte Fragen
• Verzichten Sie auf unsensible Floskeln: Auch Ratschläge oder Vergleiche mit eigenen Erfahrungen sind Tabu. Es gilt, den Schmerz der betroffenen Person wertfrei anzuerkennen, statt diesen zu verallgemeinern oder stereotypisieren
• Vermeiden Sie Flurfunk und Gossip: Der/die Trauernde will ganz sicher nicht das Gesprächsthema der Firma sein

Seien Sie aufmerksam und bieten Sie Ihren trauernden Kolleg:innen Support und Hilfe an. Bringen Sie Kuchen mit, hinterlassen Sie Post-Its mit lieben Botschaften oder rufen Sie Ihre Kolleg:innen an. Signalisieren Sie ihnen, dass sie gesehen werden und nicht alleine sind

Führungskräfte in der Verantwortung: Leitlinien für den Trauerfall

Kommt es zu Trauerfällen im Unternehmen, tragen Führungskräfte die größte Verantwortung. Denn Trauerfall ist Chefsache. Führungskräfte haben eine Scharnierfunktion und gewährleisten, dass das Trauermanagement gemäß den Leitlinien des Unternehmens bestmöglich umgesetzt wird. Dabei gilt es, zwischen den Maßnahmen bei einem akuten Trauerfall (Mitarbeitende trauert) und einem internen Todesfall (Todesfall eines Mitarbeitenden) zu differenzieren.

Akuter Trauerfall im Team: Mitarbeitende trauern

• Gespräch suchen: Besteht ein akuter Trauerfall im Team, ist es an der Führungskraft, das Gespräch mit der trauernden Person zu suchen und die bestmögliche Fürsorgepflicht zu bieten
• Individuelle Bedürfnisse klären: Suchen Sie als Führungskraft proaktiv das Gespräch mit dem Mitarbeitenden, der einen Todesfall in seinem privaten Umfeld erlebt hat. Fragen Sie, was er braucht und was das Unternehmen für ihn tun kann. Finden Sie gemeinsam Lösungen, die der trauernden Person helfen, statt eigene Lösungen zu präsentieren

Oftmals hilft es trauernden Mitarbeitenden, wenn sie finanziell unterstützt werden – beispielsweise in Form einer Gehaltsvorauszahlung, um die Beerdigungskosten problemlos leisten zu können. Auch ist es hilfreich, wenn die gesetzlich gewährten ein bis zwei Sonderurlaubstage bei Todesfällen vom Arbeitgebenden bei Bedarf verlängert werden.

• Arbeitszeiten anpassen und Leistungsdruck reduzieren: Bieten Sie trauernden Mitarbeitenden flexible Arbeitsmodelle an – Homeoffice, reduzierte Arbeitszeit oder vorgezogene Urlaubstage. Entlasten Sie die betroffenen Mitarbeitenden von Aufgaben, verteilen Sie Projekte um und nehmen Sie sie vorübergehend aus Leistungsbeurteilungen oder Bonusregelungen heraus

Als Führungskräfte und Unternehmensführung müssen Sie sich darauf einstellen, dass trauernde Mitarbeitende in der akuten Trauerphase nicht die gewohnte Arbeitsleistung erbringen. Leistungsschwankungen, Krankmeldungen oder auch Burnout-Gefahr durch Überkompensation sind möglich. Jede Trauer ist individuell.

• Hilfe anbieten: Seien Sie verfügbar, regen Sie informellen Austausch an und bieten Sie Unterstützung an – ohne Druck. Trauernde haben das Recht, Hilfe abzulehnen

Unternehmen können zudem Tools nutzen, um den Umgang mit Trauer zu erleichtern – etwa Anstecker, mit denen Mitarbeitende signalisieren, ob sie gesprächsbereit sind.

Interner Todesfall: Wenn ein Mitarbeitender verstirbt

• Sensible Kommunikation im Unternehmen: Kommt es zu einem Todesfall im Unternehmen, ist eine zeitnahe und persönliche Information der Belegschaft entscheidend. Führungskräfte oder die Geschäftsführung sollten den Tod persönlich kommunizieren, um Raum für Fragen und Würdigung zu geben. Eine bloße E-Mail sollte vermieden werden, um Flurfunk vorzubeugen.
• Trauer Raum geben und gemeinsames Gedenken ermöglichen: Stirbt ein Mitarbeitender, verlieren Kolleg:innen häufig einen engen Wegbegleiter oder Freund. Führungskräfte sollten Gespräche ermöglichen und Räume für Trauer schaffen. Ein Gedenkraum mit Foto, Kerze und Kondolenzbuch kann helfen. Auch das Gedenken an Jahrestagen signalisiert Wertschätzung.
• Anteilnahme zeigen – Umgang mit Hinterbliebenen: Der Tod betrifft auch die Angehörigen. Arbeitgebende sollten ihr Beileid ausdrücken und vorab klären, was gewünscht ist: Teilnahme an der Beerdigung, Kranz oder Spende, Kondolenzschreiben oder Traueranzeige. Persönliche Anteilnahme und kulturelle Sensibilität sind hierbei essenziell. Kolleg:innen sollten für Beerdigungen freigestellt werden, sofern dies gewünscht ist.

Nachhaltiges Trauermanagement: Warum Vorbereitung entscheidend ist

Unternehmen können sich vorbereiten, indem sie eine Trauer-Policy als Notfallplan etablieren. Geschäftsführung, HR und Führungskräfte sollten klare Leitlinien definieren.

Trauer-Policy im Unternehmen: Ein strukturierter Notfallplan

Eine Trauer-Policy sollte u. a. regeln:

• Aufgaben- und Projektübergaben
• Kommunikation mit Kund:innen und Partner:innen
• Vertretungsregelungen bei Führungskräften
• Umgang mit Postfächern, Abwesenheitsnotizen und persönlichen Gegenständen
• Interne und externe Kommunikation
• Unterstützungsangebote für Trauernde
• Formen der Anteilnahme gegenüber Hinterbliebenen

Je besser Unternehmen vorbereitet sind, desto sicherer fühlen sich Mitarbeitende. Zusätzlich sind geschulte interne Ansprechpersonen wie Trauer-Paten sinnvoll. Externe Unterstützung durch Trauerbegleiter, Seelsorge oder Trauercafés kann ergänzend genutzt werden.

Menschlichkeit als Erfolgsfaktor: Trauermanagement stärkt Arbeitgeberattraktivität

Wenn sich Mitarbeitende in ihrer Trauer gesehen und unterstützt fühlen, beugt dies Krankheitsausfällen, Leistungseinbußen und Kündigungen vor. Empathisches Handeln stärkt Vertrauen, Loyalität und Arbeitgeberattraktivität. Ignoranz hingegen schadet nachhaltig.

Fazit: Warum professioneller Umgang mit Trauer unverzichtbar ist

Der Umgang mit Trauerfällen ist eine unvermeidbare Aufgabe, die jedes Unternehmen betrifft. Organisationen, die strukturiertes Trauermanagement implementieren, übernehmen Verantwortung – menschlich wie wirtschaftlich. Die Loyalität jener Mitarbeitenden, die in den schwersten Momenten ihres Lebens Unterstützung erfahren, ist unbezahlbar. Es ist Zeit, Menschlichkeit zu zeigen.

Literatur& Weblinks

1. 13-15 Milliarden Produktivitätsverlust im Jahr durch Trauer und psychische Erkrankungen. Netzwerk Trauer am Arbeitsplatz.
2. Wenn der Tod, totgeschwiegen wird. Der Spiegel WORK, Ausgabe 48. Claudia Minner.