Produktionsbremsen im Vertrieb – die versteckten Kosten im Sales-Alltag

Der Vertrieb lebt von Gesprächen mit den Kund/innen; ganz gleich, ob es sich um Privatpersonen oder professionelle Einkäufer aus Unternehmen handelt. Denn ihr Vertrauen sowie die persönliche Ansprache und Relevanz treiben das Geld erst ein. Doch statt mit den Menschen zu sprechen, Beziehungen zu pflegen oder Netzwerke aufzubauen, wird der Alltag vieler Sales-Profis von diversen anderen – und oft banalen – Randaufgaben eingenommen.

Zwischen CRM-Pflege, Notizen und Terminkoordination bleibt oft zu wenig Raum für das eigentliche Tagesgeschäft. Das Paradoxe daran: Gerade Sales-Teams – denen der direkte Draht zur Kundschaft am wichtigsten ist – geraten durch diese Nebenaufgaben am stärksten unter Zeitdruck. Anlässlich dessen führte Pipedrive eine Umfrage zu den versteckten Kosten im Vertrieb durch. Ein eindeutiges Ergebnis der Befragung: Nicht der Verkauf selbst, sondern die Arbeit rundherum frisst die meiste Zeit und somit ein Loch in die Kasse.

Zeitfresser im Vertrieb: Verwaltung

Gerade ist man die Faxgeräte mehr oder weniger losgeworden und in das wahrhaft digitale Zeitalter eingetreten. Nur zu gerne machen wir uns über die „Dinosaurier” lustig, die ihre Rechnungen noch per Post statt per E-Mail verschicken. Dabei ahnen wir nicht, dass wir ähnlich ineffiziente Fehler wiederholen. Zwar in einer anderen Dimension, aber nach demselben Muster, denn mit dem Zeitalter neuer Technologien hat sich die Zeitverschwendung auf der Arbeit nicht in Luft aufgelöst.

15 Prozent der Sales-Profis verbringen wöchentlich mindestens sechs Stunden mit administrativen Aufgaben. Das entspricht fast einem kompletten Arbeitstag. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das schnell mehrere volle Arbeitswochen, die jede:r siebte Vertriebler:in für stupide Dokumentation aufopfert. Das ist Zeit, die kein Unternehmen einfach so abschreiben sollte, ohne mit der Wimper zu zucken.

Und obwohl sich viele dieser Verwaltungsaufgaben im Grunde schnell automatisieren lassen sollten – oder es in Teilen sogar schon sind – erfordern sie dennoch zu viel händische Kontrolle und Augenmerk. Wenig überraschend daher, dass mehr als die Hälfte der Vertriebler/innen (55 Prozent) diesen Teil ihrer Arbeit als frustrierend empfindet. Doch warum fällt es ihnen denn so schwer, Künstliche Intelligenz (KI) für diese Aufgaben einzusetzen?

In einer Vielzahl an Unternehmen werden die richtigen Tools gar nicht erst zur Verfügung gestellt oder die Teams zwecks effizienter Nutzung, nicht ordentlich geschult. Viele wissen nicht einmal, dass ihre bereits verfügbaren CRM-Tools auch KI-Funktionen für die Verwaltung anbieten. Am Ende ist das fast schon tragisch, denn die Lösung liegt oft im eigenen System. Nur eben ungenutzt in einem Menü, das noch nie jemand angeklickt hat.

Fehlende Prioritäten im Vertrieb

Neben dem reinen Zeitaufwand, der für administrative Aufgaben draufgeht, zeigt die Umfrage ein zweites Problem: Fehlende Priorisierung. Viele wissen im Alltag schlicht nicht, worauf sie sich zuerst konzentrieren sollen. Über zwei Drittel (68 Prozent) der Befragten sind mehrmals pro Woche unsicher, welche Aufgabe gerade Priorität hat – knapp ein Viertel sogar mehrmals täglich.

Gerade einmal magere 6,7 Prozent geben an, dieses Gefühl nie zu haben. Vertriebler/innen, die ständig neu entscheiden müssen, was als Nächstes drankommt, verlieren wertvolle Zeit und Energie, die eigentlich in Kundenbeziehungen fließen sollten. Diese ständige Neu-Priorisierung ist mehr als nur lästig: Jeder gedankliche Wechsel zwischen Aufgaben kostet Konzentration, die danach erst wieder aufgebaut werden muss. Das ist ein Effekt, der sich über den Tag hinweg spürbar summiert und am Ende auf das Konto der Kundenqualität einzahlt.

So setzen Sie die Prioritäten im Vertrieb richtig:

• CRM-Priorisierung: Leads und Deals nach klaren, für alle sichtbaren Kriterien priorisieren, z. B. Abschlusswahrscheinlichkeit, Deal-Größe und Reaktionszeit.
• Tagesplanung: Die drei wichtigsten Aufgaben definieren, bevor das Postfach geöffnet wird.
• Führungsverantwortung: Prioritäten aktiv vorgeben, statt sie dem Bauchgefühl einzelner Mitarbeitender zu überlassen.

Kundengespräche: Nachbereitung als Zeitfresser

Zeitfresser Nummer drei sind: Kundengespräche. Das mag vielleicht etwas paradox klingen, nachdem der persönliche Kontakt zum zentralen Umsatztreiber im Vertrieb deklariert wurde, gemeint ist aber die Nachbereitung; nicht der Termin für sich. Die 10-Minuten-Vorbereitung ist dabei nicht das eigentliche Problem, sondern die eigentliche Nachbereitung: Knapp die Hälfte (47 Prozent) gibt an, dass Follow-ups oder CRM-Updates immer, fast immer oder häufig länger als 24 Stunden brauchen, um erledigt zu werden. Das bedeutet: Während ein einzelnes Kundengespräch oft nur wenige Minuten dauert, kann die Arbeit danach mehrere Stunden (inklusive Wartezeit) beanspruchen.

Das stellt allerdings ein erhebliches Hindernis für den Erfolg dar. Von der Kundenseite betrachtet, lässt sich schnell erkennen, weshalb: Ein Sales-Profi nimmt Kontakt auf, verspricht weitere Informationen oder ein konkretes Angebot und dann passiert erst einmal nichts. Während Vertriebsteams mit ihrem Tagesgeschäft fortfahren müssen und sich der Lead weiter in die Gespräche mit anderen, vielleicht schnelleren Vertrieblern stürzt, sinkt die Chance des Verkaufsabschlusses.

Kaum strukturiertes Onboarding nach Kauf

Und wenn der Deal nun geklappt hat? Dann ist doch alles in Ordnung, oder? Nicht ganz. Pipedrive-Daten aus dem aktuellen CRM-Trend Report zeigen auch: Nach dem Erfolgserlebnis lässt die Bemühung stark nach. Nur 14 Prozent setzen auf ein strukturiertes Onboarding nach dem Kauf, während 24 Prozent erst reagieren, wenn Kund/innen selbst Kontakt aufnehmen. Aus Kundensicht ist das ein gefährliches Signal: Wer nach einem guten Gespräch tagelang nichts mehr hört, zweifelt schnell daran, wie ernst es das Unternehmen eigentlich meint. Fehlendes Onboarding, schlechte Übergaben und mangelnde Nachbetreuung tragen zu mehr als jedem sechsten Kundenverlust bei. Man müsste den Zeitaufwand folglich besser verteilen, um seine Verkaufserfolge auch beizubehalten.

Vertriebsteams werden nicht von zu wenig Ehrgeiz ausgebremst, sondern von zu viel Nebenarbeit. Für sich genommen wirken CRM-Pflege, Prioritäten-Unsicherheit oder ein verspätetes Follow-up wie Kleinigkeiten. In Summe addieren sie sich aber und es bleibt spürbar weniger Zeit für das, was eigentlich zählt: Den Kontakt zu den Kund/innen. Vertriebsteams, die weiter in glänzende neue Tools investieren, ohne die Arbeit drumherum zu entschlacken, kurieren eher Symptome statt Ursachen.

Die eigentliche Wettbewerbsfrage lautet daher nicht „Wie verkaufen wir mehr?“, sondern „Wie schaffen wir es, dass unser Vertrieb wieder mehr Zeit zum Verkaufen hat?“ Denn oft ist es gar nicht die Konkurrenz, die den Unterschied macht, sondern wie gut ein Team die eigene Bürokratie im Griff hat.

Literatur&Weblinks

1. „The hidden cost of selling: How work around the work shapes sales performance“,  Pipedrive-Whitepaper. Befragung wurde mit 1.000 Berufstätigen im Vertrieb und Marketing aus verschiedenen Branchen und Positionen durchgeführt.
2. „CRM Trends Report“, Pipedrive: Studie basierend auf einer Befragung von 1.000 Vertriebs- und Marketingprofis in den USA, die in ihrem Arbeitsalltag ein CRM-System nutzen.

^{Bildnachweis: Depositphotos.com/Olivier26}