5 Tipps für die erfolgreiche Büroraumsuche

Kein Unternehmen ist wie das andere, die einen bestehen aus mehreren Dutzend oder gar hunderten Mitarbeitern, andere bestehen, zumindest anfangs, aus nur einer einzigen Person. Gerade Start-ups werden in ihrer allerersten Phase noch vom heimischen Arbeitszimmer aus gesteuert und geführt. Solang noch keine Mitarbeiter beschäftigt werden, ist das durchaus praktikabel. Kommen jedoch Angestellte hinzu, ist der Unternehmer im Regelfall verpflichtet, diesen Büroräume inklusive Arbeitsplätzen zur Verfügung zu stellen, an denen gearbeitet werden kann. Das Anmieten kann den einen oder anderen Unternehmer überfordern, denn es fließen eine ganze Reihe verschiedener Kriterien in die Entscheidungsfindung hinein. Deshalb sind hier fünf Tipps versammelt, die beim Suchprozess hilfreiche Unterstützung bieten können.

1. Bedarf analysieren und Checkliste aufstellen

Die Auswahl der passenden Büroräume erfordert eine gewisse Sorgfalt, denn am Ende sollen Unternehmer und Angestellte sich gleichermaßen wohl fühlen in den Räumlichkeiten. Deshalb sollte, wenn möglich in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, eine Checkliste erstellt werden. Welche Wünsche haben die Mitarbeiter, welche Anforderungen sollte das neue Büro für den optimalen Dienstablauf erfüllen? Gleichzeitig dienen die neuen Räume auch repräsentativen Zwecken und sollen den Kunden ein ansprechendes Bild liefern. Ordentliche, helle und offene Büroräume hinterlassen immer einen positiven Eindruck beim Kunden. Die Räumlichkeiten passen optimaler Weise zur Unternehmensphilosophie passen. Hinzu kommen äußere Faktoren wie die gewünschte Makrolage, sprich in welchem Umfeld sich das neue Büro befinden soll. Aus diesen erarbeiteten Kriterien ergibt sich anschließend eine Liste mit sowohl absolut nötigen als auch optionalen Anforderungen, mit der die beauftragten Makler arbeiten und die einzelnen Objekte bewertet werden können.

2. Lage der Büroräume

Ein Credo ist in Sachen Immobilien unumstößlich: Lage, Lage, Lage. Da machen auch Büros keine Ausnahme. Bei der Standortwahl ist sowohl die Nähe zu Kunden und Konkurrenz zu beachten als auch die Attraktivität für Mitarbeiter. Die Lage der Räumlichkeiten spiegelt in gewisser Weise auch das Image der Firma wieder. Für manche Unternehmen ist es wichtig, dass sie sich in teureren Innenstadtlagen befinden, bei anderen ist es von Vorteil, wenn sie in Stadtrandlage oder Gewerbegebieten angesiedelt werden. Werden Büroräume in einer fremden Stadt gesucht, muss einiges an Recherche bezüglich der verschiedenen Stadtteile etc. aufgewandt werden, schließlich sollen spätere böse Überraschungen vermieden werden.

3. Größe der Büroräume

Die Größe der Büroräume richtet sich häufig nach der Funktion und Nutzung. Bereits im Vorfeld müssen Fragen nach einer Mitarbeiter Küche oder einem Serverraum geklärt sein, denn auch die brauchen Platz und müssen in die Berechnung der benötigten Quadratmeterzahl einbezogen werden. In Sachen Arbeitsplätze gibt es gesetzliche Vorgaben und Mindestgrößen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber einzuhalten hat. Acht bis zehn Quadratmeter beträgt die Mindestgröße für einen Bildschirmarbeitsplatz. Ein klassischer Büroraum mit zwei Arbeitsplätzen muss also mindestens zwischen 16 und 20 qm groß sein. Dabei ist zu beachten, dass Ablageintensive Abteilungen wie etwa die Buchhaltung durchaus mehr Platz benötigt als das. Zu knapp sollte die Bürofläche insgesamt nicht kalkuliert werden, immerhin verbringen die Mitarbeiter mindestens acht Stunden täglich an ihrem Arbeitsplatz. Ein großzügiger Arbeitsplatz ist der Arbeitsmoral da nur förderlich.

4. Ausstattung und Möglichkeit der speziellen Raumnutzung

In puncto Ausstattung geht es vor allem um die Infrastrukturellen Voraussetzungen, die die neuen Geschäftsräume mit sich bringen sollen. Das betrifft insbesondere IT und Telekommunikation. Heutzutage wird viel interaktiv und global mit dem Internet gearbeitet, dementsprechend muss die Leitungssituation auch sein. Schnelles Internet und guter Mobilnetzempfang stehen deshalb ganz oben im Anforderungskatalog der meisten Unternehmen. Hinzu kommen einfache Technische Aspekte wie das Vorhandensein von genügend Steckdosen für die geplanten Arbeitsplätze. Gegebenenfalls muss der Vermieter da nachrüsten. Für alle Mitarbeiter von besonderer Wichtigkeit sind vorhandene sanitäre Einrichtungen oder eine Teamküche und Pausenräume. Entsprechen die nicht den Vorstellungen, kann das auch ein Ausschlusskriterium für die entsprechenden Büroräume sein. Große Fenster und Helligkeit sind grundsätzlich gut für das Raumklima, für die Bildschirmarbeit sollte es dann aber auch Verdunklungsmöglichkeiten geben. Je weniger vom Mieter nachgerüstet werden muss, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass das Büro zur neuen Unternehmensheimat wird.

5. Bürokosten

Die Kosten fürs Büro ergeben sich zum einen aus den fixen Mietkosten im Monat, zum anderen aus den laufenden Kosten, etwa Nebenkosten und Kosten für Telefon und Internetanschluss. Fakt ist: In der Stadt sind die Mieten für Gewerbeflächen höher als auf dem Land, und in Innenstadtlage höher als im Stadtrandgebiet. Die höheren Kosten in attraktiver Innenstadtlage können sich jedoch rentieren, wenn dadurch etwa mehr Kunden angezogen werden. Ähnliches gilt bei der Gewerbesteuer. Beim Abschluss des Mietvertrages sollte auf eines unbedingt geachtet werden, egal ob auf dem Land oder in der Stadt: die Mindestmietdauer. Nicht immer lässt sich schließlich abschätzen, wie lange das Unternehmen am Standort verweilen wird oder ob die Räumlichkeiten vorher schon zu klein werden.

(cf)