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5 häufige Fehler im Projektmanagement und wie Sie sie vermeiden

Von Ralf Gohs
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Ob Projektarbeit im mittelständischen Unternehmen oder im Konzern: Projektmanagement ist wichtig und Projektarbeit bedeutet immer, etwas Einzigartiges zu schaffen. Doch wenn der Projektleiter unbekanntes Terrain betritt, kann er schnell in einer Sackgasse landen. Warum passieren immer wieder die gleichen Fehler?

Sind es Ahnungslosigkeit, Überforderung oder schwierige Verhältnisse – lernen Sie die fünf häufigsten Fehler im Projektmanagement kennen, und erfahren Sie, wie Sie sich vor ihnen schützen.

1. Fehlender Projektauftrag

Ihr Projekt wurde ins Leben gerufen. Die inhaltliche Ausgestaltung des zukünftigen Produktes oder Services blieb unklar, doch der Fertigstellungstermin existierte bereits. Der Auftraggeber bestand auf pünktlicher Lieferung. Mit anderen Worten: Niemand wusste, wohin die Reise gehen sollte, bei der der Ankunftstermin aber bereits feststand. Missverständnisse, Frust und Reibungsverluste waren nur einige Folgen unklarer Auftragslage.

Tipp: Erstellen Sie einen Projektauftrag, in dem Sie die wichtigsten Inhalte und Rahmenbedingungen Ihres Projektes beschreiben. Behandeln Sie dieses Schriftstück wie einen Vertrag, in dem Sie Ziel, Ergebnisse, Inhalte und Nichtinhalte, Dauer, Budget, Meilensteine sowie die Organisation des Projektes schriftlich fixieren. Beide, Sie als Projektleiter und Ihr Auftraggeber, unterzeichnen abschließend das Dokument.

2. Nicht vorhandene Transparenz

Projektgerüchte waberten in den Fluren. Es wurde getuschelt, dass Neues geschaffen werden sollte, doch was genau es war, wusste niemand. Auserwählte berichteten über Gespräche mit einem Projektleiter, doch über die Inhalte durften sie nicht sprechen. Unbeteiligte trugen das Halbgare weiter. Wer an dem neuen Vorhaben mitarbeiten sollte, war diffus. Fertigstellungstermine machten die Runde. Es entstand ein Klima, welches Unruhe stiftete.

Tipp: Schaffen Sie Transparenz. Bereiten Sie ein Projekt-Kick-off vor, in dem Sie über die Komponenten des Magischen Dreiecks im Projektmanagement (Kosten, Leistung, Zeit und Qualität) informieren. Bereiten Sie das Kick-off mit Ihrem Kernteam vor. Binden Sie Auftraggeber und mächtige Stakeholder in Ihre Vorbereitungen ein. Wählen Sie ein passendes Vorgehensmodell (agil oder traditionell) aus. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter gut ausgebildet sind.

3. Übergeordneter Projektmanagement-Plan fehlt

Einmal in der Woche besprach der Projektleiter mit dem Team den Fortschritt der Arbeiten. Nach jedem Treffen fielen seinen Leuten weitere Tätigkeiten ein, die zu erledigen wären, um den Projektauftrag zu erfüllen. Die Projekt-To-do-Liste wuchs und wuchs, mühsam verteilte der Projektleiter die neuen Arbeiten. Dann stellte er erschrocken fest, dass die voraussichtlichen Projektkosten stiegen und stiegen. Das Budget würde nicht reichen, die Zeit wurde knapp.

Tipp: Erstellen Sie einen übergeordneten Projektmanagement-Plan, in dem Sie alle Arbeitspakete beschreiben. Der Projektstrukturplan (PSP) ist dafür ein geeignetes Transportmittel. Mit ihm schaffen Sie ein stabiles Fundament, auf dem Sie weitere Planungen errichten. Der PSP, auch als Plan der Pläne bezeichnet, beinhaltet alle Arbeitspakete Ihres Projektes und ist hierarchisch strukturiert. Mit diesen Informationen können Sie Budget, Meilensteine, Risiken, Produkt- und Prozessqualität sowie alle anderen wichtigen Parameter Ihres Projektes planen. Aufgaben, die der PSP nicht beinhaltet, gehören nicht zum Projekt.

4. Schlechte Kommunikation zwischen Projektbeteiligten

„Keine Ahnung, weiß ich nichts von.“ Informationsmonopol, Misstrauen und Missverständnisse sind Gift für gute Zusammenarbeit beim Projektmanagement. Wenn sich Informationen beim Projektleiter aufstauen, fließen sie nicht in die richtigen Kanäle. Mitarbeiter und Stakeholder sind irritiert, wenn sie nicht wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind und was wichtig und richtig ist, oder wenn sie wesentliche Nachrichten nicht erhalten. Dann fühlen sie sich ausgegrenzt und wenden sich innerlich von der Projektarbeit ab. Für den Projektleiter wird es schwer, ohne motivierte Mitstreiter das Projektziel zu erreichen. Im schlechtesten Fall kommt die Arbeit ganz zum Erliegen.

Tipp: Lassen Sie Informationen fließen, indem Sie eine offene Kommunikation pflegen. Ermuntern Sie Ihre Kollegen, über Schwierigkeiten, Risiken oder Dinge beim Projektmanagement zu berichten, die ihnen im Wege stehen. Organisieren Sie Jours Fixes, in denen Sie sich austauschen. Geben Sie dem Risikomanagement einen festen Platz in Ihren Zusammenkünften. Suchen Sie das persönliche Gespräch, statt von Ihrem Büro Mails zu versenden. Nehmen Sie sich Zeit, aktiv zuzuhören, und fördern Sie in Versammlungen die Diskussion, statt im Monolog zu schwelgen. Betonen Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern das Positive, statt ausschließlich das Kritische zu erwähnen. Geben Sie wertschätzendes Feedback.

5. Fehlendes Stakeholder-Management

„Das konnte doch keiner ahnen. Wie der sich aufregte.“ Ein Projektleiter braucht machtvolle Unterstützer und Förderer. Dazu muss er wissen, wer seinem Projekt positiv gegenübersteht, er muss Feinde, Blockierer und Verweigerer lokalisieren. Kurz: Ahnungslos beim Projektmanagement zu sein gegenüber Freund und Feind ist wie ein Himmelfahrtskommando.

Tipp: Etablieren Sie ein Stakeholder-Management. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Betroffenen und Beteiligten. Schätzen Sie deren Macht und Einstellung gegenüber Ihren Projektzielen ein. Entwickeln Sie Maßnahmen, wie Sie einflussreiche Stakeholder über Ihre Projektarbeit informieren und wie Sie sie bei wichtigen Entscheidungen einbeziehen. Betreiben Sie Projektmarketing.

Foto/Thumbnail: ©lightkeeper/Depositphotos.com

Über den Autor

Ralf Gohs Ralf Gohs ist Geschäftsführer von GohsWriter und bietet Textservices, wie zum Beispiel das Schreiben von Blogartikel über Projektmanagement für Unternehmer, Führungskräfte und Berater an. Er ist PMI-zertifiziert und Assessor für den Deutschen Excellence Award. Gohs ist Mitglied im Deutschen Fachjournalisten Verband (DFJV), bei der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) sowie beim Project Management Institut (PMI). www.gohswriter.de
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