Erfolgreiches Projektmanagement

Stakeholder-Management: Wie Sie mächtige Unterstützer gewinnen

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Stakeholder-Management ist ein langfristiges Unterfangen, sondern braucht Zeit und Geduld. Foto: ©pichetw/Depositphotos.com

Stakeholder-Management in der Kaffeeküche: Projektleiter Ivar Faermann räumte die Scherben in der Kaffeeküche weg. „Was ist denn hier passiert?“, fragte ein Kollege aus der Marketingabteilung. Der Dicke lehnte sich an den Türrahmen und rührte mit einem kleinen Spachtel im Kaffee. „Nichts Schlimmes, war nur ‘ne Tasse“, brummte Faermann, der auf dem Boden hockte. „Aber bei euch, bei euch geht wohl gerade die Post ab?“ Er richtete sich auf: „Ich dachte, das mit dem Liefertermin wäre geklärt. Habt ihr meine Mail nicht gekriegt?“„Nö, wieso?“, fragte der Dicke zurück. „Oh, nein!“ Faermann erschrak im gleichen Moment. Eine Ahnung blitzte in ihm auf: „Dein Chef weiß von nichts, oder?“ „Keine Ahnung“, zuckte der Dicke mit den Schultern. „Wahrscheinlich ist er deshalb so krass drauf.“ „Das war meine Schuld, ich hatte vergessen, ihn vorher zu fragen“, gestand Faermann.

Projekterfolg durch Stakeholder-Management

Erwartungen, Wünsche und Anforderungen an die Projektarbeit durch einzelne Personen, Gruppen oder Institutionen gibt es in jeder Branche, in jedem Betrieb und in jedem Projekt. Idealerweise verfolgen alle Betroffenen und Beteiligten das gleiche Ziel, nämlich das Projekt erfolgreich abzuschließen. Doch oft sind noch andere, unterschwellige Interessen im Spiel. Viele Projektleiter haben dieses Problem erkannt und kümmern sich aktiv um ihre Stakeholder. Die großen Verbände im Projektmanagement unterstützen sie dabei, denn das Wissensgebiet Stakeholder-Management ist in ihren Standards detailliert beschrieben.

Das Project Management Institute (PMI), gegründet 1969 in den USA und weltweit der größte Fachverband, räumte dem Stakeholder-Management ein eigenes Wissensgebiet ein im Handbuch „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“, nachzulesen ab der fünften Edition (aktuell ist die Sixth Edition). Dort ist es in vier Prozessgruppen unterteilt:

  • Stakeholder identifizieren
  • ihr Engagement planen
  • ihr Engagement managen
  • Engagement der Stakeholder überwachen

Der führende Fachverband für Projektmanagement in Deutschland, die 1979 gegründete und in Nürnberg ansässige Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), prämiert jährlich Projekte mit dem Deutschen Project Excellence Award. Als Basis dient das Excellence-Modell, welches neun Kriterien verwendet. Drei von ihnen knüpfen thematisch an das Stakeholder-Management an:

Was sind Stakeholder?

Einige Projektleiter vertreten die Ansicht, dass Stakeholder-Management zu zeitaufwendig ist und von der Projektarbeit abhält. Sie konzentrieren sich lieber auf das Lösen fachlicher Probleme oder ziehen sich in die Rolle eines Verwalters zurück. Eine gefährliche Positionierung – denn zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters zählen: zu informieren, aufzuklären, zu berichten, zu schlichten, darzustellen und zu präsentieren. Kurz, der Projektleiter verbringt einen großen Teil seiner Arbeitszeit damit, in alle Himmelsrichtungen zu kommunizieren. Dadurch wird er sichtbar gegenüber internen und externen Stakeholdern. Erst aufgrund dieser starken Kommunikation nehmen sie ihn als ersten Ansprechpartner im Projektgeschehen wahr. Zu den Stakeholdern zählen:

  • intern: Auftraggeber, Mitglieder des Lenkungsausschusses, Teilprojektleiter, Projektmitarbeiter, interne Kunden und Anwender, Geschäftsführung, Führungskräfte der Linienorganisation, Betriebsrat, Stabsabteilungen wie z. B. Controlling, Einkauf, Rechtsabteilung und andere
  • extern: externe Kunden und Anwender, Lieferanten, Subauftragnehmer, Berater, Behörden oder Bürgerinitiativen und andere

Vier Schritte im Stakeholder-Management

Der Ablauf eines effektiven Stakeholder-Managements besteht aus vier Schritten. Sie können in jeder Phase des Projektmanagements, das heißt beim Initiieren, Planen, Steuern und Abschließen, zur Anwendung kommen. Die vier Schritte des Stakeholder-Managements sind sowohl für das traditionelle Projektmanagement als auch für das agile Vorgehensmodell relevant. Grundsätzlich gilt: Ändern sich Verantwortung, Aufgabenverteilung oder andere wichtige Rahmenparameter im Projekt, sind die Schritte erneut durchzuführen.

  1. Stakeholder identifizieren: Zunächst verschafft sich der Projektleiter eine Übersicht, welche Betroffenen und Beteiligten im Projektumfeld zu berücksichtigen wären. Im Ergebnis entsteht eine Liste mit Ansprechpartnern, ergänzt um Informationen wie Telefonnummer, Adresse und Position im Unternehmen.
  2. Stakeholder analysieren: Im zweiten Schritt werden die Stakeholder nach ihrer Einstellung zum Projekt, ihrem Einflussbereich sowie ihrer Macht zur Einflussnahme eingeschätzt. Die Liste dient in der Regel als interne Arbeitsunterlage und wird nicht veröffentlicht.
  3. Maßnahmen entwickeln: Sobald sich der Projektleiter eine Übersicht über die politischen Kräfteverhältnisse verschafft hat, entwickelt er Maßnahmen, um den Bedürfnissen seiner Stakeholder gerecht zu werden, ohne sich jedoch dabei zu unterwerfen. Der Inhalt der Maßnahmen sowie deren Umfang und Intensität sind abhängig vom Interesse des Stakeholders an der Projektarbeit sowie der Macht der Einflussnahme. Alle Maßnahmen werden in einem Kommunikationsplan fixiert.
  4. Erfolg überwachen: Im letzten Schritt wird der Erfolg überprüft.

Wie Sie in der Praxis vorgehen und welche Maßnahmen Sie initiieren können, ist auf den Seiten der OpenPM unter der Überschrift Stakeholderanalyse sehr gut dargestellt.

Tipps für Projektleiter

Ivar Faermann befand sich in einer schwierigen Situation, denn er übersah einen einflussreichen Abteilungsleiter. In seiner misslichen Lage wurde ihm klar:

  • Der Projektleiter werkelt weniger allein in seinem Büro und schreibt Mails.
  • Stakeholder managen heißt: Mit Mitarbeitern diskutieren, interessierte Kollegen über den Projektfortschritt informieren, sich mit Skeptikern auseinandersetzen, Verhinderer überzeugen und Sponsoren in Entscheidungen aktiv einbinden.
  • Eine Liste mit den Namen und Positionen aller Projektbeteiligten ist notwendig, um sich eine Übersicht über das Projektumfeld zu verschaffen.
  • Die Unterteilung in machtvolle Förderer, einflussreiche Strippenzieher, Mitläufer oder schädliche Störenfriede hilft, Maßnahmen zu initiieren und Ressourcen bei der Umsetzung und Kontrolle gezielt einzusetzen.
  • Stakeholder-Management ist ein langfristiges Unterfangen. Schon während der Initiierungsphase des Projektes müssen einflussreiche Stakeholder sowie deren Einstellung zum Projekt ausfindig gemacht werden.

Über den Autor Ralf Gohs

Ralf Gohs ist Geschäftsführer von GohsWriter und bietet Textservices, wie zum Beispiel das Schreiben von Blogartikel über Projektmanagement für Unternehmer, Führungskräfte und Berater an. Er ist PMI-zertifiziert und Assessor für den Deutschen Excellence Award. Gohs ist Mitglied im Deutschen Fachjournalisten Verband (DFJV), bei der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) sowie beim Project Management Institut (PMI).

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