Drei Beispiele für das Potenzial einer professionellen, digitalen Buchhaltung
Finanzmanagement

Drei Beispiele für das Potenzial einer professionellen, digitalen Buchhaltung

Porträtfoto von Uwe Gutschmidt von Wolters Kluwer
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Viele Unternehmen empfinden ihre eigene Finanzbuchhaltung als lästige Pflicht. Zugleich ist die Finanzbuchhaltung aber noch mehr: Sie erfasst alle Finanzströme und daraus ergibt sich ein Bild über die aktuelle wirtschaftliche Lage. Nicht selten sind die Auswertungen der Buchhaltung Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Eine Pflicht ist die Finanzbuchhaltung tatsächlich und sie ergibt sich aus Paragraf 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. […]“

Da unternehmerische Entscheidungen aus der Finanzbuchhaltung resultieren, haben Unternehmer einen doppelten Anreiz auf eine optimierte und professionelle Buchhaltung zu setzen. Großes Potenzial bietet in dieser Hinsicht die Digitalisierung. Da viele Mittelständler ihre Buchhaltung zumindest teilweise digitalisiert haben, beispielsweise im Bereich Scannen und Buchen, gibt es bereits einen guten Ausgangspunkt für weitere Schritte. Zu diesen gehört die Verarbeitung der digitalen Belege bis zum vollautomatisierten Workflow- und Rechnungsfreigabeprozess.

Hier sind drei Beispiele, die zeigen, warum es sich lohnt, die Buchhaltung konsequent zu digitalisieren.

Beispiel 1: Mehr Transparenz für Geschäftsleitung und Führungsebene

Eine digitalisierte Buchhaltung hat einen wesentlichen Vorteil, den besonders Geschäftsführer schätzen: Sie und weitere Berechtigte des Unternehmens können von überall auf alle Unterlagen und Analysen zugreifen – per Smartphone, Laptop oder Tablet. Außerdem ist es möglich, Belege mit dem Smartphone schnell abzufotografieren und direkt digitalisiert weiterzuleiten – was für tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) sorgt und es ermöglicht, Finanzengpässe frühzeitig zu erkennen.

Im Finanz- und Rechnungswesen geht es heute aber längst nicht mehr nur um Automatisierung, Effizienzsteigerung und Fehlerminimierung. Zunehmend wichtiger wird es, immer detailliertere Daten immer schneller zu erheben, um die Wettbewerbschancen des eigenen Unternehmens zu erhöhen – und die unternehmerischen Risiken zu minimieren. Die Daten, die Unternehmer durch die Finanzprognosen erhalten, sind hochrelevant für den Geschäftserfolg.

Beispiel 2: Vernetzung – die Daten im Flow

Im Bereich der Fakturierung ist insbesondere die Berücksichtigung aller buchhaltungsrelevanten Datenströme aus anderen Systemen (ERP) für die Vernetzung relevant.

Hier kann ein hoher Digitalisierungsgrad erreicht werden, wenn beispielsweise eine ausgefeilte und komplett automatisierte Integration besteht, die um planungsrelevante Controlling-Werte und Verbuchungen im ERP angereichert wird.

Das Ziel der Integration ist die „CIM-Philosophie“. Sie ermöglicht ein Höchstmaß an Transparenz und Digitalisierung. Zusammengefasst geht es darum, die Systeme so zu vernetzen, dass es keine Hindernisse mehr gibt. Die Daten sind im „Flow“ und können bi-direktional ausgetauscht werden. Der Weg zu CIM führt im ersten Schritt beispielsweise über einen digitalisierten Belegaustausch, in dem der digitale Datenfluss bereits in beide Richtungen möglich ist. Weitere Schritte sind dann die die Einführung von MDE (Maschinendatenerfassung) im Produktionsumfeld oder die BDE (Betriebsdatenerfassung). Beide gewährleisten einen reibungslosen Datenfluss, welcher bestenfalls bis ins Controlling nachvollziehbar ist.

Das Ergebnis: Aufgrund der höheren Transparenz und Nachvollziehbarkeit, können Verantwortliche im Mittelstand schneller und fundierter entscheiden, Workflows werden optimiert.

Beispiel 3: Mehr Effizienz, weniger Kosten

Mit der digitalen Finanzbuchhaltung minimieren Anwender die manuelle Suche und reduzieren die immer wiederkehrenden Zeitfresser ihrer Mitarbeiter. Beispielsweise kommt der Beleg direkt zu ihnen. Durch das geschickte Ausnutzen von Verschlagwortung tragen Unternehmer so zu einer transparenten Buchhaltung bei.

Noch größeres Potenzial verspricht der Einsatz einer gesicherten Onlineplattform (Cloud). Denn sie kann als Schnittstelle zwischen Buchhaltung, Geschäftsführung und Steuerberater genutzt werden – sie ermöglicht den direkten Austausch. Mithilfe solcher Lösungen können sowohl die Mitarbeiter des Unternehmens, die Geschäftsleitung als auch der Steuerberater auf Unterlagen zugreifen.

Klar ist: Das erfordert digitalisierte Unterlagen. Um diese bereitzustellen muss die bisherige Arbeitsweise infrage gestellt und neugestaltet werden. Die Prozess-Standardisierung ist hierbei immens wichtig für den Digitalisierungserfolg und Homogenität in der Systemlandschaft hilft, entscheidende Prozesse zu standardisieren. Hierzu gehört es die Zahl der Schnittstellen zu reduzieren. Die Implementierung digitaler Anwendungen ist danach deutlich einfacher und effizienter. In den meisten Unternehmen sind die Standardsysteme jedoch (noch) zu wenig standardisiert. Das klingt nach viel Arbeit. Am Ende spart das Unternehmen jedoch Kosten in der Logistik ein, beschleunigte Abläufe sorgen für mehr Produktivität und höhere Wertschöpfung.

Fazit

Der Beitrag beleuchtete nur einige Beispiele für das Potenzial einer professionellen, digitalen Buchhaltung und dennoch wird deutlich: Das Potenzial ist groß.

Es gibt zwei wichtige Voraussetzungen auf dem Weg zum Ziel: Wie bei jedem Digitalisierungsprojekt müssen Investitionsbereitschaft und Leadership vorhanden sein. Da oft jahrelang gewohnte Abläufe verändert werden, dauert der neue digitale Prozess zunächst oft länger als der vorherige manuelle. Das betrifft jedoch nur eine Übergangsphase.

Und wie bei jedem Projekt braucht es eine Führungskraft, die es vorantreibt. Das ist wichtig, denn wir erleben oft, dass direkt betroffene Mitarbeiter die Veränderungsprozesse nicht forcieren, sondern tendenziell eher an gewohnten Abläufen festhalten. Grundlage ist zudem eine entsprechende leistungsfähige Software. Hier gilt es einen Partner zu wählen, der bereits in der Vergangenheit Innovationskraft gezeigt hat und in der Lage ist, zukünftige Entwicklungen zu begleiten. Unter diesen Voraussetzungen wird die Pflicht zum Genuss!

Foto/Thumbnail: ©Depositphotos.com

Über den Autor

Porträtfoto von Uwe Gutschmidt von Wolters Kluwer

Uwe Gutschmidt Uwe Gutschmidt ist seit über 40 Jahren im Bereich der Softwareentwicklung tätig, Schwerpunkt: Programme für das Rechnungswesen. In seiner Rolle als Entwicklungschef im Bereich Rechnungswesen der Wolters Kluwer Tax & Accounting beschäftigt er sich seit mehr als zehn Jahren mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen und fast so lange mit der Transformation von On-Prem-Lösungen in die Cloud. www.wolterskluwer.com/de-de
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