XRechnungs-Format wird für Auftragnehmer von Bundesbehörden zur Pflicht
Neues Rechnungsformat bei Bundesbehörden

XRechnungs-Format wird für Auftragnehmer von Bundesbehörden zur Pflicht

Porträtfoto von Julia Sartiono von SGH
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In knapp zwei Wochen ist sie Pflicht – die XRechnung. Wer als Lieferant oder Dienstleister zum Beispiel für Bundesministerien oder Bundesämter tätig ist, muss ab diesem Stichtag seine Rechnung im neuen Format XRechnung einreichen. Für Rechnungen über einem Betrag von 1.000 EUR, die an die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene gerichtet sind, ist die XRechnung dann Pflicht.

Die XRechnung betrifft aber nicht nur Unternehmen, die für Bundesbehörden tätig sind. Denn auch die Landesbehörden stellen auf E-Invoicing um. Das Gesetz wurde am 16. April 2014 vom Europäische Parlament und dem Rat der Europäischen Union in der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet

XRechnung auch für Rechnungen an Finanzamt, Schule, Feuerwehr oder Gericht

Wer folglich an Kindergärten, Fachhochschulen oder Polizeidienststellen Waren liefert oder für diese Institutionen Services erbringt, muss sich ebenfalls mit dem neuen Rechnungsformat auseinandersetzen. Von Handelsunternehmen, die Büromaterial, Toilettenpapier und Getränke liefern, über Bauunternehmen, Caterer, Stromanbieter und Hausmeisterservice – die Anzahl der Firmen, die sich unter Zeitdruck mit dem Thema E-Invoicing auseinandersetzen müssen, ist groß.

Unübersichtliche Regelungen auf Landesebene

Erschwerend kommt hinzu, dass die E-Rechnungsverordnungen auf Landesebene unterschiedlich und unübersichtlich sind. Während Bremen die XRechnung zeitgleich mit den Bundesbehörden am 27.11. implementiert, wird das Rechnungsformat in Hessen erst 2024 Pflicht.

Mit PDF-Rechnungen ist es nicht getan

Viele setzen das Versenden von PDF- Rechnungen per E-Mail schon mit E-Invoicing gleich – das stimmt so nicht. Unter Electronic Invoicing versteht man die Automatisierung des kompletten Rechnungsprozesses von der Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme bis hin zur elektronischen Verarbeitung der Rechnung beim Empfänger. Und um die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht es den Bundes- und Landesbehörden. Hierfür müssen die Rechnungsinformationen in strukturierten Datenpaketen elektronisch übermittelt werden.

Strukturierte Daten

Im Fall der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. In den strukturierten Daten sind Informationen wie Preise, Datum, Stückzahl etc. enthalten. Alle Daten werden vom Empfängersystem ausgelesen und vollautomatisch in das Enterprise-Resource-Planning (ERP) sowie andere Systeme übernommen. Das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko gegenüber manuellen Prozessen. Übrigens kann auch das vorgenannte PDF für E-Invoicing genutzt werden. Es müssen jedoch bestimmte Werte darin enthalten sein und der Empfänger muss in der Lage sein, diese Werte auszulesen und weiterzuverarbeiten.

Wichtig für den langfristigen Erfolg

All jene, die im Zusammenhang mit der XRechnung zum ersten Mal mit dem Thema E-Invoicing konfrontiert werden, sollten sich trotz der gebotenen Eile, die einzelnen Arbeitsschritte von Rechnungserstellung, -bearbeitung und -versand, über die Rechnungseingangsbearbeitung- und -prüfung anschauen.

Schauen Sie nicht nur auf die technischen Anforderungen der XRechnung, sondern analysieren Sie parallel die eigenen Prozesse. Was lässt sich hier optimieren? Identifizieren Sie Ihren Veränderungsbedarf. Denn nur optimierte Prozesse sind gute digitale Prozesse. Und diese sind die Voraussetzung für eine schnelle und erfolgreiche technische Umsetzung.

Privatwirtschaft zieht nach

Noch ist die elektronische Rechnung im privaten Sektor nicht Pflicht, doch größere Unternehmen werden schnell nachziehen, wenn sich der neue Standard erstmal bei den Behörden durchgesetzt hat. Denn durch E-Invoicing lassen sich die Kosten im eigenen Rechnungswesen drastisch reduzieren. Und Kosteneinsparungen sind gerade in der Corona-Krise für viele Firmen interessant.

E-Invoicing aktiviert schlummernde Einsparpotenziale

Knapp 60% der Kosten für die Rechnungserstellung können Firmen durch den Einsatz von E-Rechnungen einsparen. Für die Rechnungseingangsbearbeitung können die Bearbeitungskosten um 64% gesenkt werden. Das sind realistische Werte, die unsere Kunden mit der für e-Invoicing einhergehende Digitalisierung und Prozessoptimierung realisieren.

Fazit: Auch wer nicht für die öffentliche Hand arbeitet, kommt man an dem Thema E-Invoicing mittelfristig nicht vorbei. Elektronische Rechnungen sind auch im privaten Sektor auf dem Vormarsch. Ein Blick in die unternehmensinternen Prozesse und Strukturen lohnt sich, um hier Einsparpotenziale durch digitale Rechnungen zu aktivieren.

Sind Sie bereit für die XRechnung? Praktische Fragestellungen:

  • Sind sie technisch in der Lage, XRechnungen zu schreiben und zu
    versenden?
  • Können Sie durch einen Prüfpfad die Unversehrtheit und Echtheit der elektronischen Rechnung nachweisen?
  • Sind Rechnungsversand und -archivierung nach (GoBD) sichergestellt?
  • Müssen Sie eigene Prozesse im Rahmen der XRechnung neu festgelegen?
  • Erfüllen Ihre Prozesse alle zusätzlichen rechtlichen Anforderungen der XRechnung?
  • Haben Sie neben Behörden weitere Kunden, die von aufbereiteten Rechnungsdaten profitieren können?

Über den Autor

Porträtfoto von Julia Sartiono von SGH

Julia Sartiono Die 41-jährige Diplombetriebswirtin beschäftigt sich seit 15 Jahren mit dem Thema Prozessoptimierung. Die Prokuristin kümmert sich als Bereichsleiterin der Service Delivery & E-Invoicing innerhalb der SGH-Gruppe unter anderem um den Bereich Business Process Outsourcing. Als Expertin berät sie global agierende Konzerne zum Thema E-Invoicing. Vor ihrem Wechsel zur SGH Gruppe war Sartiono 13 Jahre für Gebr. Heinemann tätig. Davon die letzten sechs Jahre als Chief Process Officer und Director IT & Logistics. www.sgh-net.de
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