Wie die Zukunft des Recruitings aussehen wird
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Wie die Zukunft des Recruitings aussehen wird

Porträtfoto von Dr. Martin Grentzer von aconso
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Die Folgen der Corona-Krise sind auch in den HR-Abteilungen zu spüren. Einerseits muss Social Distancing beachtet werden, andererseits müssen weiterhin die gewohnten Arbeitsprozesse erhalten bleiben. Insbesondere das Recruiting steht vor großen Herausforderungen. Ist doch gerade hier der persönliche Kontakt zu potenziellen neuen Mitarbeitern enorm wichtig. Doch nun nach über einem Jahr Pandemie steht fest: Viele der digitalen Lösungen haben sich bewährt und sind aus dem zukünftigen Recruiting-Alltag nicht mehr wegzudenken.

Video-Call und Co. setzen sich durch

Ein Trend, der in der Personalgewinnung schon vor Corona auf dem Vormarsch war und den die pandemiebedingte Digitalisierungswelle nun noch weiter verstärkt hat, ist das Mobile Recruiting. Mittlerweile präferiert laut einer Studie der Universität Bamberg jeder dritte Bewerber eine mobile gegenüber einer traditionellen Bewerbung. Stellenausschreibungen sollten daher nicht nur auf der gewöhnlichen Weboberfläche, sondern auch auf mobilen Endgeräten funktionieren. Interessenten freuen sich über möglichst geringe Barrieren und die Möglichkeit, sich über das Smartphone oder Tablet schnell und unkompliziert zu bewerben. Auch Unternehmens-Apps, in denen Interessenten alle wichtigen Unternehmensinformationen und für sich passende Stellenangebote finden, werden immer beliebter.

Virtuelles Bewerbungsgespräch per Video-Call ist Standard

Überzeugt ein Bewerber mit seinen Unterlagen von sich, gehört in vielen Unternehmen mittlerweile ein virtuelles Bewerbungsgespräch per Video-Call zum Standard. Laut einer Studie des Fraunhofer IAO haben 57 Prozent der teilnehmenden Unternehmen seit der Corona-Krise ihre Bewerbungs- und Einstellungsgespräche virtuell über Videokonferenztools durchgeführt. Ähnliches gilt übrigens für Mitarbeitergespräche: Sie fanden bei 62 Prozent der Unternehmen online statt.

Kommt es nach einer erfolgreichen Bewerbungsrunde zur Einstellung, etablieren sich ebenfalls digitale Prozesse immer mehr. Mit Tools zur automatischen Vertragserstellung können Recruiter mit wenigen Klicks einen individuell an den zukünftigen Mitarbeiter angepassten Vertrag erstellen. Durch die Automatisierung lässt sich Zeit und Aufwand einsparen, gleichzeitig ist die Rechtssicherheit durch die vorgefertigten Textbausteine garantiert. Der Bewerber muss so nicht lange warten und erhält unmittelbar nach der Zusage ein Vertragsangebot – bevor er bei der Konkurrenz anheuern kann.

Unternehmen setzen auf digitale Signatur

Zur Vertragsunterzeichnung setzen viele Unternehmen seit Pandemiebeginn zudem verstärkt auf die digitale Signatur. Mit guten Tools können die zukünftigen Mitarbeiter bequem elektronisch unterschreiben, ohne dazu spezielle Hardware zu benötigen. Laut Umfragen von DocuSign können Unternehmen Verträge so rund 80 Prozent schneller abschließen und sich im Durchschnitt Kosten von 33 Euro pro Abschluss sparen. Papier-, Druck und Porto-Kosten sowie der zeitliche Aufwand, Dokumente für den Postversand vorzubereiten, entfallen.

Digitale Akten machen Home-Office überhaupt erst möglich

Auch die Nachfrage nach digitalen Personalakten ist rasant gestiegen. Da HR-Mitarbeiter Papierakten nicht mit ins Home-Office nehmen können, wäre es ihnen ohne die digitale Version nicht möglich gewesen, von zu Hause aus zu arbeiten. Abgesehen davon, dass die Papierakten rein aus datenschutzrechtlichen Gründen das Büro nicht verlassen dürfen, wäre es auch äußerst umständlich gewesen, kiloweise Papierakten ins Home-Office zu überführen. In der digitalen Personalakte sind alle Daten hingegen zentral abgespeichert und HR-Mitarbeiter können sie bequem von zu Hause aus aufrufen. Durch ein festgelegtes Berechtigungskonzept und Rollenzuweisungen haben nur befugte Personen Einblick in die Personalakten, sodass sensible Daten zu jederzeit gesichert sind.

Weniger händische Arbeit durch automatisierte Prozesse

Darüber hinaus bringt die digitale Personalakte auch im Recruiting weitere Vorteile mit sich, da sich die Daten neuer Mitarbeiter aus den Bewerbungsunterlagen so automatisch in die digitale Akte übernehmen lassen. Auf diese Weise sparen sich Recruiter das mühsame händische einpflegen neuer Bewerberinformationen in die Datenbank.
Employer Branding und Klimaschutz gehen Hand in Hand

Ganz nebenbei tragen die Investitionen in digitale Prozesse und Tools auch zu einem weiteren wichtigen Thema im Recruiting bei: einem positiven Employer Branding. So sind Unternehmen, die sich schon im Bewerbungsprozess als moderne Arbeitgeber mit kurzen Antwortzyklen positionieren, bei der Personalgewinnung deutlich im Vorteil.

Zudem haben digitale Tools auch einen positiven Effekt auf die Umwelt: Virtuelle Bewerbungsgespräche sparen nicht nur Zeit, sondern schonen auch das Klima, da keine Anfahrt notwendig ist; elektronische Verträge und die Möglichkeit digital zu unterschreiben, reduzieren Papier.

Die Wirkung auf das Unternehmensimage nicht unterschätzen

Diese Faktoren haben vor allem für junge Nachwuchskräfte eine hohe Bedeutung. Zukünftig werden sie sich immer mehr für Unternehmen entscheiden, die eine nachhaltige und umweltfreundliche Kultur und Strategie an den Tag legen. Wer zukunfts- und wettbewerbsfähig bleiben will, sollte dieses Thema daher fest in die Unternehmensstrategie integrieren.

Fazit: Digitalisiertes Recruiting lohnt sich auf mehreren Ebenen

Die Corona-Krise hat die digitale Transformation auch im Recruiting gewaltig angeheizt. Der Wandel wird auch Folgen für eine Zeit nach Corona mit sich ziehen. Durch digitalisierte Prozesse können Recruiter begehrten Fachkräften schneller Rückmeldung geben und ihnen ein Vertragsangebot unterbreiten – ein entscheidender Vorteil im War for Talents, der trotz Pandemie in vielen Branchen herrscht. Darüber hinaus tragen digitale Features wie Unternehmens-Apps oder die Möglichkeit, sich via Smartphone zu bewerben enorm zu einem positiven Arbeitgeberimage bei.

Die Erfahrung hat außerdem gezeigt, dass sich Bewerbungsgespräche auch erfolgreich virtuell abhalten lassen. Dies spart nicht nur Zeit und Fahrtkosten bei etwaigen Auswärtsterminen, sondern hat auch einen positiven Effekt auf die Umwelt. Zwar hat der Klimaschutz im letzten Jahr etwas an Aufmerksamkeit verloren – er ist jedoch nach wie vor ein brisantes und wichtiges Thema, das vor allem für junge Nachwuchskräfte eine hohe Bedeutung hat. Digitale und mobile HR-Lösungen sind hier ein erster wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Foto/Thumbnail: ©istockphoto/Koldunov

Über den Autor

Porträtfoto von Dr. Martin Grentzer von aconso

Dr. Martin Grentzer Dr. Martin Grentzer ist Finanzvorstand (CFO) der aconso AG, die HR-Lösungen anbietet, und einer der vier Unternehmensgründer. Zudem verantwortet er den Bereich Personal. Darüber hinaus ist er renommierter Referent und hält Vorträge zu den Trendthemen HR-Dokumentenmanagement, Datenschutz und Projektmanagement. aconso.com
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