Wie elektronische Signaturen Unternehmen bei der Fernarbeit helfen können
Effizientes Vertragsmanagement

Wie elektronische Signaturen Unternehmen bei der Fernarbeit helfen können

Carolin Fischer
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Damit Arbeiten von zu Hause aus reibungslos funktioniert, müssen wichtige Unterlagen wie z.B. Verträge effizient unterzeichnet und versendet werden. Es wäre ein großer Nachteil, würde man die Dokumente ausschließlich über den Postweg hin und her verschicken. Daher eignen sich hierfür elektronische Signaturen, um dieses Prozedere zu vereinfachen und dennoch rechtskonforme Unterschriften auf den Dokumenten zu erzielen.

Was ist eine elektronische Signatur?

Jedes Dokument oder ein Vertrag benötigt grundlegend eine Unterschrift. Das ist uns allen bekannt. Mittels Papier und Kugelschreiber oder Füller werden von Hand die entsprechenden Unterlagen und Verträge unterzeichnet. So zumindest war dies früher immer der Fall. Heutzutage wird dies nun digitalisiert. Die e-Signatur ersetzt sozusagen online auf digitalem Wege die klassische Unterschrift von früher. Und hierbei muss sogar nicht immer zwingend eine Unterschrift zum Einsatz kommen, auch biometrische Daten des Gesichts können beispielsweise hierfür zur Erkennung als Verfahren eingesetzt werden. Aber in der Mehrheit der Fälle sprechen wir natürlich noch von der Unterschrift. Grundsätzlich handelt es sich bei der elektronischen Signatur, um einen modernen digitalen Weg den Unterzeichner mittels elektronischer Daten zu identifizieren.

Elektronische Signatur spart Zeit und ist ortsunabhängig möglich

Die elektronische Signatur spart in erster Linie sehr viel Zeit ein, da sie dabei hilft ein enormes Pensum an bürokratischen Vorgängen zu vereinfachen. Und die Verträge lassen sich ortsunabhängig und kurzerhand mittels einer e-Signatur versehen. Darum ist es ideal für Unternehmer, deren Mitarbeiter im Home-Office sind oder sich in Fernarbeit befinden. Das Unterzeichnen ist, egal von welchem Land und Ort aus, weltweit möglich. Es ist also nicht notwendig Dokumente auszudrucken, in Briefumschläge zu verpacken und von Ort X nach Ort Z zu versenden und den gleichen Weg am Ende wieder zurück. Dieser Vorgang, der auf herkömmlichen Wege oft mehrere Tage dauern würde, ist so innerhalb von maximal nur wenigen Minuten erledigt. Gerade jetzt in Zeiten der Pandemie, wo die Fernarbeit bei Unternehmern Hochkonjunktur hat ein ganz entscheidender Vorteil.

Das Signaturgesetz im Rahmen der elektronischen Signatur

Eine elektronische Signatur muss natürlich bestimmte Voraussetzungen erfüllen können. Denn nur so ist sie am Ende gleichwertig mit einer herkömmlichen persönlichen Unterschrift per Hand auf einem Blatt Papier oder Dokument zu bewerten. Daher unterliegen die Anbieter von e-Signaturen diversen Vorschriften, die sie einhalten müssen, um überhaupt erst hierfür legitimiert und lizenziert werden zu können. Das ganze regelt das eIDAS und das Signaturgesetz. Bei der eIDAS handelt es sich um eine europäische Norm für die elektronischen Signaturen und diese gilt überall in der gesamten EU. Es stellt die Richtlinien auf, die dazu dienen entsprechende Gesetze in den einzelnen Ländern zu erlassen als legitime und staatlich anerkannte Alternative zur Unterschrift per Hand. Für Deutschland regelt dies das Vertrauensdienstegesetz, welches zuvor unter dem noch bekannteren Namen Signaturgesetz geführt wurde. Hier ist auch die Rechtssicherheit geregelt, die vorgibt, dass eine zertifizierte elektronische Signatur in Deutschland von Gesetz wegen einer handgeschriebenen Unterschrift gleichgestellt wird.

Fazit

Eine elektronische Signatur spart Unternehmern in Fernarbeit und im Home-Office viel Zeit und Geld. Es ermöglicht, ortsunabhängig Verträge legitimiert zu unterzeichnen und spart dadurch nicht nur Zeit, sondern auch nachhaltig Geld. Und es ermöglicht sowohl den Unternehmen, als auch den Arbeitnehmern, sehr viel flexibler zu sein. Es muss nicht mehr zwingend in einem bestimmten Bürogebäude an seinem Arbeitsplatz gesessen werden. Online macht es gar keinen Unterschied, ob der Unterzeichnende gerade im Büro nebenan sitzt oder beispielsweise mehrere tausende Kilometer entfernt als digitaler Nomade am Strand von Südafrika an einem Laptop sitzt. Mithilfe einer digitalen Signatur lässt sich das Legitimieren von Verträgen in wenigen Minuten oder gar nur Sekunden weltweit erledigen.

Foto/Thumbnail: ©istockphoto/ilkercelik

Über den Autor

Carolin Fischer

Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet und ist heute noch u.a. im PR-Bereich tätig.
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