Geschäftsreise planen: So klappt es ohne Stress
Geschäftsreisen sind in vielen Jobs heutzutage unverzichtbar. Doch die Planung einer solchen Reise kann schnell stressig und kompliziert werden. In diesem Artikel möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps präsentieren, mit denen Sie Ihre nächste Geschäftsreise - wenn sie diese selbst planen sollten - entspannt und effizient vorbereiten können.
Eine sorgfältige und rechtzeitige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen und stressfreien Geschäftsreise. Wenn Sie Ihre Reise selbst planen, beginnen sie dies so früh wie möglich, um von günstigen Preisen und einer größeren Auswahl an Flügen, Zügen und Hotels zu profitieren. Machen Sie sich das Ziel Ihrer Reise klar, recherchieren Sie gründlich und vergleichen Sie verschiedene Anbieter, um das beste Angebot zu finden – anbei vier hilfreiche Tipps.
1. Wichtige Dokumente mitnehmen
Bereits im Vorfeld sollten Sie alle wichtigen Dokumente vorbereitet haben. Neben Personalausweis bzw. Reisepass sollten Sie bei der Planung mögliche Visa-Anforderungen und Reiseversicherungen mit einbeziehen.
Auch gültige Impfbescheinigungen sind in einigen Ländern mitzunehmen. So gibt es beispielsweise Länder, in denen es weiterhin Corona-Einreiseregeln gibt. Ebenfalls wichtig: Ihre Transfertickets, Ihre Hotelreservierung und ggf. Ihren (internationalen) Führerschein sollten Sie parat haben. Machen Sie sich Kopien Ihrer Dokumente und bewahren Sie diese gesondert auf – auch digital. Falls es zum Diebstahl kommt, können Sie darauf zurückgreifen.
2. Informieren Sie Ihre Vorgesetzten und Kollegen
Vergessen Sie nicht, Ihre Reisepläne mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Kollegen abzustimmen. Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über Ihre Reisepläne, damit alle Beteiligten genügend Zeit haben, sich darauf einzustellen und gegebenenfalls ihre eigenen Termine anzupassen. Besprechen Sie gemeinsam wichtige Meetings, Präsentationen und Projekte, die während Ihrer Abwesenheit stattfinden werden.
Sorgen Sie für eine reibungslose Zusammenarbeit, indem Sie klare Absprachen über Zuständigkeiten und Vertretungen treffen. Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten um sicherzustellen, dass alle anstehenden Arbeiten auch in Ihrer Abwesenheit erledigt werden. Halten Sie Ihre Kollegen über Ihre Erreichbarkeit und Kommunikationspräferenzen während der Reise auf dem Laufenden. Ernennen Sie in Ihrer Abwesenheit eine Vertretung, die auch ggf. Ihre Mails beantwortet.
3. Bereiten Sie sich auf Ihre Geschäftspartner vor
Sammeln Sie im Vorfeld alle erforderlichen Geschäftsdokumente, Präsentationsmaterialien und sonstigen Unterlagen, die Sie für Ihre Meetings und Termine auf der Reise benötigen. Ordnen Sie diese sinnvoll und übersichtlich, sodass Sie während Ihres Aufenthaltes schnell darauf zugreifen können.
Erstellen Sie zusätzlich digitale Kopien Ihrer wichtigsten Dokumente und speichern Sie diese in der Cloud oder auf einem USB-Stick. So haben Sie im Falle von Verlust oder Beschädigung der Originale jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen und können Ihre Geschäftsreise erfolgreich fortsetzen.
Auch kulturell können Sie sich vorbereiten. Informieren Sie sich über Gastgeschenke, die Sie Ihrem Geschäftspartner mitbringen können. Chinesen freuen sich beispielsweise über deutsche Bildbände oder auch eine gute Flasche Wein aus Ihrer Heimat. Machen Sie sich schlau darüber, wie Sie mit Ihrem Gastgeber am besten in Gesprächen oder Business-Meetings kommunizieren oder was seine Essgewohnheiten sind, denn sicherlich werden Sie zum Geschäftsessen eingeladen, bei dem Sie nicht ins “Fettnäpfchen” treten sollten.
4. Zahlungsmittel richtig verwalten
Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Bargeld in der Landeswährung für die Dauer Ihres Aufenthaltes mitnehmen, um kleinere Ausgaben wie Trinkgelder, Verpflegung oder öffentliche Verkehrsmittel zu decken. Informieren Sie sich vorab, wieviel Trinkgeld Sie im Ausland zahlen sollten.
Nehmen Sie auch mindestens eine Kreditkarte mit, um größere Ausgaben oder Notfälle abzudecken. Im Normalfall haben Arbeitgeber Geschäftskreditkarten für solche Reisen parat.
Vergessen Sie nicht, die Kontaktinformationen des Kreditkartenunternehmens zu notieren, damit Sie im Falle eines Verlustes oder eines Diebstahles schnell reagieren können. Bewahren Sie diese Informationen getrennt von Ihren Zahlungsmitteln auf.
Fazit: Planen und vorab genau informieren
Gute Planung kann entscheidend für den Erfolg und die Produktivität Ihrer Geschäftsreise sein. Durch rechtzeitige Vorbereitung, offene Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten sowie systematische Organisation von Reiseunterlagen, Geschäftsdokumenten und Finanzen können Sie Stress und unvorhergesehene Herausforderungen vermeiden. Auch kulturell sollten Sie sich vorab informieren, was die Gepflogenheiten des Landes sind, damit Ihre Reise zum Erfolg wird.
Weblinks zum Thema
- Hilfreiche Tipps rund um das Thema Travelmanagement
- Was ist bei einer Reisekostenabrechnung für Solo-Selbstständige wichtig?
Bildnachweis: ©Depositphotos.com
Kommentare