KMU: So gelingt die Einführung einer neuen HRIS-Software

Was ist eigentlich eine HRIS-Software?

Ein HRIS ist eine Softwarelösung, mit der sich personalbezogene Prozesse digital abbilden und automatisieren lassen. Das System erfasst Daten von Mitarbeitenden, unterstützt bei Gehaltsabrechnungen, erleichtert die Zeiterfassung und sorgt für mehr Übersicht in der digitalen Personalakte. Kurz gesagt: Ein gutes HRIS hilft, administrative Aufgaben zu vereinfachen und spart damit Zeit und Nerven – besonders bei wachsenden Teams. Schritt für Schritt zur passenden Lösung – wie gehen Sie konkret vor?

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1. Bestehende Prozesse analysieren

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie einen genauen Blick auf Ihre aktuellen Abläufe werfen: Was funktioniert bereits gut? Wo hakt es regelmäßig? Welche Aufgaben kosten besonders viel Zeit? Aus dieser Bestandsaufnahme lassen sich klare Anforderungen an die neue Lösung ableiten. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel das Abwesenheitsmanagement effizienter gestalten? Dann sollte die neue Software genau an diesem Punkt ansetzen. Bedenken Sie: Analoge Prozesse gehören der Vergangenheit an und das sehen auch viele Beschäftigte so.

2. Anbieter vergleichen und Funktionen prüfen

Die neue Software muss zu Ihrem Unternehmen passen – sonst wird sie nicht genutzt. Das bestätigt auch Gilles Satge, Geschäftsführer der Lucca Software GmbH: „Flexible Lösungen sind gerade für kleine und mittlere Unternehmen entscheidend.“ Neben Preis und Funktionsumfang sollten Sie bei der Auswahl auch folgende Punkte berücksichtigen:

•  Datenschutz (DSGVO-Konformität)
• IT-Sicherheit
• Skalierbarkeit der Lösung
• Mobile Nutzermöglichkeiten
• Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. Buchhaltung)
• Anpassbarkeit an Ihre internen Prozesse

3. Projektteam aufstellen und Pilotphase einplanen

Die Einführung steht und fällt mit dem richtigen Projektteam. Idealerweise bringen die Beteiligten sowohl technisches als auch HR-Know-how mit. Einer aus diesem Kreis sollte der führende Kopf bei der neuen Unternehmung sein. Für den Start empfiehlt sich eine Pilotphase: Lassen Sie einige Kollegen die neue Lösung testen und holen Sie ihr Feedback ein – vor allem zur Nutzerfreundlichkeit und Performance. Vielleicht ist die Stimmung im Team besser? Ein Zeichen, dass die Implementierung gut vonstatten geht.

4. Mitarbeiterschulungen organisieren

Auch die beste Software bringt wenig, wenn niemand damit umgehen kann. Schulungen und eine offene Kommunikation sind deshalb zentral – besonders in KMU, in denen viele Beschäftigte mehrere Aufgaben gleichzeitig stemmen. Je besser alle mit dem neuen System vertraut sind, desto erfolgreicher ist die Einführung.

5. Kontinuierliche Verbesserung einplanen

Nach dem Roll-out ist vor der Optimierung. Definieren Sie Kennzahlen, mit denen Sie die Nutzung der neuen Software messen können – etwa die Bearbeitungszeit von HR-Anfragen oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. So können Sie gezielt nachjustieren und den Mehrwert kontinuierlich steigern.

Fazit

Die Einführung einer HRIS-Software ist kein Schnellschuss, sondern ein Prozess, der gut vorbereitet sein will. Wer sich die Zeit für eine sorgfältige Analyse, die Auswahl der passenden Lösung und für die Schulung der Mitarbeitenden nimmt, profitiert am Ende doppelt: von effizienteren Prozessen und einer gestärkten digitalen Kompetenz im Unternehmen. Für KMU ein wichtiger Schritt in Richtung modernes Personalmanagement.

Literatur&Weblinks

1. Steiner, Patrik: Die Zukunft der HR erfolgreich zu gestalten. Das Praxishandbuch zur Digitalen Transformation. Springer, Wiesbaden 2024.
2. 5 Tipps für erfolgreiche HR-Software-Projekte. HR HEUTE. Abgerufen am 5.6. 2025.

^{Bildnachweis: istockphoto.com/BalanceFormcreative}