„Ein strukturierter indirekter Einkauf wird zum echten Wettbewerbsfaktor“

Bettina Fischer, Gründerin und CEO der Einkaufssoftware Hivebuy. Sie erklärt, dass im indirekten Einkauf zunehmend Einsparpotenziale und Automatisierungsmöglichkeiten liegen werden. Foto: Hivebuy

Onpulson: Frau Fischer, Sie sind Geschäftsführerin von Hivebuy, einer Lösung für den indirekten, operativen Einkauf. Viele Unternehmen tun sich schwer, diesen Einkaufsteil effizient zu organisieren. Was macht den indirekten Einkauf so herausfordernd – und welche Rolle spielt dabei eine passende Softwarelösung?

Bettina Fischer: Der indirekte Einkauf ist oft stark dezentral organisiert. Er umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs notwendig sind, aber nicht ins Produkt selbst eingehen (z. B. Software, Büromaterial, Beratungsleistungen, Marketing, Dienstleistungen). Viele Mitarbeitende bestellen in Eigenregie, es fehlt an strukturierten Prozessen, einheitlichen Freigaben oder zentraler Steuerung.

Genau hier setzen wir mit Hivebuy an. Unsere Lösung standardisiert den gesamten Ablauf von der Bedarfsmeldung über Genehmigungen bis zur Rechnungsfreigabe und schafft gleichzeitig volle Transparenz über alle Ausgaben. So wird aus einem oft unübersichtlichen Bereich ein steuerbarer, regelkonformer Prozess.

Einfache Bestellprozesse ermöglichen

Onpulson: In der Praxis wird häufig zwischen direktem und indirektem Einkauf unterschieden. Hivebuy fokussiert sich klar auf den indirekten Bereich. Warum braucht dieser Teil des Einkaufs eine spezialisierte Lösung und worin unterscheidet er sich vom klassischen strategischen Einkauf?

Bettina Fischer: Der direkte Einkauf ist meist stark durch Warengruppen, Lieferantenstrategien und langfristige Verträge geprägt. Der indirekte Einkauf hingegen ist breiter, spontaner und umfasst sehr unterschiedliche Bedarfe von Software bis zur Dienstleistung. Hier sind Flexibilität, Schnelligkeit und einfache Bedienbarkeit entscheidend. Hivebuy bietet genau das: Eine Lösung, die Mitarbeitenden einen einfachen Bestellprozess ermöglicht und gleichzeitig zentrale Steuerung und Compliance sichert. Der Fokus liegt auf operativer Exzellenz mit strategischer Transparenz.

Onpulson: Wo entstehen beim indirekten Einkauf die größten Effizienzverluste ohne ein zentrales Tool?

Bettina Fischer: In vielen Unternehmen laufen Anfragen per E-Mail, Excel oder sogar Messenger. Genehmigungen sind intransparent, Budgets werden manuell gepflegt und Rechnungen landen oft ohne Bestellbezug in der Buchhaltung. Das führt zu Ineffizienz, Mehraufwand und Kontrollverlust. Wir digitalisieren und automatisieren diesen gesamten Ablauf mit klaren Workflows, Echtzeit-Budgetkontrolle und vollständiger Transparenz. So werden Prozesskosten reduziert und Mitarbeitende spürbar entlastet.

Effizientere Prozesse fördern

Onpulson: Eine der großen Stärken Ihrer Einkaufssoftware ist die Verbindung zwischen operativer Einfachheit und strategischer Steuerung. Was bedeutet das konkret für Unternehmen, insbesondere mit Blick auf Transparenz, Budgetkontrolle und Compliance?

Bettina Fischer: Mitarbeitende bestellen einfach über ein Self-Service-Portal. Gleichzeitig haben Einkauf und Finanzabteilung volle Kontrolle: Budgets werden live mitgeführt, Genehmigungen sind nachvollziehbar dokumentiert und alle Ausgaben zentral einsehbar. Das ermöglicht nicht nur effizientere Prozesse, sondern auch bessere Entscheidungen auf Managementebene.

Onpulson: Viele mittelständische Unternehmen fürchten den Aufwand einer Softwareeinführung. Wie gelingt es, diese Hürde niedrig zu halten, gerade in Organisationen ohne große IT-Ressourcen?

Bettina Fischer: Lösungen, wie unsere, sind cloudbasiert und sofort einsatzbereit. Unternehmen brauchen keine eigene IT-Ressource und können innerhalb weniger Stunden live gehen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, Schulungen sind kaum notwendig und bestehende Systeme wie ERP oder Buchhaltung lassen sich einfach anbinden. Besonders im Mittelstand ist diese Leichtigkeit ein entscheidender Erfolgsfaktor, wir machen den Einstieg so einfach wie Online-Shopping.

Durchgängige Prozesse unterstützen

Onpulson: Hivebuy lässt sich nahtlos mit bestehenden ERP-Systemen oder B2B-Plattformen verbinden. Warum ist diese Integrationsfähigkeit heute ein Muss und wie profitieren Einkauf und Finanzabteilung konkret davon?

Bettina Fischer: Ohne Schnittstellen entstehen doppelte Arbeit, Medienbrüche und Fehlerquellen. Wir sorgen für durchgängige Prozesse: Bestellungen und Freigaben laufen über unsere Einkaufssoftware, relevante Daten fließen automatisch in das ERP oder die Buchhaltung. So bleiben Einkaufs- und Finanzdaten konsistent, Prozesse effizient und alle Beteiligten behalten den Überblick. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und schafft Vertrauen in die Datenqualität.

Onpulson: Abschließend – welche Entwicklung sehen Sie für den indirekten Einkauf in den nächsten Jahren, gerade unter dem Druck, Ausgaben besser zu steuern und Prozesse zu digitalisieren?

Bettina Fischer: Der indirekte Einkauf wird strategisch relevanter, nicht im klassischen Sinne des Lieferantenmanagements, sondern durch Transparenz, Ausgabensteuerung und Effizienz. Unternehmen erkennen zunehmend, dass hier erhebliche Einsparpotenziale und Automatisierungsmöglichkeiten liegen. Gerade unter dem steigenden Kostendruck wird ein strukturierter indirekter Einkauf zum echten Wettbewerbsfaktor.

^{Bildnachweis: istockphoto.com/Miodrag Kitanovic}

(cf)