Warum kleine Routinen im Büroalltag über Konzentration und Leistungsfähigkeit entscheiden

In vielen Unternehmen gilt produktives Arbeiten noch immer als Synonym für möglichst lange, ununterbrochene Arbeitsphasen. Zahlreiche Studien aus der Arbeitspsychologie zeigen jedoch ein anderes Bild. Kurze Unterbrechungen können helfen, die Leistungsfähigkeit über den gesamten Tag hinweg stabil zu halten.

Dabei kommt es weniger auf lange Pausen an als auf regelmäßige kurze Erholungsmomente. Solche sogenannten Mikropausen lassen sich meist ohne großen Aufwand in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

Diese Arten von Mikropausen können Sie einbauen:

• Gönnen Sie sich im Büro oder während der Mittagspause einige Minuten Bewegung. Auch ein kurzer Blick aus dem Fenster kann bereits ausreichen, um Ihr Gehirn wieder zu aktivieren.
• Alle 50-60 Minuten bei der Arbeit sollten Sie sich strecken und die Schultern kreisen als kleine Unterbrechung.
• Einige Teams arbeiten bewusst mit kurzen Unterbrechungen nach intensiven Arbeitsblöcken.
• Auch kleine Wege – etwa zum Drucker oder zur Kaffeeküche – können Sie nutzen, um gezielt kurze mentale Pausen einzubauen

Arbeitsplatzorganisation und visuelle Belastung

Die Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes hat einen direkten Einfluss auf Konzentration und Arbeitskomfort. Besonders bei Bildschirmarbeit spielt die visuelle Belastung eine wichtige Rolle. Die Augen müssen ständig zwischen unterschiedlichen Entfernungen wechseln, während gleichzeitig Texte gelesen oder Daten ausgewertet werden.

Was sollten Sie am Arbeitsplatz hierbei beachten?

• Nutzen Sie eine geeignete Sehhilfe für Ihr ergonomisches Arbeiten. „Diese kann dazu beitragen, visuelle Ermüdung zu reduzieren und längere Bildschirmphasen angenehmer zu gestalten“, sagt Geschäftsführer Björn Wecker des Optikers eyes and more.
• Zusätzlich beeinflussen Bildschirmposition und Schriftgröße die Belastung der Augen. Idealerweise steht Ihr Monitor leicht unterhalb der Augenhöhe und etwa eine Armlänge entfernt.
• Auch der Lichtkontrast spielt eine wichtige Rolle: Ausreichendes indirektes Licht im Raum kann helfen, Ihre Augen zu entlasten.

Ordnung als kognitive Entlastung

Der Zustand des Arbeitsplatzes beeinflusst die Konzentrationsfähigkeit stärker, als viele es vermuten. Unstrukturierte Arbeitsflächen, offene Dokumente oder ständig sichtbare Aufgabenlisten erzeugen eine permanente Reizkulisse. Selbst wenn diese Informationen nicht aktiv benötigt werden, verarbeitet das Gehirn sie im Hintergrund weiter. Das kostet Energie und kann langfristig die geistige Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Was können Sie zu Ihrer kognitiven Entlastung tun?

• Klare Prioritätenlisten am Morgen helfen Ihnen dabei, den Arbeitstag übersichtlich zu gestalten und mentale Klarheit zu schaffen.
• Entwickeln Sie kleine Organisationsroutinen im Arbeitsalltag. Dazu gehört beispielsweise das kurze Aufräumen Ihres Schreibtisches am Ende eines Arbeitstages oder das strukturierte Ablegen digitaler Dateien.
• Mit geeigneten Zeitmanagement-Methoden, etwa der Pomodoro-Technik, lässt sich Ihre Arbeit strukturierter organisieren und durch kleine Pausen bekommen Sie Energie und einen Motivationsschub.

Licht, Bewegung und Raumklima

Neben mentalen und organisatorischen Faktoren spielen auch körperliche Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle für die Leistungsfähigkeit im Büro. Dazu zählen unter anderem Lichtverhältnisse, Bewegung und Raumtemperatur.

• Tageslicht wirkt sich nachweislich positiv auf Aufmerksamkeit und Stimmung aus. Arbeitsplätze in Fensternähe oder Räume mit großen Fensterflächen werden deshalb häufig als besonders angenehm wahrgenommen. Gleichzeitig kann zu starkes direktes Licht Blendungen verursachen und damit Ihre Konzentration beeinträchtigen.
• Bewegung wirkt unterstützend: Höhenverstellbare Schreibtische ermöglichen es beispielsweise, zeitweise im Stehen zu arbeiten. Einige Unternehmen richten zusätzlich kleine Bewegungszonen im Büro ein.
• Auch das Raumklima spielt eine Rolle: Temperaturen zwischen 20 und 22 Grad gelten als besonders förderlich für konzentriertes Arbeiten.

Routinen als stabile Struktur im Arbeitsalltag

Der Büroalltag besteht aus vielen kleinen Abläufen, die sich täglich wiederholen. Gerade diese Wiederholungen können stabilisierend auf den Arbeitsrhythmus wirken, dazu zählen: 

• Feste Startzeiten oder kurze Planungseinheiten am Morgen helfen Ihnen dabei, den Arbeitstag strukturiert zu beginnen
• Klare Übergänge zwischen einzelnen Aufgaben unterstützen Sie dabei, den Überblick zu behalten
• Fixe Pausenzeiten – etwa für eine Kaffeepause oder für das Mittagessen – können zusätzlich Ihre Arbeitsmotivation steigern.

Solche Routinen reduzieren die Anzahl spontaner Entscheidungen im Arbeitsalltag. Psychologen sprechen in diesem Zusammenhang von sogenannter Entscheidungsenergie. Je mehr Entscheidungen getroffen werden müssen, desto schneller sinkt die Konzentrationsfähigkeit. Klare Routinen können diesen Effekt deutlich abmildern.

Kleine Gewohnheiten mit großer Wirkung

Moderne Büroarbeit verlangt in vielen Fällen eine hohe kognitive Leistung. Ein Großteil der Tätigkeiten besteht aus Bildschirmarbeit, Informationsverarbeitung und kontinuierlicher Kommunikation.

In einem Experiment wurde nachgewiesen, dass man sich abgelenkter fühlt, wenn beispielsweise das eigene Smartphone in Sichtweite ist.  Vor allem lenke das Handy ab, wenn die Arbeit keinen Spaß mache.

Viele Faktoren, die Konzentration und Leistungsfähigkeit beeinflussen, sind erstaunlich einfach. Kurze Pausen, ein gut organisierter Arbeitsplatz, angenehme Lichtverhältnisse oder eine passende Bildschirmdistanz können bereits einen spürbaren Unterschied machen. Gerade diese kleinen Routinen tragen dazu bei, dass Sie im Arbeitsalltag langfristig konzentriert und leistungsfähig bleiben.

Literatur & Weblinks

1. Bildschirmarbeit. Richtig sitzen am Schreibtisch. NDR.de, 20.02.2022.
2. Zerstreut, abgelenkt, unaufmerksam – Verlieren wir die Fähigkeit zur Konzentration? SWR.de. Johanne Burkhardt. 01.03.2023.

^{Bildnachweis: istockphoto.com/Harbucks}