3 Unternehmensausgaben, die das Finanzamt bei Selbstständigen besonders streng prüft

Viele Unternehmer nehmen an, dass Unternehmensausgaben automatisch steuerlich abzugsfähig sind. Die Realität sieht jedoch anders aus. Selbstständige unterschätzen häufig, wie schnell vermeintlich legitim wirkende Ausgaben steuerlich vom Fiskus für den Betriebsausgabenabzug abgelehnt werden. In der Regel reichen die Gründe hierfür von gesetzlichen Beschlüssen hin zu formalen Mängeln und fehlenden Nachweisen. Doch welche Ausgaben sind das konkret, die abgelehnt werden? Hier sind drei typische Kostenfallen, die sich leicht vermeiden lassen.

1. Kleidung ist keine Betriebsausgabe

Anzüge, Hemden oder hochwertige Schuhe sind steuerlich nicht abzugsfähig, selbst wenn man sie ausschließlich beruflich trägt. Der Bundesfinanzhof hat dies mehrfach bestätigt. So heißt es etwa in BFH VIII R 33/18, dass bürgerliche Kleidung, die auch privat genutzt werden könnte, als Kosten der Lebensführung einzustufen sind und unter das Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 EStG fallen.
Abzugsfähig bleibt in Sachen Dress nur echte Berufskleidung wie Schutzausrüstung, Uniformen oder Kleidung mit Firmenlogo.

2. Geschenke an Geschäftspartner

Kleine Präsente erhalten die Geschäftsbeziehung? Wenn sich der Fiskus nicht mitfreuen soll, gibt es ein paar Regeln zu beachten – allen voran die Höhe der Aufwendungen. Seit dem Veranlagungszeitraum 2024 gilt eine erhöhte Freigrenze von 50 Euro netto je
Empfänger und Jahr. Wichtig ist dabei, immer im Hinterkopf zu behalten, dass es sich hier nicht um einen Freibetrag handelt.

Überschreitet man die 50 Euro auch nur um einen Cent, entfällt der gesamte Abzug. Hinzu kommt eine strenge Dokumentationspflicht, wonach man Empfänger und Betrag zeitnah, einzeln und getrennt von anderen Betriebsausgaben erfassen muss.

3. Bewirtungskosten und ihre Formfehler

Geschäftsessen, Abendessen und Happy Hours bieten großartige Möglichkeiten, um Kontakte zu knüpfen und Kollegen wie Geschäftspartner besser kennenzulernen. Ob die Bewirtungsaufwendungen steuerlich geltend gemacht werden können, hängt in der
Praxis von der Erfüllung aller formalen Anforderungen ab. Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG und dem BMF-Schreiben¹ vom 30.06.2021 müssen Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Betrag zeitnah und vollständig dokumentiert sein. Dabei genügen allgemeine Angaben wie „Kundenpflege“ oder „Geschäftsessen“ in der Regel nicht.

Gefordert sind konkrete Informationen wie „Vertragsverhandlungen bei Projekt XY“. Auch die Restaurantrechnung selbst muss die Speisen einzeln ausweisen. Sammelposten wie Speisen und Getränke reichen dem Fiskus nicht. Übrigens: Selbst bei korrekter Dokumentation sind Bewirtungskosten nur zu 70 Prozent abzugsfähig.

Literatur & Weblinks

¹ Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben. Bundesfinanzministerium, 30.06.2021.

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