Tax Compliance: 4 Warnsignale für steuerlich unsichere Prozesse

Sie zeigt sich bei vorgelagerten Systemen, in den Stammdaten und Buchungslogiken, an Schnittstellen und bei Freigaben im ERP-System. Vier Warnsignale machen sichtbar, wo Tax-Compliance-Prozesse in der Praxis typischerweise Schwächen haben. Welche Warnsignale sind dies konkret?

1. Unklare Zuständigkeiten gefährden steuerliche Prozesse

Niemand kann eindeutig sagen, wer steuerlich wofür verantwortlich ist: Ein klassisches Warnsignal dafür, dass in Sachen Tax Compliance etwas im Argen liegt, sind unklare Zuständigkeiten. In der Praxis erlebt man immer wieder, dass man Verantwortlichkeiten irgendwie verteilt, sie aber nicht verbindlich geregelt hat. In der Folge weiß niemand, wer steuerlich relevante Sachverhalte identifiziert, wer sie prüft, wer Meldungen freigibt und wer bei Fehlern reagiert.

Das Problem verschärft sich weiter, wenn Tax, Finance, Buchhaltung, Controlling und operative Fachbereiche eng zusammenwirken müssen. Sobald ein Prozess mehrere Abteilungen berührt, reicht ein allgemeines Verantwortungsgefühl nicht mehr aus. Es wird empfohlen, den Aufbau einer einfachen, nachvollziehbaren Verantwortungsmatrix für zentrale Steuerprozesse, in der alle relevanten Prozessschritte klar geregelt und zugeteilt sind: Wer liefert, wer prüft, wer freigibt und wer im Ausnahmefall eskaliert. Gerade mit Blick auf § 153 AO und mögliche persönliche Pflichten ist ein solches Vorgehen Organisationshygiene und Haftungsinstrument zugleich.

2. Steuerliche Fehler werden erst nach der Abgabe sichtbar

Steuerliche Fehler fallen regelmäßig erst nach Abgabe auf: Gehören Korrekturen, Berichtigungen und Nacharbeiten zum normalen Prozess, ist das ein ernstes Warnsignal. Natürlich kann es in komplexen Umfeldern immer Einzelfehler geben. Problematisch wird es aber, wenn Fehler strukturell erst im Nachhinein sichtbar werden. Das ist meist ein Indikator dafür, dass Kontrollen zu spät ansetzen oder nur oberflächlich durchgeführt werden.

Ein belastbarer Prozess muss jedoch Fehler möglichst früh verhindern oder zumindest vor Einreichung sichtbar machen. Weichen etwa in der Umsatzsteuervoranmeldung steuerfrei innergemeinschaftliche Lieferungen deutlich vom Vorquartal ab, muss diese Änderung vor Einreichung hinterfragt werden. Häufige Fehlerquellen sind dabei falsche Steuerschlüssel, fehlerhafte USt-IdNr.-Prüfungen, unzutreffende Reverse-Charge-Einstellungen, unvollständige Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen oder fehlerhaftes Datenmapping zwischen Vorsystem und ERP.

Entsprechend sollten Deklarationsprozesse mit Vorab-Kontrollen hinterlegt werden. Plausibilitätsprüfungen gehören ebenso dazu wie Abweichungsanalysen zum Vormonat, abgestimmte Datenquellen und dokumentierte Reviews von Freigaben.

3. Steuerprozesse hängen zu stark an Schlüsselpersonen

Der Prozess funktioniert nur, wenn Schlüsselpersonen im Haus sind: In vielen Unternehmen existieren formale Prozesse, operativ wird sich aber auf einzelne Personen verlassen, die „wissen, wie es läuft“. Ein solches Modell funktioniert immer nur so lange, bis Urlaub, Krankheit, Kündigung oder Wachstum dazwischenkommt. Dann wird schnell deutlich, ob ein Prozess wirklich tragfähig ist oder nur personenabhängig organisiert. Hat man wesentliches Steuerwissen nicht dokumentiert und Sonderfälle nur mündlich erklärt oder hat man Vertretungen nicht sauber eingearbeitet, wächst das Risiko für Fehlentwicklungen.

Besonders kritisch ist das bei systemrelevanten Stellschrauben wie Tax-Code-Pflege, Stammdatenfreigaben, Mappingtabellen, Schnittstellenregeln und manuellen Override-Buchungen. Um hier gegenzusteuern, sind Prozessbeschreibungen, Checklisten, Entscheidungsschemata und ein klarer Umgang mit Sonderfällen unumgänglich.

4. Fehlende Nachweise machen interne Kontrollen angreifbar

Kontrollen finden statt, aber niemand kann sie nachweisen. In puncto interne Überprüfung ist nicht nur entscheidend, dass sie stattfindet, sondern dass sie auch nachvollziehbar dokumentiert wird. Reduziert sich die Kontrolle auf ein einfaches „Die Körperschaftsteuererklärung wird vor Einrichtung noch einmal vom Leiter Finanzen angeschaut“, könnte das im Prüfungsfall Probleme bereiten.

Aus Sicht der Finanzverwaltung zählen nur belastbare Nachweise: Prüfpfade, Freigabelogs, Änderungsprotokolle und reproduzierbare Abstimmungen. Fehlen diese, kann eine solche faktisch unsichtbare Kontrolle auch intern zu Problemen führen. Wer nicht dokumentiert, kann Fehlerursachen kaum auswerten und Prozesse nicht verbessern. Darum sollten Unternehmen unbedingt auf klare Freigabevermerke, digitale Prüfungsprotokolle und standardisierte Review-Checklisten, automatisierte Abstimmungen und eine Trennung von Erfassung, Freigabe und Änderung von Steuerlogiken setzen. Nur so kann aus einem innerbetrieblichen Kontrollsystem im Zweifelsfall ein Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit werden.

Literatur & Weblinks

1. Abgabenordnung, Pflichten der gesetzlichen Vertreter und der Vermögensverwalter § 34.
2. Abgabenordnung. Haftung der Vertreter. § 69.
3. Anwendungserlass zu § 153 AO. nwb Datenbank.
4. Rechtssprechung. BGH 1 StR 265/16 – Urteil vom 9. Mai 2017 (LG München I). HRR-Strafrecht.de
5. Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG). § 30 Geldbuße gegen juristische Personen und Personenvereinigungen. Bundesamt für Justiz.
6. Abgabenordnung (AO). § 370 Steuerhinterziehung. Bundesamt für Justiz.
7. Publikation des Institutes für Betriebswirtschaftliche Steuerlehre. Internationale Tax-Compliance-Management-Systeme. IDW PS 980 und IDW Praxishinweis 1/2016 im Vergleich mit internationalen Standards. Leibniz Universität Hannover. Institut für Betriebswirtschaftliche Steuerlehre.

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