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Selbstmanagement – So planen Sie richtig

Der persönliche Terminkalender, Planer oder Organizer schlug bei seiner Einführung auf dem Markt in den achtziger Jahren unter anderem deshalb so ein, weil die Menschen in ihm ein Werkzeug und endlich die Chance sahen, sich zu organisieren, Dinge im Voraus zu planen und sich über die getane Arbeit auf dem Laufenden zu halten.

Manche Menschen denken fälschlicherweise, dass ihre geistigen Aktivitäten auf der Fahrt zur Arbeit oder beim Duschen einem »Planen« für die Arbeit entsprächen. Sie mögen zwar über die Arbeit nachdenken, planen kann man es aber kaum nennen. Stattdessen ist es eine ineffiziente Form des Denkens, die wenig oder gar nichts klärt.

Manche Menschen glauben auch, dass Planen an und für sich pure Zeitverschwendung sei und nicht viel bringe. Wenn Sie ineffektiv planen und das, was Sie geplant haben, nicht tun, ist Planen tatsächlich für die Katz. Ein aufgestellter Plan ist nur gut, wenn er in die Tat umgesetzt wird – und nur dann ist Planen sinnvoll.

Wenn Sie spüren, dass Sie bei der Arbeit unter Druck sind, dass Sie zu viel zu tun und zu wenig Zeit dafür haben, dass Sie außer Kontrolle geraten sind oder einfach die wichtigsten Dinge nicht auf die Reihe bekommen, liegt es oft an einer schlechten oder fehlenden Planung. In diesem Fall werden Sie feststellen, dass das, was bei Ihrer Arbeit herauskommt, eine Ähnlichkeit mit dem Sticker »Plane im Voraus« aufweist, wobei das Wort »Voraus« ganz an die rechte Seite gequetscht ist.

Grundzüge der Planung

Zum effizienten Planen gehören drei Schritte: das Festlegen der Prioritäten, Zeitmanagement sowie die tatsächliche Umsetzung der Ziele. Im folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie richtig Prioritäten setzen und wie Sie Ihre Zeit effizient managen.

Prioritäten setzen

Planung, ohne dabei Prioritäten zu setzen, macht überhaupt keinen Sinn. Nicht selten droht Chaos, weil unklar ist, ob nun wichtige und/oder dringende Aufgaben höhere Priorität genießen. Dennoch führt angesichts des Arbeitsaufkommens, das wir oft unter enormem Zeitdruck erledigen müssen, kein Weg daran vorbei, Prioritäten zu setzen. Ein niederländischer Kollege hat einmal gesagt: Planen heißt nichts anderes als Prioritäten zu setzen und sich die Zeit dafür zu verschaffen, die Aufgaben der Reihe nach abzuarbeiten.

Damit Sie Prioritäten setzen können, brauchen Sie eine klare Vorstellung über Ihre Ziele und den Weg, der Sie dorthin bringt. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen erwarteten Arbeiten den erforderlichen Schritten entsprechen, die Sie an Ihr Ziel bringen. Entscheiden Sie, ob gewisse Aufgaben von Ihnen selbst erledigt werden müssen oder ob es nicht besser wäre, diese zu delegieren. Falls Sie Aufgaben delegieren, sollten Sie sich aber darum kümmern, dass sie tatsächlich erledigt werden.

Das Aufgabenmanagement, auch Task Management genannt, ist vor allem für diejenigen unter uns, die ihre Arbeitszeit nicht frei planen können, besonders wichtig. Denken Sie nur an all die Mitarbeiter von Callcentern, Banken oder Informationsständen: Sie können ihre Aufgaben zeitlich so gut wie nicht planen, da sie immer sofort auf die Anfragen der Kunden reagieren müssen. Je weniger Sie frei über Ihre Zeit verfügen können, umso klarer muss Ihnen der Unterschied zwischen dringlichen und weniger dringlichen Aufgaben sein.

Zeitmanagement

Zeitmanagement könnte definiert werden als die Kunst, sich selbst zu führen. Sobald Sie wissen, was Sie tun müssen und wie Sie es am besten erreichen (Aufgabenmanagement), müssen Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen. Egal ob Sie sich gerade mit der Tages-, Wochen- oder Jahresplanung befassen: Legen Sie fest, welche Aufgaben wann erledigt sein müssen. Beachten Sie dabei bitte folgende Tipps:

  • Legen Sie für jeden Tag fest, wann Sie bestimmte Routineaufgaben erledigen (täglich anfallende Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails, wöchentliche Tätigkeiten wie die Teilnahme an Besprechungen und monatliche Aufgaben wie das Verfassen von Monatsabschlussberichten und so weiter).
  • Bestimmen Sie, wann Sie gestört werden können und wann nicht.
  • Berücksichtigen Sie Ihren Biorhythmus, wenn Sie kreative Arbeiten planen. Um welche Tageszeit sind Sie voller Energie und stecken voller Ideen? Wann sind Sie eher lustlos und müde und können nur Arbeiten verrichten, bei denen Sie sich nicht voll konzentrieren müssen?
  • Legen Sie fest, wann Sie Ihre kurz- und langfristigen Pläne erstellen. Für die Tagesplanung brauchen Sie vermutlich nur einige Minuten, für die Wochen- und Monatspläne etwa eine Stunde, während Sie für den Jahresplan einige Tage einplanen sollten.
  • Überlegen Sie sich, welche Art von Kalender Sie verwenden möchten.Einen herkömmlichen Kalender aus Papier, in den Sie Termin ausschließlich selbst eintragen, oder einen elektronischen auf den auch Ihre Kollegen Zugriff haben und wahrscheinlich Termine eintragen. Je mehr Kollegen Zugriff auf Ihre Zeitplanung haben, umso genauer müssen Sie die Zeitplanung für Ihre eigenen Prioritäten verfolgen. Plant Ihre Sekretärin die Besprechungen für Sie? Kennt Sie Ihre Vorlieben bei der Planung von Besprechungen und Routineaufgaben? Weiß sie, wann Sie unbedingt Ihre Ruhe brauchen? Die Art der Kalendereinteilung (eine Seite pro Tag, Woche oder Monat) bestimmt in großem Maße auch Ihr Zeitempfinden und somit den Umgang mit Ihrer Zeit.
  • Der letzte Punkt ist auch einer der wichtigsten für das Zeitmanagement! Sie müssen sich davor schützen, dass andere über Ihre Zeit verfügen. Vermeiden Sie die im Anhang B genannten Zeitkiller.

Tagesplanung

Allgemein wird geklagt, dass der Tagesplan aufgrund unerwarteter Ereignisse zu oft nur teilweise erfüllt wird und sich dann in eine große Enttäuschung verwandelt. Für manche Menschen sind Tagespläne scheinbar nur etwas, das einen höhnisch an das erinnert, was nicht getan worden ist.

Sie müssen indessen begreifen, dass es unheimlich wichtig ist, täglich einige Zeit auf die Planung Ihrer Aktivitäten zu verwenden. Einige tun dies am liebsten am Ende ihres Arbeitstags, andere morgens noch vor allem anderen. Wann auch immer – Sie können Ihren Terminkalender nutzen, um Ihre täglichen Aufgaben zu notieren.

Um die tägliche Planung effizient und schnell durchzuziehen, sollten Sie Ihren Tagesplan nach einem Wochenplan erstellen. Teilen Sie anhand dieses größeren Plans die Arbeit der Woche in täglich zu erledigende handhabbare Einheiten auf, und Sie wissen jeden Tag, dass Sie auf ein größeres Ziel hinarbeiten.

Wochenplanung

Einmal pro Woche sollten Sie Ihre Arbeitsquellen überprüfen: Ihre Arbeitsakten einschließlich Ihrer Projekte, Ihren Terminkalender, zeitlich festgelegte Aktivitäten und Erinnerungshilfen, Ihr Wiedervorlagesystem für die Dinge, die während der kommenden Woche anfallen, Ihre laufenden Angelegenheiten (Korb und Akten für Laufendes – einschließlich Ihres E-Mail-Ordners, in dem Sie alle Mails sammeln, die Sie noch nicht beantworten können sowie das Aufgabenbuch, das Sie vielleicht führen, um die Dinge zu notieren, die Sie tun müssen.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie gegenwärtig an acht Projekten arbeiten, wovon vielleicht zwei ziemlich viel Zeit beanspruchen und die restlichen sechs nicht so viel Aufmerksamkeit benötigen. In Ihrer Tagesbearbeitung befinden sich noch weitere Angelegenheiten, unter anderem Pläne für eine Geschäftsreise, und in Ihrem Kalender sind für diese Woche sechs Besprechungen mit verschiedenen Abteilungsleitern und Kunden eingetragen.

Ihre Wiedervorlagemappe enthält Dinge, die Sie zu bestimmten Terminen überprüfen müssen, damit sie auch garantiert rechtzeitig fertig werden. Um Sie herum liegen zudem zahlreiche Zettel, die Sie an Verschiedenes erinnern, das Sie tun müssen. (Möglicherweise besitzen Sie auch ein Computerprogramm oder ein Aufgabenbuch, das als komprimierte Erinnerungshilfe dient, damit Sie nicht mit den vielen kleinen Zetteln arbeiten müssen.

Kurzum müssen Sie also ein halbes Dutzend Quellen konsultieren, um mit allem, was Sie zu tun haben, auf dem Laufenden zu bleiben. Sinnvollerweise sollten Sie alle diese Quellen einmal pro Woche durchgehen. Setzen Sie dabei Prioritäten für Ihre Arbeit, und planen Sie Ihre Woche.

Schauen Sie in Ihrem Kalender nach, wie viel Zeit in der Vergangenheit von unerwarteten, nicht geplanten Arbeiten aufgezehrt worden ist. Bei einigen wird es sich um Aufgaben handeln, die Ihnen von Ihrem Chef oder sonst einem Höhergestellten zum ungelegensten Zeitpunkt (Tag, Woche, Monat) aufs Auge gedrückt worden sind, bei anderen schlicht um unvorhersehbare Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit fordern und die Zeit auffressen, die Sie eigentlich einer anderen Arbeit widmen wollten.

Aber was auch immer die Ursache sein mag: Sie werden nicht umhinkönnen, sich einen Teil Ihres Arbeitstags oder Ihrer Arbeitswoche mit derartigen Arbeiten beschäftigen zu müssen – vielleicht fünfundzwanzig Prozent, vielleicht mehr als fünfzig Prozent.

Sei es nun viel oder wenig – Sie sollten Ihre Arbeitswoche basierend auf der Ihnen durchschnittlich zur Verfügung stehenden Zeit planen. Sollten Sie die Hälfte für unerwartete Angelegenheiten benötigen, können Sie nur die anderen fünfzig Prozent für Ihre eigene wirklich produktive Arbeit verplanen.

 Sie bewahren Ihre Flexibilität, indem Sie Zeit für diese unerwarteten, aber mit Sicherheit plötzlich anstehenden Dinge einrechnen (auch wenn Sie nicht im Voraus wissen, um was es sich handeln wird), und belasten sich nicht selbst mit unmöglich einzuhaltenden Zeitplänen. Sie haben für das Unplanmäßige vorgeplant und können die Arbeit für den Rest der Woche eindeutig und sinnvoll festlegen.

Sie vereinfachen die Tagesplanung, indem Sie die in der nächsten Woche zu erledigenden Aufgaben bestimmen und Schwerpunkte bilden. Es wird dann auch einfacher, Prioritäten zu setzen. Wenn etwas wichtig ist, wird es auf Ihrem Wochenplan stehen, anderenfalls nicht. Sie müssen nur einmal, nämlich während Ihrer Wochenplanung, entscheiden, was vorrangig zu tun ist.

Monatsplanung

Ein britischer Trainer, der seit Jahren erfolgreich für Topmanager zahlreicher Großunternehmen Englands tätig ist, hat eine sehr effiziente Methode der Monatsplanung entwickelt, die er als »den Terminkalender anpassen« bezeichnet. Er fordert seine Geschäftskunden auf, als Teil der Gesamtplanung ihre Terminkalender einmal monatlich, etwa in der Monatsmitte, für den Folgemonat anzupassen. Für Führungskräfte ist die Monatsplanung wesentlich sinnvoller, da sie ihre Besprechungen meist weit im Voraus planen und weniger mit den täglich anfallenden Geschäften und unerwarteten Ereignissen zu tun haben. Und so lautet seine Anweisung:

1. Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier zur Hand, und erstellen Sie eine Tabelle.

2. Tragen Sie nun höchstens acht relativ unspezifische Tätigkeiten ein, die Ihre Arbeitszeit zu 100 Prozent abdecken. Ihre Tabelle könnte zum Beispiel so aussehen:

  • Besprechung mit dem Managementteam
  • Erstellen von Berichten
  • Personalsachen
  • Budgets
  • Firmenführungen, Besuche der Zweigstellen, Kundenbesuche
  • Durchsicht des Eingangskorbs
  • Projektarbeit
  • Sonstiges

Nun überlegen Sie, wie viel Zeit Sie den von Ihnen eingetragenen Tätigkeiten momentan widmen. Tragen Sie die Zeit als Prozentsatz Ihrer Gesamtarbeitszeit in die   Tabellenspalte »Jetzt« ein. Es ist nicht weiter tragisch, wenn Sie beim ersten Durchgang nicht genau auf die Summe von 100 Prozent kommen, schätzen Sie die Zeiten einfach nach Gefühl ab. Wenn Sie den gefühlsmäßigen Prozentsatz an Arbeitszeit für jede Tätigkeit eingetragen haben, korrigieren Sie die Angaben nachträglich, bis sich die Summe von 100 Prozent ergibt.

4. Fragen Sie sich, ob es einen bestimmten Tätigkeitsbereich gibt, den Sie Ihrer Meinung nach vernachlässigen und der nicht in Ihrer Tabelle enthalten ist (zum Beispiel: Zeit zum Nachdenken, Überarbeiten oder Planen). Fügen Sie diese Punkte in Ihrer Tabelle ein.

5. Überlegen Sie sich, mit welchen Tätigkeiten Sie in Zukunft Ihre Arbeitszeit am liebsten verbringen würden. Folgendes Beispiel könnte Ihnen dabei helfen:

  • Gab es etwas, was Sie unter Schritt 4 ergänzt haben? Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit würden Sie gern darauf verwenden? Tragen Sie diesen Wert in der Tabellespalte »Später« ein.
  • Genauso verfahren Sie nun mit den anderen Tätigkeitsbereichen und Prozentangaben.
  • Bleiben Sie dabei auf dem Boden der Tatsachen! Verbringen Sie derzeit beispielsweise 25 Prozent Ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, wäre es völlig unrealistisch, dafür unter der Spalte »Später« null Prozent als Ziel einzutragen. Besprechungen mit dem Managementteam gehören nun einmal zu Ihren Aufgaben, und daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern.

6. Reservieren Sie sich nun für den nächsten Monat (oder den übernächsten, wenn Sie schon völlig verplant sind) spezielle Zeitfenster, um sich ausschließlich den Tätigkeiten zu widmen, für die in der Spalte »Später« ein höherer Prozentsatz eingetragen ist als in der Spalte »Jetzt«.

Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auch wirklich die Zeit für diese Tätigkeiten haben werden, wodurch sie eine echte Veränderung bewirken können. Reservieren Sie jedoch nicht für alle Tätigkeiten festgelegte Zeiten. Sie müssen flexibel genug sein, um auch auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

Quelle: Insitut für Beratung und Training – Mit PEP an die Arbeit, ISBN: 3593370948