Tipps für die Moderation von Meetings

Was sollten Sie beachten, wenn Sie Meetings moderieren?

Die wichtigsten Aufgaben einer Moderation sind die drei Wächterfunktionen, nämlich

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

• Time (Zeit)
• Theme (Thema)
• Team (Gruppe)

Wie jede Tätigkeit, so ist auch Moderation mit Training und individuellem Geschick verbunden. Seien Sie also nicht zu streng mit sich, wenn Ihre ersten Meetings noch etwas chaotisch und unstrukturiert verlaufen. Nur Übung macht den Meister. Reflektieren Sie Ihre Moderationskompetenz, indem Sie sich Feedback einholen (von Kollegen, Mitarbeitern oder externen Moderatoren und Coachs), Fachbücher dazu lesen und Weiterbildungsmaßnahmen besuchen.

Wie bringen Sie Schwung in die Teamsitzung?

Führungskräfte verbringen viel Zeit ihres Arbeitsalltags in Besprechungen. Nicht selten sind sie dabei als Moderatoren gefordert. Den meisten fehlt jedoch das nötige didaktische Rüstzeug, um langweilige Meetings lebendiger zu gestalten. Ergebnisorientierte Sitzungen sollen nicht nur die Teilnehmerinnen und Teilnehmer motivieren, sondern auch Abwechslung und (etwas) Spaß vermitteln. Um diesen Zustand zu erreichen, kann man beispielsweise gezielte Weiterbildungsmaßnahmen besuchen, um die Kunst der Moderation zu erlernen. Hilfreich ist es auch, erfahrenen Moderatoren über die Schulter zu schauen.

Wie kann ich in der Alltagsroutine meine Kreativität bewahren?

Zunächst ist es wichtig, das Thema Kreativität nicht aus den Augen zu verlieren. Führungskräfte sollten sich in Kreativtechniken schulen und trainieren lassen, damit diese Methoden als selbstverständliche Arbeitsmittel in Meetings aller Art einfließen können. Kreativmethoden bringen Pep und Abwechslung in die Teamarbeit, und Sie als Teamleader können dabei mit gutem Vorbild vorangehen.

Wie der Begriff Kommunikation beinhaltet auch Kreativität mehr als Techniken und Methoden. Neue, kreative Wege können schon darin bestehen, dass Sie sich selbst immer wieder zwingen, altvertraute Blickwinkel zu ändern. Benutzen Sie beispielsweise einen anderen Weg zur Arbeit, diskutieren Sie mit Menschen, die in anderen Berufsfeldern tätig sind, oder pflegen Sie bewusst ein Hobby, das nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat. Auch verrückte Fragen können neue Blickwinkel eröffnen, zum Beispiel was ist das Positive an diesem Problem? oder Wie würde ich die Aufgabe lösen, wenn ich statt Ingenieur ein Grafiker oder ein Musiker wäre?

Welche Kreativmethoden sind besonders hilfreich?

Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass Kreativitätsmethoden in Deutschland ein Mauerblümchen-Dasein führen. Gerade in 25 Prozent aller mittelständischen Unternehmen werden selbst so bekannte Kreativtechniken wie Brainstorming nie oder nur selten angewandt. Ein weiteres Problem: Viele kreative Techniken werden theoretisch ungenau erläutert und entsprechend falsch eingesetzt.

Kein Wunder, dass sie in der Versenkung verschwinden und ihr Potenzial leider kaum genutzt wird. Für kreative Teamsitzungen sind beispielsweise Brainwriting, Mind Mapping, Synektik oder das Sechs-Farben-Denken gute Hilfsmittel. Kreativen Solisten empfehle wir Bisoziation oder die Osborn-Methode.

Wie kann ein sinnvolles Audit für Meetings aussehen?

Zunächst gilt: Jede Sitzung ist anders, daher ist es durchaus sinnvoll, Meetings aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu überprüfen. Letztendlich handelt es sich dabei um eine Art TÜV. Ihr Auto lassen Sie doch auch in regelmäßigen Abständen durchchecken – warum also nicht auch Meetings auf ihre Effizienz überprüfen lassen?

Externe Trainer können als Berater agieren und Verbesserungsvorschläge für Sitzungsabläufe formulieren. Wichtige Anregungen können jedoch auch von den Betroffenen selbst kommen. Vergessen Sie daher als Führungskraft nie, auch die Ideen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzufordern. Dabei geht es nicht nur um vermeintliche Schwachstellen, sondern auch um die Würdigung gelungener Bestandteile eines Meetings.

Quelle: Ruth Pink – Souveräne Gesprächsführung und Moderation ISBN: 3593368269

(cf)