Unternehmensführung

Projektplanung mit der Roadmap-Methode

Wie können wir unser Projekt so planen und durchführen, dass die Produktion möglichst nur kurz gestoppt werden muss? Vor solchen Fragen stehen Projektmanager immer wieder. Einfach zu beantworten sind sie in der Regel nicht. Vor allem weil bei der Projektplanung häufig die Interessen vieler Beteiligter zu berücksichtigen sind.

Entsprechend schnell verlieren Projektmanager bei komplexen Projekten oft den Überblick. Deshalb nutzen sie meist Softwareprogramme wie Microsoft Project oder Power Project, mit denen sich der Projektverlauf und die verschiedenen Projektschritte gut dokumentieren lassen. Nur bedingt geeignet ist die Software jedoch, um ein Projekt mit den Beteiligten zu planen. Nicht nur, weil sich dann alle um einen Bildschirm scharen müssten, sondern auch weil den Beteiligten der mögliche Verlauf nicht bildhaft genug vor Augen geführt wird. Deshalb werden Versäumnisse und Engpässe oft zu spät erkannt.

Projektplanung ohne Computer

Aus diesem Grund suchen Unternehmen häufig nach nicht computergestützten Methoden, um den Verlauf von Projekten zu planen. Eine solche ist die Roadmap-Methode. Mit ihr lassen sich komplexe Projekte (fast) ohne Computer planen ein paar Tapetenbahnen und Tischkärtchen sowie einige dicke Stifte und Krepp-Papier genügen als Hilfsmittel.

Die Roadmap-Methode funktioniert wie folgt: Wenn ein Projekt ansteht, lädt der Projektleiter alle betroffenen Bereiche oder Personen zu einem Workshop ein. Sie treffen sich in einem Besprechungsraum. Zu Beginn des Workshops erläutert der Projektleiter oder ein Moderator, wozu das Treffen dient: Der Weg zum Ziel des Projekts – also zum Beispiel „Neustrukturierung der Produktion“ – soll gemeinsam definiert werden. Dann schreibt der Moderator den Ausgangspunkt ans obere Ende mehrerer Tapetenbahnen, die er zuvor mit Krepp-Papier zusammengeklebt und auf den Tisch oder Fußboden gelegt hat. Zum Beispiel: „Anfang Januar 2009: Die Produktion stoppt“. Am unteren Ende notiert er das Ziel, zum Beispiel:

„Mitte März 2009: Die umgebaute Produktionsanlage startet wieder – reibungslos.“ Anschließend bittet der Moderator die Anwesenden zu notieren, welchen Beitrag sie zum Erreichen des Ziels leisten. Dazu teilt er Tischkärtchen aus, wie sie häufig bei Festtafeln verwendet werden. Die Teilnehmer schreiben nun jeweils auf die Vorderseite der Tischkärtchen ihre Aufgaben mit Enddatum und auf die Rückseite den Namen des Verantwortlichen. Also zum Beispiel auf die eine Seite „Leitung xy ist bis 10. Februar verlegt“ und auf die andere Seite „Werkstatt, Herr Müller“. Jeder Beteiligte benennt also den Beitrag, den er oder sein Bereich zum Erreichen des großen Ziels leistet, selbst.

Während die Teilnehmer die Tischkärtchen ausfüllen, zeichnet der Moderator mehrere „Spuren“ (roads) auf die Tapetenbahnen. Auf diese schreibt er oben die verschiedenen Aufgabenbereiche – zum Beispiel „Elektroarbeiten“, „Schlosserarbeiten“, „IT“ und „Buchhaltung“. Danach stellen die Workshopteilnehmer ihre Kärtchen nach Datum geordnet auf die betreffende Spur. Gemeinsam haben sie so in kurzer Zeit einen groben Ablaufplan für das Projekt, eine vorläufige „Roadmap“, erstellt – und vor Augen.

Nach der Grobplanung folgt das „Feintuning“

Dann erfolgt die Feinarbeit: Die Beteiligten überprüfen anhand der „Roadmap“, ob Aufgaben vergessen wurden. Ist dies der Fall, wird ein weiteres Kärtchen aufgestellt. Gemeinsam prüfen sie zudem, ob bestimmte Tätigkeiten verschoben oder vorgezogen werden sollten, damit das Ziel erreicht wird. Kommen die Teilnehmer zum Beispiel überein „Diese Leitung brauchen wir schon früher, damit …“ Dann wird das betreffende Kärtchen umgestellt. Die (Grob-)Planung kann im Handumdrehen geändert werden – ohne erst den PC hochzufahren und die Änderungen im Projektmanagement-Programm vorzunehmen. Und noch ein Plus: Jeder Teilnehmer kann mit ein, zwei Handgriffen seine Vorstellung vom Ablauf den anderen verdeutlichen – indem er einfach ein paar Kärtchen auf der Roadmap verschiebt. Entsprechend niedrig ist die Hemmschwelle, Ideen einzubringen – auch für Mitarbeiter ohne Projektmanagement-Erfahrung. Nach dem Treffen muss der Moderator nur noch die Teilaufgaben in eine Excel-Tabelle übertragen – und schon haben alle Projektbeteiligten den Projektplan zur Hand.

Schnell, verbindlich und flexibel

Doch die Methode ist nicht nur schnell. Sie hat auch den Vorteil, dass alle gemeinsam den Plan erarbeiten. Also fühlen sie sich eingebunden. Und weil die Roadmap sich auch visuell gut einprägt, bleibt das Beschlossene gut im Gedächtnis aller Beteiligten haften.

Bewährt hat es sich übrigens, die Roadmap während des Projekts in einem Besprechungsraum stehen zu lassen. Oder die Tischkärtchen durch entsprechend beschriftete Moderationskärtchen zu ersetzen, die mit Klebeband zunächst auf die Tapetenbahnen fixiert werden, bevor die Roadmap an die Wand gehängt wird. Warum? Dann haben bei Projektmeetings alle stets den Gesamtprozess vor Augen und sehen sofort „Wo stehen wir gerade?“ und „Was gilt es als nächstes zu tun?“. Zeigt sich dabei, dass zurzeit da oder dort etwas hakt, lässt sich der Projektplan sofort korrigieren – indem weitere „Aufgaben-Kärtchen“ hinzugefügt oder bereits vorhandene verschoben werden.


Stefan Bald

Über den Autor Stefan Bald

Stefan Bald ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, für die fast 50 Trainer, Berater und Coachs arbeiten.