Grundlagen Projektmanagement

Einführung Projektmanagement

Charakteristik von Projekten

In Anlehnung an die DIN 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne eine definierte Zielsetzung realisiert werden soll. Dabei gibt es unterschiedlichste Projekte mit unterschiedlichsten Zielen, etwa

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• Finanzierungsprojekte
• Entwicklungsprojekte
• Reorganisationsprojekte
• Sanierungsprojekte
• u.a.

Die Zielsetzung des Projektmanagements geht dabei über das Tagesgeschäft hinaus: So soll etwa ein neues Produkt entwickelt, ein neues CRM System implementiert oder aber eine neue Maschine finanziert werden. Hierin liegt auch die Herausforderung für den Projektmanager und in weiterer Folge für das Projektteam: Diese sind bis zu einem gewissen Grad Pioniere und müssen aufkommende Risiken meistern und aufkommende Chancen nutzen.

Projektmanagement selbst ist –wiederum in Anlehnung an die DIN 69901- die Gesamtheit an Führungsaufgaben, -techniken und –mitteln zur Abwicklung eines Projektes.

Allgemeine Überlegungen

Die Anforderungen an ein Projekt können somit vielfältig sein, abhängig von Projektart und -umfeld. Dennoch lassen sich diese gruppieren hinsichtlich:

• Inhalt und Umfang
• Zeit
• Ressourcen (Personal, Betriebsmittel und indirekt somit auch Kapital)
• Qualität

Diese Größen sind dabei nicht voneinander isoliert, sondern stehen miteinander in Wechselwirkung. Die folgende Abbildung verdeutlicht dies in Form des „Projekttetraeders“. So bedeutet etwa ein Mehr an Umfang in der Regel auch ein Mehr an benötigter Zeit und Ressourcen. Es liegt dabei in der Verantwortung des Projektmanagers, basierend auf den Gegebenheiten die übrigen Werte abzuschätzen und das Projekt entsprechend zu planen.  Beispielhaft stehen etwa Inhalt, Ressourcen und Qualitätserwartungen fest, basierend hierauf ist dann die benötigte Zeit abzuschätzen.

In der Literatur ist zumeist vom „magischen Projektdreieck“ die Rede, wobei die Größe „Qualität“ dann dem Punkt Inhalt/Umfang zugerechnet wird. Viele Überlegungen lassen sich jedoch deutlicher darstellen, wenn der Qualitätsaspekt eigens herausgehoben wird. Somit entsteht ein Tetraeder.

Die diesbezüglich bei der Planung getroffenen Annahmen sind laufend zu evaluieren und mit dem Projektfortschritt zu vergleichen. Zeichnet sich ab, dass eine oder mehrere Größen von der ursprünglichen Planung abweichen, so sind Korrekturmaßnahmen zu setzen. Stellt sich etwa heraus, dass die ursprünglich geplante Zeit nicht ausreicht, so kann

• Der Endtermin verschoben werden
• Der Personalaufwand erhöht werden
• Der Umfang des Projektes reduziert werden
• Eine Kombination aus all diesen Faktoren gebildet werden

Unterbleiben diese Korrekturmaßnahmen, so geht dies zu Lasten zumindest einer der Größen des Projekttetraeders: Der Projekterfolg ist dann massiv gefährdet, da dann das Risiko besteht, dass

• Die Qualitätsanforderungen nicht erreicht werden
• Die Inhalte nicht in vollem Umfang erreicht werden
• Der Endtermin immer weiter in die Ferne rückt
• Die Kosten explodieren
• Laufend Überstunden gemacht werden
• Oder mehrere dieser Phänomene zu beobachten sind

Eine solide Planung zu Beginn und eine laufende Überwachung des Projektfortschrittes sind somit kritische Erfolgsfaktoren. Ebenso auch das rechtzeitige Initiieren von Korrekturmaßnahmen. Letzteres unterbleibt oft ganz oder erfolgt zu spät, meist zu Lasten des Projekterfolges. Moderne Vorgehensmodelle im Projektmanagement –etwa agile Methoden in der Softwareentwicklung- adressieren daher laufende Überwachung, Kommunikation und nötige Adaptierungen ganz besonders.

Das Projekt als Teil der Organisation

In erster Linie ist natürlich der Projektmanager für den Erfolg eines Projektes verantwortlich. Dennoch kann er Entscheidungen, etwa betreffend die Planung, nicht losgelöst vom Projektumfeld treffen. Das Projektumfeld besteht dabei aus mehreren Komponenten:

• Organisatorische Rahmenbedingungen
  Beispielhaft seien etwa das verfügbare Personal und seine Qualifikation genannt, wobei sich die Liste beliebig fortsetzen läßt. Diese Rahmenbedingungen sind natürlich zu berücksichtigen, da sie einen unmittelbaren Einfluß auf die Zeit- und Ressourcenplanung haben.
• Anspruchsgruppen des Projektes („Stakeholder“)
  Ein Projekt ohne Anspruchsgruppen ist undenkbar, denn dies würde bedeuten, dass sich für niemanden etwas ändert. Das Projekt wäre somit sinnlos. Es bestehen zumindest die Auftraggeber und das Projektteam als eigenständige Anspruchsgruppen, in der Praxis sind es aber wesentlich mehr: Etwa die Geschäftsleitung des Unternehmens, betroffene Fachabteilungen, Kunden des Unternehmens, um nur einige davon zu nennen.
  Die Anspruchsgruppen sollten dabei im Vorfeld identifiziert werden, ebenso deren Erwartungen und deren Haltung gegenüber dem Projekt. Der laufende Dialog mit diesen Gruppen ist für den Projektfortschritt von entscheidender Bedeutung, da Stakeholder ein Projekt sowohl begünstigen, als auch bremsen können.
• Organisationskultur
  Auch diese hat einen Einfluß auf das Projekt. Von ihr hängt es unter anderem ab, wie rasch auf Änderungen reagiert wird und wie Risiken gehandhabt werden.

Aufgrund des dargestellten Einflusses des Projektumfeldes empfiehlt sich die Ausarbeitung einer detaillierten Projektumfeldanalyse im Zuge der Definition des Vorhabens.
Entscheidende Bedeutung kommt auch dem Prozeß des Projektmarketings zu: Dieses soll die Anspruchsgruppen über das Projekt informieren und deren Unterstützung sichern.

Die Projektphasen

Projekte durchlaufen mehrere Phasen. Deren genaue Ausprägung hängt dabei sehr stark von der Projektart, seinem Umfang und den Rahmenbedingungen ab. Allerdings können in der Regel zumindest die folgenden vier Phasen unterschieden werden:

• Phase 1: Projektdefinition
  In dieser Phase des Projektmanagements werden die Zielsetzungen erarbeitet und deren Machbarkeit geklärt. Der Projektumfeldanalyse inkl. der Identifikation von Anspruchsgruppen kommt eine entscheidende Bedeutung zu. Basierend auf den Ergebnissen dieser Phase kommt es zu einer ersten Entscheidung über die Umsetzung des Projektes. Ist diese positiv, wird der designierte Projektleiter, der in der Regel bereits in die bisherigen Entscheidungen involviert war, mit der Planung des Projektes beauftragt.
• Phase 2: Projektplanung
  Basierend auf den Ergebnissen der Definitionsphase wird die Umsetzung des Projektes geplant. Der Fokus liegt hier auf der Einschätzung der Faktoren des „Projekttetraeders“. Spätestens jetzt sind auch die Struktur des Projektteams und die Ressourcenplanung zu überlegen. Basierend auf den Planungsergebnissen wird die weitere Vorgangsweise abgestimmt. Sollte sich abzeichnen, dass die Erwartungen der Anspruchsgruppen nicht erfüllt werden können, kann das Projekt natürlich auch gestoppt werden.
• Phase 3: Projektumsetzung
  Das Zusammenwirken des Projektteams wird koordiniert, wobei ggf. auch die Interaktion mit anderen Projekten moderiert wird. Der Projektfortschritt wird laufend überwacht, bei Abweichungen vom Plansoll werden Korrekturmaßnahmen initiiert und umgesetzt.
• Phase 4: Projektabschluß
  In dieser letzten Phase geht es im Projektmanagement um die Abschlußkontrolle der Erreichung der Projektziele. Dies erfolgt in aller Regel einvernehmlich mit dem Auftraggeber. Wurden die Ziele nicht realisiert, so sind wiederum entsprechende Korrekturmaßnahmen zu setzen.
  Abhängig von der Art des Projektes kommt es auch zu einer formalen Übergabe der Projektergebnisse, etwa des Quellcodes samt Dokumentation im Falle von Software-Entwicklungsprojekten.

Die Aktivitäten der einzelnen Phasen können dabei als Prozesse betrachtet werden, die auch entsprechend dokumentiert werden können. Dadurch kann die Transparenz der Projektabwicklung deutlich erhöht werden. Weiters wird eine entsprechende Dokumentation auch im Zuge einer etwaigen Zertifizierung nach gängigen Qualitätsnormen gefordert.

Für spezielle Projektarten, etwa im Bereich der Softwareentwicklung, existieren sogenannte Vorgehensmodelle. Hierbei handelt es sich um eine detaillierte, spezifische Beschreibung von Phasen und Prozessen zwecks Erleichterung der Abwicklung entsprechender Projekte in Unternehmen. Die Vorgehensmodelle sind dabei an das jeweilige Unternehmen anzupassen.

Anläßlich der Komplexität des Projektmanagements gibt es zwischenzeitlich auch verschiedene Softwarelösungen, die den Projektmanager bei seiner täglichen Arbeit unterstützen.

Der Projektmanager

Das Management von Projekten ist eine komplexe Aufgabe. Neben den Führungsaufgaben sind eine Vielzahl an Parametern zu berücksichtigen, auf Änderungen ist rasch zu reagieren, der Dialog mit den Anspruchsgruppen ist zu suchen und zu fördern. Von diesem Standpunkt aus betrachtet, leiten sich die folgenden wichtigen Anforderungen an einen Projektmanager ab:

• Ausgeprägte Wahrnehmung und analytisches Denken
  Projekte sind keine isolierten Systeme, sondern Teil einer Organisation. Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs muss der Projektmanager diese Rahmenbedingungen verstehen und einschätzen können. Dies erfordert eine gute Beobachtungsgabe, die Fähigkeit zuzuhören und die richtige Einschätzung der Lage in Hinblick auf das Projekt.
• Soziale Kompetenz und Führungskompetenz
  Projektmanagement ist eine Führungsaufgabe. Neben dem Dialog mit den Anspruchsgruppen ist das Projektteam anzuleiten und zu koordinieren. Die Mitglieder eines Projektteams sind zumeist Experten, die respektvoll aber dennoch ergebnisorientiert geführt werden müssen. Dabei ist auch auf individuelle Stärken und Schwächen der einzelnen Mitglieder Bedacht zu nehmen.
• Streßresistenz
  Das Projektumfeld unterliegt permanent Veränderungen. Diese müssen erfaßt und berücksichtigt werden. Auch in kritischen Phasen muss der Projektmanager einen kühlen Kopf bewahren und systematisch vorgehen.
• Chancen und Risiken erkennen können
  Im Zuge des Projektverlaufes ergeben sich immer wieder Chancen und Risiken, die erkannt und genutzt bzw. gehandhabt werden müssen. Rasches Reagieren ist hier gefragt.
• Ganzheitliches Denken
  Projekte sind komplexe (soziale) Systeme. Der Projektmanager muss diese ganzheitlich betrachten und verstehen, um optimal agieren zu können.
• Exzellentes Kommunikationsverhalten
  Kommunikation macht einen großen Teil der Aufgaben im Projektmanagement aus. Neben der Kommunikation mit dem Projektteam ist auch der Dialog mit den Anspruchsgruppen zu suchen und zu fördern. Die Lage des Projektes ist kompakt darzustellen, Maßnahmen sind schlüssig zu argumentieren, um sich deren Unterstützung durch das Team und die Anspruchsgruppen zu sichern.
• Umfassende Kenntnisse von Projektmanagementmethoden
  Der Projektmanager muß sich eine umfassende Kenntnis über verschiedene Methoden des Projektmanagements erarbeiten. Deren Kenntnis erlaubt rasches Reagieren und souveränes Auftreten auch in kritischen Phasen des Projektes. Dabei soll der Projektmanager die Methoden nicht als Kochrezepte betrachten, sondern deren Prinzipien erfassen und diese in seinem Kontext erfolgreich anwenden.
• Kenntnisse der Projektdomäne
  Der Projektmanager sollte sich zumindest grundlegende Kenntnisse in der Domäne des jeweiligen Projektes aneignen. Dies erleichtert die Kommunikation mit dem Team und auch den übrigen Anspruchsgruppen, zudem steigert dies die Akzeptanz des Projektleiters enorm.
• Kenntnisse im Umgang mit Projektmanagement-Software
  Für die Aufgaben des Projektmanagers gibt es diverse Softwareprodukte, welche seine Arbeit erleichtern und die Produktivität erhöhen. Der Projektmanager sollte sich somit entsprechende Kenntnisse aneignen, um die in der jeweiligen Organisation verwendeten Produkte optimal einzusetzen.