Digitalen Moderation: Die moderne Technik zum Einbinden der Mitarbeiter nutzen

„Wir müssen unsere Mitarbeiter stärker in unsere Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse einbinden, damit sie unsere Ziele mittragen.“ „Wir müssen das Potenzial unserer Mitarbeiter intensiver nutzen, um marktgerechte Problemlösungen zu entwerfen.“ Solche Aussagen hört man seit Jahren von Unternehmen, und sie werden immer lauter. Denn:

• Je vernetzter die Strukturen in den Unternehmen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Kommunikation in ihnen. Und:
• Je komplexer die für Kunden entworfenen Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft standortübergreifender Abstimmung und Kooperation.

Entsprechend viele Workshops und Meetings finden in den Unternehmen statt; außerdem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von Personen – seien dies Mitarbeiter, Händler oder Vertriebspartner – teilnehmen.

Bei diesen Events stehen die Unternehmen oft vor der Frage: Wie können wir die Teilnehmer so einbinden, dass

• einerseits alle aktiv an der Meinungsbildung oder Entscheidungsfindung beziehungsweise am Erarbeiten der Problemlösung mitwirken können sowie die kollektive Intelligenz genutzt wird und
• andererseits der Gesamtprozess noch handelbar bleibt?

Die klassische Moderation stößt an ihre Grenzen

Denn wenn zum Beispiel Hunderte oder gar Tausende von Mitarbeitern aktiv an einem Meinungsbildungs- und/oder Entscheidungsprozess mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden – mit Pinnwand und Flipchart – an ihre Grenzen. Aus folgenden Gründen:

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

• Es erfordert zu viel Zeit bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen abgegeben haben.
• Die Teilnehmer beeinflussen sich bei Befragungen wechselseitig, so dass kein objektives Stimmungsbild entsteht.
• Es vergeht zu viel Zeit bis alle Votes und/oder Beiträge der Teilnehmer ausgewertet sind, so dass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
• Das Dokumentieren der bei der Veranstaltung gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse ist sehr zeitaufwändig, weil die auf zahlreichen Papierbogen notierten Informationen zunächst am PC erfasst werden müssen, bevor sie zum Beispiel als Protokoll oder Handout an die Teilnehmer oder Auftraggeber gesandt werden können.

Hinzu kommt: Mit den klassischen Moderationsmethoden lassen sich nur die Votes oder Beiträge von Personen erfassen, die im Raum sind. Mit ihnen können nicht Personengruppen, die an unterschiedlichen Orten sind, in den Prozess integriert werden. Dies ist in größeren Unternehmen,

• die meist mehrere Niederlassungen – nicht selten sogar im Ausland – haben und
• bei denen häufig sogar die Mitarbeiter eines Bereichs an verschiedenen Standorten arbeiten,

jedoch oft nötig. Dies gilt insbesondere dann, wenn es zum Erreichen der übergeordneten Ziele zum Beispiel wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der letztlich beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an ihrer Realisierung mitwirken.

Events effektiver und interaktiver gestalten

Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie man Veranstaltungen mit 100, 500 oder gar 1.000 Menschen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestalten kann, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Und sie kamen zur Erkenntnis: Mit Hilfe der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.

So lassen sich zum Beispiel, sofern ausreichend viele kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets und Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, durchaus Veranstaltungsdesigns für Mega-Gruppen schmieden, bei denen

• alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können,
• sie regelmäßig nach ihrer Meinung oder Einschätzung gefragt werden,
• auch komplexe Fragen und Probleme im Plenum diskutiert werden und
• die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen „brainstormen“ oder an Problemlösungen arbeiten.

Denn mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können die Votes, Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer nicht nur schnell erfasst, sondern auch ausgewertet und visualisiert werden, so dass die relevanten Einzelbeiträge und verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.

Die technische Infrastruktur für die digitale Moderation

Bei der digitalen Moderation werden im Gegensatz zur klassischen Moderation, bei der meist mit Pinnwand und Kärtchen oder Flipchart gearbeitet wird, vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Grundvoraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die hierfür benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder von einem externen Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.

Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich – vereinfacht – mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden.

Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit ist komplexer beziehungsweise enthält mehr Funktionen als PowerPoint, weil mit ihm anders als bei einer Präsentation keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation und zugleich Interaktion ermöglicht werden soll.

Schließlich finden bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwort- oder Bewertungsmöglichkeiten statt, deren Auswertungen dann – sozusagen per Knopfdruck – grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die nötigen Vorlagen erstellt.

Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen zu den unterschiedlichsten Themen, und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentierbar und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld der Veranstaltung die erforderlichen Vorlagen erstellt.

Für das Durchführen der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur von Nöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:

• mindestens einem Digital Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, für die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern können,
• mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird, und
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

Für eine Digitale Moderation benötigte technische Infrastruktur

Grafik: Für eine Digitale Moderation benötigte technische Infrastruktur

Die digitale Moderation hat sich bewährt

Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online )Workshops mit einer überschaubaren Zahl von Teilnehmern bis hin zu Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Teilnehmern, die nicht selten an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern sich versammelt haben.

Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund

• der Schnelligkeit, mit der mit Hilfe der genutzten Informations- und Kommunikationstechnik Infos gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
• der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die genutzte Technik bietet, sowie
• der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.

So werden zum Beispiel viele Großveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an vielen verschiedenen oder weit voneinander entfernten Orten leben und/oder arbeiten, überhaupt erst durch das Nutzen dieser Technik möglich, da ansonsten die anfallenden Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich oft nicht vertretbar.

Ähnlich verhält es sich bei Großveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist dadurch, dass die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck dokumentiert und ausgewertet vorliegen – und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form – die Zeitersparnis groß. Mindestens ebenso wichtig ist aber: Die Veranstaltungen gewinnen dadurch, dass die komprimierten Arbeits- oder Befragungsergebnisse unmittelbar vorliegen, eine ganz andere Dynamik, als wenn mit den klassischen Papiermedien gearbeitet wird.

So ist es zum Beispiel möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren. Ebenso ist es möglich, dass, wenn zum Beispiel mehrere ausgearbeitete Lösungsansätze an mehreren Tischen im Plenumssaal auf verschiedenen Clients präsentiert werden, die Teilnehmer im Raum herumwandern, mit Kollegen diese diskutieren, um sie anschließend zu bewerten, bevor die Voten dann komprimiert im Plenum präsentiert werden.

Die Mitarbeiter begrüßen die moderne Arbeitsform

Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen und Workshops, denn sie haben erkannt: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, gewertgeschätzt und gehört. Zudem haben sie registriert, dass gerade ihre jungen technik-affinen Mitarbeiter sich, wenn in Workshops oder Kick-off-Veranstaltungen mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird, zunehmend fragen: „Warum nutzen wir hier diese ‚Steinzeit-Medien‘? In unserem Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und zur Entscheidungsfindung zum Beispiel bei unserer Projektarbeit doch auch die moderne Informations- und Kommunikationstechnologie. Warum also nicht hier?“

Entsprechend abwartend-reserviert ist ihre Haltung, und entsprechend gering ist ihr Engagement. Das mindert auch die Effizienz der Veranstaltungen. Und bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies auch das Commitment. Auch deshalb setzen immer mehr Unternehmen bei ihren Veranstaltungen auf die digitale Moderation.