Der Wachstums-Bremsklotz ERP

Sie ist bei vielen Unternehmen zu langsam, hat zu viele Schnittstellen und unterstützt den Verkaufsprozess nicht in so optimaler Weise, wie sie könnte. Der geschätzte Wert für das dadurch entgangene jährliche Unternehmenswachstum liegt bei über 6%.

Bei Großunternehmen ist das Thema „ERP“ in der Regel kein besonderes Problem. Meist sorgt eine eigene Abteilung in engem Dialog mit der Geschäftsleitung dafür, mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten und durch entsprechende Anpassungen und Neuinvestitionen auf der Höhe der Zeit zu bleiben. So verwundert es nicht, dass sich bei einer Studie auf der diesjährigen Hannover Messe, die vom Fachbereich Informatik der Universität Hamburg durchgeführt wurde, rd. 80% der befragten Großunternehmen prinzipiell als zufrieden mit ihrer ERP-Software äußerten.

Ganz anders stellt sich jedoch die Situation bei vielen kleinen bis mittelgroßen Unternehmen dar. Die gleiche Studie kam zu dem Ergebnis, dass knapp 45% dieser Unternehmen mit ihrer Software unzufrieden sind. Sie sei zu teuer, könne nicht das, was das Unternehmen braucht, der Support sei unbefriedigend, sind unisono die Aussagen der Unternehmer. Diese Unzufriedenheit führt interessanterweise aber nicht zu einer Neuanschaffung der EDV-Software, sondern zu einem Beibehalten des Status quo. Bedenkt man, dass kleine bis mittlere Unternehmen über 90% aller Unternehmen in Deutschland ausmachen, zeigt sich das erschreckende Ausmaß dieser Unzufriedenheit.

Im Rahmen unserer eigenen Untersuchungen zum Wachstum von Unternehmen tauchen für die Unzufriedenheit immer wieder zwei Hauptgründe auf:

1. Die eingesetzte Software ist veraltet. Die durchschnittliche Nutzungsdauer liegt bei 8 Jahren, wobei viele Unternehmen eine Software einsetzen, die deutlich älter als 10 Jahre ist.
2. Die eingesetzte Software orientiert sich an kaufmännischen Bedürfnissen. Sie vernachlässsigt die Schnittstellen zur Auftragserstellung und vor allem hin zum Vertrieb und Marketing.

Bei den Befragungen der Unternehmenslenker stellte sich heraus, dass sie vom Thema „EDV“ in einem hohen Maße genervt sind.

• Sie haben häufig schlechte Erfahrungen mit verschiedenen Anbietern gemacht und sind froh, dass das aktuelle System störungsfrei läuft, auch wenn es die Erwartungen nicht erfüllt.
• Sie fürchten sich vor einer Umstellung, weil sie nicht wissen, ob es danach wirklich besser wird.
• Sie wissen gar nicht, was eine neue Software besser machen könnte.
• Das ganze Thema ist für sie in der Gesamtheit nicht durchdringbar. Sie können zwischen den verschiedenen Systemen und Anbietern keine wesentlichen Unterschiede ausmachen.
• Aus diesen Gründen schieben sie einen Wechsel so lange wie möglich hinaus.

Befragt nach ihrer Gefühlslage antworten 61% der von uns untersuchten unzufriedenen Unternehmenslenker, dass sie sich in Hinblick auf ihre aktuelle EDV-Lösung als ohnmächtig fühlen, und 53% erleben sich als ausgeliefert. So überrascht es nicht, dass die Beratung A.T. Kearney in einer großangelegten Studie aus dem Jahr 2007 zu der Erkenntnis kommt, dass der Wachstums-Bremsklotz EDV bei jährlich 6% liegt.

Erfolgreich trotz oder wegen ERP?

Das Durchschnittsalter der ERP-Software von 8 Jahren bedeutet in der Regel eine spürbare Verlangsamung in der täglichen Arbeit. Daneben gibt es ganz konkrete Hinweise, anhand derer Unternehmer den Handlungsbedarf bei ihrer Software erkennen können:

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

• So sind bei älteren Systemen die Schnittstellen zu anderen Bereichen meist Bruchstellen. Die Daten müssen erneut eingespielt oder manuell eingegeben werden.
• Häufig fällt auf, wie umständlich und zeitaufwändig es ist, bis ein neues Angebot erstellt wird.
• Ab der Phase „Angebot ist beim Kunden“ fehlt oftmals die Unterstützung durch die EDV: So können Wiedervorlage- und Auswertungssysteme an dieser Stelle frühzeitig zum Nachfassen drängen und vor allem Informationen darüber liefern, welche Aufträge bei welchen Kunden häufiger zum Erfolg führen, um daraus Rückschlüsse für die Angebotserstellung und die Akqisitionsstrategie zu gewinnen. Zeitgemäße ERP-Systeme mit einem integrierten CRM-Baustein ermöglichen diese Vorgehensweise.
• Ebenso ist auffallend, wie selten die Artikelstammdaten über die Produkte und Kunden für gezielte Dialogmarketing-Aktionen mit den Kunden genutzt werden können. Wer hat was wie oft in den letzten Jahren bestellt?
• Oft fehlt die Auswertungsmöglichkeit nach kritischen Kundensignalen: Wie entwickelt sich der durchschnittliche Auftragswert pro Kunde, welche Kunden nehmen zu, welche ab? Wo müsste dringend nachgefasst werden, um den Kunden nicht zu verlieren bzw. das ganze Potenzial des Kunden zu erfassen? Um diese Daten verwenden zu können, ist meist eine zeitintensive, zusätzliche zwei- bis dreiwöchige Bereinigung und Übertragung dieser Daten in eine Exeldatei notwendig.
• Das System ist nicht in der Lage, vollautomatische Vorschläge für die Materialbestellung zu unterbreiten.
• Die Berechnung der Provisionen für die Verkäufer kann nicht per Tastendruck aus dem System heraus generiert werden.
• Der Verkäufer kann sich nicht vor Ort im Kundengespräch in das System einloggen. Wichtig wäre jedoch ein externer Zugriff auf das System mit zeitgemäßen Instrumenten wie Smartphones oder iPads, die nicht nur die Augen der Verkäufer zum Strahlen bringen.

Diese ausgewählten Anwendungsbeispiele zeigen, wie eine unbefriedigende ERP-Software als Bremsklotz wirkt. Eine geeignete neue Software kann dazu beitragen, nicht nur die erwähnten Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen, sondern sie leistet auch für das Marketing, für den Dialog mit den Kunden und dem Verkauf wertvolle Dienste.

Wenn Sie daher die Frage, ob Ihnen Ihre ERP-Software hilft, mehr Umsatz zu generieren, mit einem „Nein“ oder „Weiß nicht“ beantworten, sollten Sie intensiv darüber nachdenken, sich trotz aller Widrigkeiten mit dem Angebot an neuer ERP-Software zu beschäftigen und, nach sorgfältiger Auswahl, Ihr System durch ein Neues zu ersetzen. Möglicherweise sind es auch bei Ihrem Unternehmen jährlich 6% Wachstum, die Sie dadurch leichter realisieren können.