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Betriebswirtschaftliche Auswertung – wirksames Controlling für kleine Unternehmen

Von Michael Repschläger
Am

Den meisten kleinen Unternehmen steht in regelmäßigen Abständen eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zur Verfügung. Korrekt erstellt und richtig genutzt, stellt sie ein ideales Instrument für eine kaufmännisch sinnvolle Unternehmenssteuerung dar.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung – unterschätztes und vernachlässigtes Massenprodukt

Die Meisten kennen sie, die Wenigsten nutzen sie: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung, meist einfach kurz „BWA“ genannt. Jeden Monat erhalten Deutschlands Unternehmer diese etablierte Unterlage in gedruckter oder digitaler Form von ihrem Buchhalter oder ihrem Steuerberater. Viele legen Sie anschließend leider einfach ungelesen ab.

Dabei handelt es sich bei der BWA um ein hervorragendes Instrument zur Beurteilung der wirtschaftlichen Lage des Betriebs. Sie ist vielseitig einsetzbar und kann kleinen Unternehmen als kostengünstige und zeitsparende Grundlage für ein einfaches und zielgerichtetes Controlling dienen. Da die wenigsten Kleinbetriebe eine Kosten- und Leistungsrechnung haben, sollten sie wenigstens dieses ihnen ohnehin vorliegende Hilfsmittel nutzen und möglichst noch optimieren. Allerdings gilt es, hinsichtlich der inhaltlichen Qualität und der Aktualität gewisse Standards einzuhalten. Nur so können die Vorteile tatsächlich ausgeschöpft werden.

Dieser Beitrag spricht einerseits die Vorzüge der Auswertung an. Andererseits setzt er sich mit Aspekten auseinander, die unbedingt zu beachten sind, um wirklich von ihr profitieren zu können.

Die BWA: Ein kurzer Überblick

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung unterliegt nicht den vom Vorsichtsprinzip geprägten Bilanzierungsvorschriften. Vielmehr soll sie ihrem Leser – unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten – einen möglichst korrekten Einblick in das betriebliche Zahlenmaterial verschaffen. In der Praxis sind zwar unterschiedliche Formen der BWA anzutreffen, wenn die Sprache hierauf kommt, ist im Allgemeinen allerdings meist die kurzfristige Erfolgsrechnung gemeint. Diese orientiert sich an der Gewinn- und Verlustrechnung des Jahresabschlusses.

Die BWA: Ein nützliches Werkzeug

Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind für das Unternehmen in vielerlei Hinsicht wertvoll. Sie können, je nach Zweck und Adressat, unterschiedlich genutzt werden.

  1. Zur betriebsinternen Überwachung und Steuerung der wirtschaftlichen Lage: Unternehmer erhalten durch eine korrekte BWA einen guten Überblick darüber, ob ihr Betrieb profitabel arbeitet. Einen noch besseren Eindruck gewinnen sie durch den Vergleich aktueller Werte mit denen von Vorjahren. Ferner können durch den Einsatz von Planzahlen Zielerreichungsgrade überprüft werden. Somit ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung auch hervorragend zur Auseinandersetzung mit Zukunftsszenarien geeignet.
  2. Als Informationsinstrument für Banken, Ämter, Behörden und Institutionen: Kreditinstitute benötigen laufend Unterlagen darüber, ob ihre unternehmerisch tätigen Darlehensschuldner den erforderlichen Kapitaldienst erbringen können. Aktuelle und richtige BWA sind hierfür, neben Jahresabschlussauswertungen, die hauptsächliche Informationsquelle der Banker.

Finanzämter fordern als Entscheidungsgrundlage für steuerliche Anpassungsanträge von Gewerbetreibenden oder Freiberuflern häufig eine BWA an. Ferner dient diese oftmals als Einkommensnachweis von Selbstständigen im Umgang mit sonstigen Behörden und Institutionen. Exemplarisch seien in diesem Zusammenhang Familien- und Krankenkassen genannt.

Die BWA: Wie muss sie beschaffen sein?

Bei aller Betonung der Vorteilhaftigkeit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung bleibt die Frage, welchen Qualitätsstandards diese entsprechen muss, um tatsächlich aussagekräftig zu sein. Denn nur eine derart beschaffene BWA wird ihren Leser überzeugen können und dementsprechend ihren Nutzen entfalten können.

Je nach Zielsetzung empfiehlt es sich, darüber nachzudenken, welcher Adressat welche Informationen benötigt und ggf. unterschiedliche BWA-Formen zu konzipieren, die auf die verschiedenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Ferner sind Überlegungen anzustellen, wie diese Standards in der betrieblichen Praxis möglichst effizient erreicht werden können.

Voraussetzungen, die eine qualitativ hochwertige BWA grundsätzlich erfüllen muss

1. Sie muss so vollständig wie möglich sein

Eine Auswertung, in die nicht alle Ein- und Ausgangsrechnungen des Betrachtungszeitraums einfließen, ist weder vollständig, noch sinnstiftend für Ihren Leser. Dieser muss sich darauf verlassen können, dass die Lage des Unternehmens umfassend dargestellt wird. Die Vollständigkeit der BWA ist eines ihrer wesentlichen Elemente. Hierbei handelt es sich um eine Grundvoraussetzung, die erfüllt sein muss, um die Glaubhaftigkeit des Zahlenmaterials zu gewährleisten. Insbesondere im Rahmen der Bankenkommunikation und im Umgang mit den Finanzbehörden ist auf diesen Aspekt zu achten.

2. Abschreibungen sind monatlich anzusetzen

Das Anlagevermögen eines Unternehmens unterliegt naturgemäß der Abnutzung. Um diesen Umstand transparent darzustellen, werden Anlagegüter über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Abschreibungen mindern das Ergebnis des Unternehmens. Oftmals werden sie allerdings lediglich einmal jährlich im Rahmen der Abschlussarbeiten vorgenommen. Hierdurch wird das monatlich ausgewiesene vorläufige Ergebnis zu hoch, das heißt nicht korrekt, dargestellt. Die Jahresabschreibungen sollten deshalb unbedingt gezwölftelt und in die monatliche BWA aufgenommen werden.

3. Zinsaufwendungen für Darlehen sind monatlich zu berücksichtigen

In der Praxis ist leider häufig zu beobachten, dass keine unterjährige Abgrenzung von Darlehenszinsen durchgeführt wird. Vielmehr werden diese erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten anhand eines Kontoauszuges des jeweiligen Kreditinstitutes angesetzt. Somit weisen die monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertungen einen zu geringen Zinsaufwand aus, obwohl die Ausgaben hierfür im Rahmen der Annuitäten vom Bankkonto abfließen. Empfohlen wird in diesem Zusammenhang die kontinuierliche Übernahme der Daten aus den Zins- und Tilgungsplänen der Banken.

4. Höhere Einmalzahlungen müssen periodisch aufgeteilt und abgegrenzt werden

Bestimmte Aufwendungen belasten das Unternehmen in den verschiedenen Monaten überdurchschnittlich hoch. Beispielhaft seien an dieser Stelle alljährlich im Januar fällig werdende Jahresbeiträge für Versicherungen genannt. Auch Urlaubs- und Weihnachtsgeldzahlungen rufen in den meisten Unternehmen Zusammenballungen hervor, die die Aussagekraft der einzelnen Monats-BWA ohne den Einsatz von Abgrenzungen verzerren.

5. Unfertige Leistungen müssen stets in die Auswertung aufgenommen werden

Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind wie Jahresabschlüsse davon geprägt, dass das vorliegende Datenmaterial stichtagsbezogen aufbereitet wird. In der Unternehmenspraxis liegen zu den jeweiligen Stichtagen üblicherweise Aufträge oder Projekte vor, die noch nicht final abgeschlossen sind und den Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Die Bestände dieser unfertigen Leistungen sind zu berücksichtigen. Ihre monatliche Veränderung wirkt sich entweder mindernd oder erhöhend auf das vorläufige Ergebnis aus.

6. Veränderungen von Waren und Materialbeständen sind einzubeziehen

Ohne diese werden als Wareneinsatz lediglich die Aufwendungen für den Einkauf von Waren oder Materialien von den Umsatzerlösen abgezogen. Der dann als Ergebnis ausgewiesene Rohertrag ist falsch, da ohne die Einbeziehung dieser Bestandsveränderungen nicht der tatsächliche Verbrauch in die Berechnung des vorläufigen Ergebnisses einbezogen wird.

7. Uneinbringliche Forderungen sind zu erfassen

Auf Forderungen sind Wertberichtigungen vorzunehmen, sofern diese uneinbringlich sind. Anderenfalls weist die Betriebswirtschaftliche Auswertung ein zu hohes und damit nicht den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Ergebnis aus.

Die BWA: Welche weiteren Voraussetzungen müssen ggf. noch erfüllt werden?

Neben den zuvor dargelegten Aspekten, die eine Qualitäts-BWA grundsätzlich erfüllen sollte, kann es – besonders für den internen Gebrauch der BWA – notwendig bzw. sinnvoll sein, kalkulatorische Positionen zu berücksichtigen. Beispielhaft seien die drei nachfolgenden Punkte genannt.

1. Kalkulatorische Zinsen

Zinsen sind das Entgelt für die Überlassung von Kapital. In die kurzfristige Erfolgsrechnung gehen allerdings nur die Zinsen für das Fremdkapital des Unternehmens ein. Im Normalfall stellen die Inhaber dem Unternehmen Eigenkapital zur Verfügung. Hierdurch verzichten sie auf die Verzinsung bei einer anderen Anlage. Deshalb sollte die Kapitalüberlassung an den eigenen Betrieb wenigstens kalkulatorisch in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung berücksichtigt werden.

2. Ausweis eines kalkulatorischen Unternehmerlohns

Vorstandsmitglieder bzw. Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften beziehen Gehälter, die als Aufwand in die Finanzbuchhaltung des Unternehmens einfließen. Mitarbeitende Inhaber von Einzelunternehmungen und Gesellschafter von Personengesellschaften beziehen hingegen keine Gehälter, die Abgeltung ihrer Arbeitsleistung erfolgt durch den Unternehmensgewinn.

Aufgrund der Tatsache, dass natürlich auch die beiden Letztgenannten eine Entschädigung für ihren Arbeitseinsatz erwarten, bringen sie als kalkulatorischen Unternehmerlohn das Bruttogehalt eines Geschäftsführers in vergleichbarer Position in Ansatz. Dies geschieht unter anderem auch zur korrekten Ermittlung der Preisuntergrenze für die vom Unternehmen abzusetzenden Produkte und Dienstleistungen.

3. Ansatz einer kalkulatorischen Miete

Sofern Einzelunternehmer oder Gesellschafter von Personenunternehmen ihrem Betrieb unentgeltlich private Räumlichkeiten zur Verfügung stellen, wird in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung eine kalkulatorische Miete berücksichtigt. Begründet wird diese Vorgehensweise wie beim kalkulatorischen Unternehmerlohn.

Bei der kalkulatorischen Miete empfiehlt sich die Berücksichtigung einer durchschnittlichen, auf dem freien Markt geforderten und üblicherweise gezahlten Miete für vergleichbare Räume.

Die BWA: Wie wird sie qualitativ hochwertig?

Heutzutage ist die Anfertigung zielgerechter und aktueller Betriebswirtschaftlicher Auswertungen aufgrund moderner EDV-Anwendungen ziemlich problemlos. Allerdings ist trotzdem Grundlegendes zu beachten. Nachfolgend wird auf die zu erfüllenden Grundbedingungen ebenso eingegangen wie auf weitergehende Ansätze für besondere Anlässe.

Zeitnahe Buchhaltung

Ohne eine zeitnahe Buchhaltung ist die Aktualität der Betriebswirtschaftlichen Auswertungen verständlicherweise nicht nur gefährdet, sondern quasi unmöglich.

Die geforderte Zeitnähe sollte im Zeitalter digitaler Finanzbuchhaltungssysteme eigentlich leicht zu erfüllen sein. In der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatungs-/Buchhaltungsbüros sind mittlerweile sogar tagesakuelle Auswertungen möglich. Durch den Einsatz moderner Cloud-Anwendungen müssen nicht mehr mühsam Pendelordner ausgetauscht werden. Papierbelege werden heutzutage gescannt und dem zuständigen Bearbeiter als Belegbild in einer sicheren Cloudlösung zur Verbuchung bereitgestellt. Bereits digital vorhandene Belege werden nicht mehr ausgedruckt, sondern direkt an das Portal weitergeleitet. Nach der Be- und Verarbeitung erhält der Unternehmer sein fertig aufbereitetes Datenmaterial ebenfalls via Internet. Er hat somit rund um die Uhr und von jedem Ort der Welt aus Zugriff auf seine Auswertungen.

Vollständigkeit der Belege

Unternehmer sollten sich immer wieder daran erinnern: Alle Belege müssen vollständig vorliegen. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung basiert auf der Finanzbuchführung. Somit fehlt all das in ihr, was nicht gebucht wird.

Moderne Hilfsmittel unterstützen den Unternehmer auch an dieser Stelle. Mobile Scan-Apps für das Smartphone ermöglichen eine schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mittlerweile auch unterwegs. Wichtig ist allerdings, dass diese trotz allem möglichst zeitnah ihren Weg in eine geordnete Papierablage finden sollten, um für eventuell später anstehende Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörde gewappnet zu sein.

Originär digitale Belege müssen lediglich an die schon erwähnte Cloudlösung weitergeleitet werden. Hilfreich können in diesem Zusammenhang auch Anwendungen verschiedener Dienstleister sein, die eine automatisierte Weiterleitung zwischen verschiedenen Portalen ermöglichen.

Bei aller Digitalisierung sollten sich Unternehmer jedoch immer noch davor hüten, Papierbelege sorglos einfach nach dem Scan-Vorgang zu vernichten. Um das sogenannte „Ersetzende Scannen“ anwenden zu dürfen, bedarf es einer umfangreichen und speziellen Verfahrensdokumentation. Diese muss zudem im Unternehmensalltag kontinuierlich gelebt werden. Anderenfalls droht womöglich Ungemach bei Finanzamtsprüfungen. Wer trotzdem unbedingt vollständig papierlos im Rechnungswesen arbeiten möchte, sollte unbedingt spezialisierte Fachleute wie beispielsweise Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer hinzuziehen.

Fazit

Unternehmer sollten sich intensiv mit ihrer Betriebswirtschaftlichen Auswertung befassen. Sie ist vielseitig nutzbar, flexibel und bietet echtes Erkenntnispotential. Für viele kleine Unternehmen, die den Aufwand einer Kosten- und Leistungsrechnung scheuen, bietet sie ausreichende Möglichkeiten für ein sachgerechtes Controlling.

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Über den Autor

Michael Repschläger Der Diplom-Kaufmann (FH) Michael Repschläger berät bei MENTEL Steuer- und Wirtschaftsberatung in Bönningstedt bei Hamburg kleine und mittlere Unternehmen in betriebswirtschaftlichen Fragestellungen und zu digitalen Lösungen im Rechnungswesen. Das Beratungsunternehmen der Steuerberaterin Nicole Mentel, die auch als Fachberaterin für Controlling und Finanzwirtschaft (DStV e.V.) qualifiziert ist, arbeitet schwerpunktmäßig in der betriebswirtschaftlichen Beratung. www.steuerimgriff.de
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