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Reframing

5 Tipps, um sich bei harten Einkaufsverhandlungen durchzusetzen  

Von Ulrike Knauer
Am

Oft ist ein Einkäufer ein absoluter Verhandlungsprofi bei Einkaufsverhandlungen. Sie weichen als guter Vertriebler nicht zurück, Sie geben nicht nach, Sie nutzen ihre starke Verhandlungsposition aus und provozieren.

Sie agieren als Vertriebler schon unfair, wenn Sie die komplette Wertschöpfungskette der Zulieferer durchleuchten und an den Einsparungspotenzialen mit partizipieren wollen – wie aber geht man in Einkaufsverhandlungen damit um? Die traditionellen Verhandlungs- und Gesprächstechniken stoßen da häufig an ihre Grenzen.

Wer einem solchen harten Verhandlungspartner auf der anderen Seite des Verhandlungstischs gegenübersitzt, stößt mit traditionellen Verhandlungs- und Gesprächstechniken an Grenzen. Was kann man tun, um die Machtposition wieder in Balance zu bringen?

Tipp 1: Bleiben Sie freundlich, aber hartnäckig

Machen Sie sich klar – das psychologische Prinzip der Sympathie funktioniert auch hier unterbewusst. Bleiben Sie freundlich und machen Sie sich klar, dass auch der Einkäufer nur seine Arbeit macht in der Preisverhandlung. Es ist nun einmal sein Job, das beste für seine Firma herauszuholen.

Genauso haben Sie natürlich das Recht Ihre Position zu verteidigen und bei Einkaufsverhandlungen nicht nachzugeben. Bleiben Sie dabei freundlich, bestimmt und hartnäckig. Trauen Sie sich: Sagen Sie das erste Nein, das zweite Nein – und sagen Sie auch das dritte mal NEIN zu einem Rabatt.

Versuchen Sie nicht genauso hart und kämpferisch zu sein wie Ihr Gegenüber. Manche versuchen genauso zu kämpfen. Bleiben Sie souverän und dazu gehört auch Ihre Reaktionen im Griff zu haben. Hinderlich sind dabei natürlich die Emotionen, da Sie sich ja angegriffen fühlen.

Tipp 2: Typengerecht kommunizieren

Die Menschen sind nun einmal alle sehr unterschiedlich. Mit denjenigen, die ähnlich wie Sie sind, kann man meist sehr gut kommunizieren. Richtig schwierig wird es, wenn Sie genau das Gegenteil von Ihnen in Ihren Einkaufsverhandlungen vor sich haben.

Gerade dominante Menschen sind härter in Gesprächen und geben nicht so leicht nach. Diese wirken natürlich als schwierige Gesprächspartner, greifen schnell an und übernehmen rasch die Gesprächsführung. Wenn Sie jetzt versuchen ihm zu schmeicheln, dann durchschaut er das sehr schnell und reagiert auch entsprechend.

Ihre Zielsetzung ist es jedoch, sachlich weiterzusprechen und Ihre Position und Optionen mit einzubringen. Das kann – muss aber nicht der Preis sein, sondern eben auch die besonderen Vorteile des Produktes oder die Zahlungsbedingungen und Lieferkonditionen. Der „Zahlen, Daten, Fakten- Einkäufer“ wird in Einkaufsverhandlungen eher auf Referenzen, Analysen, Statistiken und Forschungsergebnisse aufspringen. Für den lohnt es sich eine Liste der Vorteile mitzunehmen, die Sie von Ihrem Mitbewerb unterscheidet.

Tipp 3: Stopp-Schild

Gerade bei unfairen Verhaltensweisen in Einkaufsverhandlungen ist es hilfreich, ein Stopp-Schild zu nutzen, wenn die Emotion hochkommt – das kann sein, wenn Sie sagen „Ah, ich verstehe….“ oder „Ich kann das nachvollziehen“. Auf diese Weise zeigen sie in der Einkaufsverhandlung, dass Sie kooperativ sprechen möchten. Das ist Teil des Reframings in Verhandlungen, um den anderen dazu zu bringen, etwas aus einer anderen Perspektive zu sehen.

Sie selbst unterstellen dem Einkäufer damit, dass Sie ihn ernst nehmen und auch seine Aussagen akzeptieren. Damit stellen Sie einen Angriff in einen komplett neuen Rahmen. Dieses Reframing ist eine sehr gute Möglichkeit, uns bei unserem Denken wieder in den sachlichen Bereich zu bringen.

Tipp 4: Fragen – bis zum Umfallen

Nutzen Sie Fragetechniken, denn gute Fragetechniken sind auch Verhandlungsstrategien. Die meisten Einkäufer und Verkäufer neigen unter Stress dazu zu reden: Produkteigenschaften erzählen oder geschlossene Fragen stellen. Einen dominanten Einkäufer nervt das nur (den anderen wahrscheinlich auch, nur er zeigt es nicht so deutlich). Eine offene Frage braucht Zeit, um auch zu antworten. Da kann man nicht einfach nur so nebenbei Ja sagen – und diese Zeit können Sie gut nutzen, um Ihre eigene Strategie, was Sie als nächstes Tun möchten, zu überdenken. Zudem zeigen offene Fragen immer Interesse an der Position des Einkäufers.

Die Vorbereitung der richtig guten strategischen Fragen ist ein wesentlicher Bestandteil, der vor der Einkaufsverhandlung stattfinden muss. Mit guten Fragen steuern Sie das Gespräch und bekommen schon vor der Präsentation die Punkte, die Sie präsentieren müssen.

Beispiel für gute Fragen:

  • Was ist für Sie der wesentlichen Punkt bei der Auswahl eines Lieferanten?
  • Welche Bedingungen müssen für Sie für einen Kauf erfüllt sein?
  • Und welche Bedingungen sind in der höchsten Bewertung für Sie?

Ein schöner Effekt bei guten offenen Fragen ist immer, dass der andere das Gefühl von Interesse bekommt und er auch denkt, er führt das Gespräch. Immerhin spricht er laufend selbst.

Tipp 5: Optionen und Zugeständnisse vorher planen

Bereiten Sie sich gut auf Ihre Einkaufsverhandlungen vor. Dazu gehört aber neben den reinen Fakten eben auch die Strategie, Taktik auch „was für ein Mensch sitzt mir gegenüber?“. Analysieren Sie, wie Ihr Einkäufer tickt – und das schon vor der Einkaufsverhandlung!

Überlegen Sie sich vorher, was das Interesse des Einkäufers sein kann, wie die Machtverhältnisse verteilt sind und welche Forderungen kommen könnten. Und! Welche Optionen und Zugeständnisse (Garantie, Lieferzeit etc.)  Sie machen können – aber bitte immer auch die Seite des Einkäufers betrachten

Der Fragenkatalog, um Ihre Strategie auch halten zu können und den Gesprächsanteil beim Einkäufer so hoch wie möglich zu halten, muss genauso vorbereitet werden wie Referenzen oder Studien.

Wenn das nun alles nichts nützt

Wir kennen alle die Situation, wenn in einer harten Einkaufsverhandlung kompletter Stillstand ist – nichts geht mehr. Der Verhandlungspartner ist stur und greift nur noch an.

In so einer Situation ist es wichtig zu zeigen, dass Sie nicht um jeden Preis zu einem Ergebnis kommen müssen. Sie können auch einen neuen Termin vereinbaren, um Ihre Strategie neu zu analysieren. Oder Sie beenden die Verhandlung eben ohne ein positives Ergebnis. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass für eine neue Einkaufsverhandlung keine Steine im Weg liegen.

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Foto/Thumbnail: ©VitalikRadko/Depositphotos.com

Über den Autor

Ulrike Knauer Ulrike Knauer, Dipl. BW (FH) und mehrfache Autorin, ist die Expertin für Vertrieb, Social Sales und Verhandlung. Mehr als 20 Jahre Führungsverantwortung im Vertrieb, Verkauf und ihre Tätigkeit als Geschäftsführerin eines internationalen Logistikikonzerns garantieren praxisbezogene, umsetzungsstarke und wirkungsvolle Methoden. www.ulrikeknauer.com
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