Design Sprints: In fünf Tagen strukturiert Innovationen erarbeiten

Entscheider in mittelständischen Unternehmen – aber auch in Konzernen – sind häufig davon überzeugt, dass nur Start-Ups mit kurzen Entscheidungswegen und Macher-Mentalität wirklich innovativ sind. Sie halten die eigene Organisation für zu langsam und gefangen in den gewachsenen Strukturen. Um Arbeitsweisen und Prozesse zu ändern und damit Innovationen zu ermöglichen, fehlt die Zeit, so zumindest die weitverbreitete Meinung.

Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen und sich zu fragen, ob die Verantwortlichen ebenso wie die Fachabteilungen nicht eher zu viel Zeit haben. Langwierig Meetings, zahllose Abstimmungsschleifen und behäbige Prozesse sprechen dafür. Druck ist vielleicht genau das, was in vielen Firmen fehlt. Und das hat einen physikalischen Effekt. Denn Arbeit dehnt sich häufig in genau dem Umfang aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht.

Die drei großen Vorteile der Design Sprint Methode

1. Wirtschaftlichkeit erhöhen

Eine Lösung ist es, die zur Verfügung stehende Zeit zu reduzieren. Die passende Methode dafür heißt Design Sprint, die ursprünglich von Google entwickelt wurde. Hier wird die Arbeit vieler Monate auf genau fünf Tage reduziert. Zeit wird folglich radikal verknappt und zu einem mächtigen Werkzeug, um schnell Entscheidungen zu treffen. In diesem hochstrukturierten Prozess wird die Nachfrage analysiert sowie ein Prototyp entwickelt und getestet.

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

Ob eine Idee oder ein mögliches Produkt Erfolg haben werden und Kundenbedürfnisse erfüllen, klärt sich damit schon vor der aufwendigen Entwicklung und Produktion. Entscheider erhaschen einen Blick in die Zukunft: Ein Team kann plötzlich in fünf Tagen eine Westernstadt bauen. Alles sieht echt aus, aber nur ein paar Saloon-Türen sind auch begehbar. Das ist der ökonomische Wert von Design Sprints: Er spart Invest!

In einem Design Sprint passiert nichts, was irgendwie neu oder anders wäre. Es ist vielmehr die Reihenfolge einzelner Übungen, die diesen Prozess so stark machen, zusammen mit der Taktung (Time-Boxing) und der generellen Haltung im Sprint, dass nicht diskutiert wird, sondern entschieden.

2. Die Leistungsfähigheit erhöhen

Neben dem wirtschaftlichen Aspekt gibt es einen Effekt im Team selbst: Unter Druck in einem Raum sitzend, arbeitet ein Team für- und miteinander und nicht nebeneinander her. Die Zusammenarbeit basiert auf der Erwartungshaltung an den Prozess: Man sitzt zusammen, um etwas Neues zu schaffen. Die Idee des Experimentierens ist dabei eine starke Klammer. Experimente entlasten Spannungen und erhöhen die Leistungsfähigkeit der Organisation. Das hat einen konkreten emotionalen Effekt, denn Experimente erhöhen das Selbstbewusstsein, indem Mitarbeiter lernen, mit Fehlschlägen umzugehen.

3. Unvorstellebares erdenken und neue Wege gehen

Der dritte Effekt ist die generelle Folge von Design Sprints: Mit Design Sprints versetzt sich eine Organisation in die Lage, Out-of-the-box zu arbeiten, Unvorstellbares zu denken und mögliche Risiken auszublenden. Denn in einem Sprint kann man nicht scheitern, sondern nur mehr lernen. Der Design Sprint Prozess erlaubt es, sich im Zweifel für die Idee zu entscheiden, vor der man am meisten Angst hat.

Auf das User-Feedback kommt es an

Im Design Sprint läuft alles auf das Feedback echter Nutzer hinaus. Der Weg dahin ist genau definiert, in fünf Tagen erledigen die Teilnehmer die folgenden Aufgaben:

Aufgaben am Montag

Der Montag beginnt mit dem Experten-Interview, bei dem Sachverständige zu Wort kommen. Das können aktuelle oder potenzielle Kunden, Forscher, Produktentwickler und viele andere sein. Die richtigen Experten machen im Sprint den Unterschied. Ihre Wahl beeinflusst die Qualität, weil sie die ersten Impulse geben, die in der Wertschöpfungskette des Design Sprints bearbeitet werden.

Im Anschluss an das Experten-Interview werden Zielbild und die Sprint-Fragen formuliert. Auch hier ist nichts wirklich neu. Aber die Fähigkeit, sich im Team auf ein Ziel zu einigen und Fragen zu formulieren, die man am Ende der Woche beantworten möchte, haben Teams mitunter verlernt.

Es folgt das Skizzieren einer Map, in der man den möglichen Weg zum Produkt und die Produktnutzung skizziert. Am Nachmittag steigt das Team dann in die Lösungsentwicklung ein und folgt auch hier wieder einem strikten Prozess, der dafür sorgt, dass jeder einen wertvollen Beitrag leisten kann – jeden sozusagen kreativ macht. Der Montag ist der anstrengendste Tag!

Aufgaben am Dienstag

Am Dienstag schaut sich die Gruppe die Lösungsskizzen des Teams an. Hier kommt ein nächster wichtiger Prozess-Kniff des Design Sprints: Man diskutiert nicht. In den meisten Unternehmen gewinnt nicht die beste Idee, sondern die, die am besten vorgetragen wurde oder sogar einfach die, die vom Chef kommt. Der Design Sprint hebelt das mit dem “Note and Vote” Prinzip aus.

Entscheidungen werden mit Hilfe von Klebepunkten getroffen, das Team markiert gute Ideen für den Entscheider im Raum, der wiederum eigene, aber weniger, Klebepunkte hat, um eine Entscheidung zu treffen. Nachdem im Team ein Konzept gewählt wurde, wird ein Storyboard entwickelt.

Konkret werden dort die Screens skizziert, die am Ende in Prototypen umgesetzt werden und die demnach die Nutzer am Freitag zu sehen bekommen. Der Dienstag endet mit einem Konzept und einem Plan.

Aufgaben am Mittwoch und Donnerstag

Mittwoch und Donnerstag wird der Prototyp gebaut. In der Regel ist hier die Unterstützung aus Fachabteilungen nötig. Diese zwei Produktionstage sind die Magie des Sprints und benötigen viel Design-Expertise, weil aus ein paar Skizzen und vielen Klebepunkten ein High Fidelity Prototyp entsteht, der von einem echten Produkt im Grunde nicht zu unterscheiden ist. Wie gesagt: eine Westernstadt mit zwei echten Saloon-Türen.

Am Freitag ist der „User-Feedback-Tag“

Der Prototyp ist jedoch nicht das Ziel eines Sprints, sondern dessen Test an echten Nutzern und vor allem deren Feedback. In einer Interview-Situation werden fünf Tester durch den Prototypen navigiert und dabei gefilmt. In einem anderen Raum hört und sieht das Sprint-Team ganz genau hin, denn jedes Detail, jedes Unverständnis und jede Intuition ist hier von Wert.

Die unmittelbare Reaktion auf das anfassbare Produkt holt es aus dem ewigen Laborumfeld heraus und liefert dem Team sofort sichtbare Ergebnisse. Aussagen der Nutzer wie “Genial! Es ist ein richtig gutes Gefühl zu wissen, jemand hat den Task angenommen!“ oder auch die Bitte der Tester, informiert zu werden, wenn das Produkt endlich verfügbar ist, motivieren zudem für die anstehende Iteration.

Fazit: Worauf es beim Design Sprint ankommt

Das vielleicht wichtigste Sprint-Prinzip zeichnet sich ab: Irgendwo anzufangen ist wichtiger, als alles richtig zu machen. Dennoch sind bestimmte Regeln und Abläufe immer einzuhalten. Nur so gelingt es, die Ideen der Teilnehmer zu vermitteln, weiterzudenken und am Ende zu selektieren und zu bearbeiten. Hier kann Hilfestellung von außen hilfreich sein– mit einem Facilitator, der durch den Prozess führt. Denn gute Ideen scheitern oft an einer schlechten Präsentation und gehen dabei unter.

Problemfindung, Experten-Evaluierung und Vorbereitung

Auch eine konsequente Organisation – von Problemfindung über Experten-Evaluierung bis hin zum Einladungs-Management der Sprint-Teilnehmer – ist in der Vorbereitung entscheidend. Ein Sprint, der nicht gut vorbereitet ist, gleicht einer Rakete, die in die falsche Richtung fliegt. Daher wichtig: Montag und Dienstag müssen alle Beteiligten ohne Ausnahme ganztägig verfügbar sein. Es sollten mehrere Wochen vorher Einladungen verschickt werden. Auch um für den weiteren Verlauf des Sprints die Anwesenheit von fachspezifischen, unbedingt notwendigen Mitgliedern beim Prototyping sicherzustellen.

Spielend ein Produkt zum Funktionieren bringen

Der Design Sprint ist ein Framework, um im Team strukturiert Entscheidungen zu treffen – mit dem Ziel, große, schwere, schwierige und wichtige Probleme des Unternehmens zu lösen. Die Stärke des Prozesses ist, spielend zu lernen, wie man ein Produkt effizient zum Laufen bringen. Schaut man, was starke von schwachen Unternehmen unterscheidet, sieht man zunehmend die unterschiedlichen Experimentierfähigkeiten. Ein Sprint holt das Silicon Valley in den Schwarzwald.

Weblinks zum Thema

• Warum die meisten Unternehmen an der Innovation scheitern
• Infos, Hintergründe und Artikel zum Thema Innovation

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