Abschied vom Papier: Deutschlands Mittelstand wird digitaler
Das digitale Büro kommt zunehmend aus der Cloud. 47 Prozent der Unternehmen organisieren und verwalten Dokumente digital. Diese Zahl ist deutlich im Gegensatz zu 2017 gestiegen – zu diesem Zeitpunk waren es 33 Prozent.
Das digitale Büro erobert den Mittelstand: Rechnungen werden digitalisiert, Akten elektronisch archiviert, Teams arbeiten an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten aus zusammen. Schon fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) setzt nicht mehr nur auf Papier, sondern organisiert und verwaltet seine Dokumente digital.
Enterprise Content Management ist auf dem Vormarsch
Gegenüber 2017 ist das ein deutlicher Anstieg. Hier setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM), wie eine solche ganzheitliche Strategie, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung umfasst, genannt wird. Dabei geht es heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).
Das hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern ergeben. Digitale Dokumente können helfen auf längere Sicht Geld einzusparen.
Das digitale Büro kommt zunehmend aus der Cloud
Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile in einer Cloud, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017. Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen („on premise“) betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück. Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind. Zudem bringt dieser Weg viele Vorteile mit sich. So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht. Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.
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